SVN/2026/35/Administrative Assistant/G4/YDE & DLA

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Sous la supervision globale du Chef de l'Unité Santé Migrations et la supervision directe du Responsable de la Clinique, le/la candidat(e) retenu(e) sera chargé(e) d'assurer les missions suivantes au sein du Centre d'Évaluation de la Santé Migratoire (MHAC) à Yaoundé et Douala, Cameroun.

Missions

Le/la Assistant(e) Administratif(ve) a pour rôle de soutenir le bon déroulement des tâches administratives du MHAC. À ce titre, il/elle devra :

Assurer diverses procédures de soutien administratif interne, telles que le suivi des documents, le classement, l'archivage et les rapports mensuels. Aider à maintenir l'ordre dans le système d'archivage électronique des dossiers médicaux, des résultats d'analyses sanguines et des suivis. Préparer les listes d'envoi postal pour les ambassades ; assurer la liaison avec les ambassades concernant l'état de traitement des dossiers des immigrants et l'envoi des documents. Mettre en place et maintenir un système de rangement ordonné pour les radiographies pulmonaires et conserver les copies papier des documents médicaux (consentement éclairé, rapport du radiologue, résultats de frottis, résultats de tests de grossesse, etc.). Photocopier et numériser les documents médicaux si nécessaire. Suggérer des améliorations pour renforcer les mécanismes de contrôle interne ; apporter des contributions pour de nouvelles procédures visant à compléter ou améliorer les instructions/procédures opérationnelles standard existantes afin d'accroître l'efficacité. Recevoir tous les reports/demandes de complément médicaux, radiographies et autres documents du Département Santé Migratoire (MHD), mettre à jour leur réception dans la base de données et les transmettre au médecin de santé migratoire pour validation. Fournir un retour sur la répartition du personnel entre les différentes unités du MHAC. Tenir un inventaire et organiser l'approvisionnement et le stockage en temps utile et de manière rentable des fournitures de bureau, équipements informatiques et consommables, produits d'hygiène, fournitures et équipements médicaux nécessaires au MHAC. Coordonner l'acquisition, la rénovation, le réaménagement et l'entretien régulier des installations du MHAC avec le Responsable du MHAC et le/la Superviseur(e) des Assistant(e)s Administratif(ve)s, le cas échéant. Gérer la petite caisse du bureau et soumettre les rapports nécessaires au superviseur. Assurer la réconciliation des frais de service et des relevés bancaires. Vérifier l'exactitude des autorisations de voyage et conseiller sur les indemnités pour les membres du personnel en déplacement. Effectuer toute autre tâche qui pourrait être assignée.

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Formation

Licence en Gestion Administrative / Administration Médicale ou domaine connexe d'un établissement académique accrédité, avec au moins deux ans d'expérience professionnelle pertinente. OU Diplôme d'études secondaires avec au moins quatre ans d'expérience professionnelle pertinente.

Expérience

Connaissances et expérience en administration, achats ou comptabilité. Une expérience de travail avec les réfugiés/migrants dans un cadre médical est un atout. Une expérience antérieure au sein d'ONG ou d'organisations internationales est un atout. Faire preuve de précision dans le traitement et la communication des données.

Compétences

Maîtrise au moins intermédiaire des outils MS Office. Compétences organisationnelles. Compétences en communication.

Langues

La maîtrise de l'anglais et du français est requise (oral et écrit).

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