Supply Chain Associate

Supply Chain Associate

Référence : 161976 Localisation : Dakar, Sénégal Date d'expiration : 7 juin 2026

Contexte organisationnel

Sous la supervision générale du Directeur régional adjoint (Gestion) et la supervision directe du Responsable régional de la chaîne d'approvisionnement, le/la Supply Chain Associate sera responsable du soutien des activités de la chaîne d'approvisionnement au bureau régional, conformément aux objectifs de gestion de la chaîne d'approvisionnement pour fournir des biens et services de qualité aux bénéficiaires au meilleur prix et en temps voulu.

Responsabilités

1. Recevoir et consolider tous les formulaires de demande d'achat ; vérifier qu'ils contiennent toutes les informations requises et sont conformes à la matrice d'autorisation d'achat et aux autres instructions du bureau ; obtenir toute information supplémentaire nécessaire.

2. Assister les superviseurs dans les achats plus complexes et de valeur plus élevée.

3. Préparer les documents d'appel d'offres, solliciter des soumissions et des devis selon le cas ; préparer un résumé d'analyse des offres et le partager avec l'unité demandeuse ; participer au processus d'évaluation et fournir des contributions techniques. Une fois l'achat approuvé, confirmer les conditions de l'accord avec les fournisseurs sélectionnés, préparer la documentation pertinente (bon de commande, contrat, etc.) et coordonner les autorisations requises.

4. Suivre l'état des demandes ouvertes et assurer la livraison en temps voulu des biens et services ; à la livraison, coordonner avec l'unité de réception pour obtenir des bons de livraison satisfaisants.

5. Examiner les factures des fournisseurs, préparer les demandes de paiement et coordonner avec les Finances le paiement en temps voulu aux fournisseurs/prestataires de services.

6. Créer et maintenir des dossiers physiques et électroniques de toute la documentation tout au long du cycle d'achat conformément aux instructions et procédures de l'OIM ; récupérer, présenter et analyser les informations du système et préparer des rapports périodiques mettant en évidence les problèmes nécessitant une attention particulière. Réaliser des études de marché pour identifier de nouveaux fournisseurs/prestataires potentiels ; participer à leur évaluation en termes de qualité, prix et services dans l'intérêt de l'organisation.

7. Assurer le suivi des accords contractuels et informer les parties concernées pour un renouvellement en temps voulu ; surveiller les fournitures et services de bureau et préparer les demandes si nécessaire ; coordonner avec l'unité financière le paiement des factures de services publics.

8. Fournir des informations et des conseils techniques à tout le personnel du bureau sur les instructions et procédures relatives aux achats.

9. Effectuer des tâches liées à la chaîne d'approvisionnement concernant la gestion des biens et des actifs, l'entreposage, la couverture d'assurance, la maintenance et le transport.

10. Coordonner les opérations de parc automobile, y compris la préparation du planning quotidien des véhicules, le suivi des carnets de bord et la coordination de l'entretien des véhicules.

11. Fournir formation et encadrement au personnel SCM junior du bureau de pays, tout en supervisant, surveillant, évaluant et soutenant leur développement professionnel et de carrière.

12. Effectuer d'autres tâches qui pourraient être assignées.

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire (licence) en administration des affaires, comptabilité, logistique, gestion de la chaîne d'approvisionnement ou domaine connexe d'une institution académique accréditée, avec trois ans d'expérience professionnelle pertinente ; ou diplôme d'études secondaires avec cinq ans d'expérience professionnelle pertinente. Une certification en achats, logistique ou gestion de la chaîne d'approvisionnement est un avantage.

Expérience

Expérience en achats et logistique et travail avec des fournisseurs et prestataires de services ; expérience en gestion d'actifs ; expérience de travail avec les règles et procédures d'achat et de logistique de l'OIM/ONU est un avantage ; expérience de travail dans une organisation internationale est un avantage.

Compétences

Maîtrise avancée de l'informatique ; capacité à travailler avec des institutions nationales et internationales ; capacité à préparer des rapports clairs et concis ; excellentes compétences en communication et négociation ; capacité à établir des besoins en ressources réalistes pour répondre aux besoins de l'OIM.

Langues

Maîtrise de l'anglais et du français requise. La maîtrise de la/des langue(s) requise(s) sera évaluée spécifiquement lors du processus de sélection, qui peut inclure des évaluations écrites et/ou orales.

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