SVN/2026/35/Administrative Assistant/G4/YDE & DLA

Contexte du poste

Sous la supervision globale du Chef de l'Unité Santé Migrations et la supervision directe du Responsable de Clinique, le/la titulaire du poste sera chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement administratif du Centre d'Évaluation de la Santé Migrations (MHAC) à Yaoundé et Douala, Cameroun.

Missions

Le/la Assistant(e) Administratif(ve) aura pour responsabilités :

• Assurer les procédures de soutien administratif interne (suivi des documents, classement, archivage et rapports mensuels).
• Contribuer à la tenue du système d'archivage électronique des dossiers médicaux, résultats d'analyses et suivis.
• Préparer les listes d'envoi pour les ambassades et assurer la liaison avec celles-ci concernant le statut de traitement des immigrants et l'expédition des documents.
• Mettre en place et maintenir un système de stockage ordonné des radiographies pulmonaires et des copies papier des documents médicaux (consentement éclairé, rapport du radiologue, résultats de frottis, tests de grossesse, etc.).
• Photocopier et numériser les documents médicaux si nécessaire.
• Proposer des améliorations pour renforcer les mécanismes de contrôle interne et fournir des contributions pour de nouvelles procédures visant à améliorer l'efficacité.
• Réceptionner tous les reports médicaux, radiographies et autres documents du MHAC, mettre à jour leur réception dans la base de données et les transmettre au médecin de santé migratoire pour validation.
• Fournir un retour sur la répartition du personnel dans les différentes unités du MHAC.
• Tenir un inventaire et organiser l'approvisionnement en fournitures de bureau, équipements informatiques, consommables, produits d'hygiène, fournitures et équipements médicaux de manière opportune et rentable.
• Coordonner l'acquisition, la rénovation, le réaménagement et l'entretien régulier des installations du MHAC avec le superviseur du MHAC et le superviseur des assistants administratifs le cas échéant.
• Gérer la petite caisse du bureau et soumettre les rapports nécessaires au superviseur. Assurer la réconciliation des frais de service et des relevés bancaires.
• Vérifier l'exactitude des autorisations de voyage et conseiller sur les indemnités pour les membres du personnel en déplacement.
• Effectuer toute autre tâche connexe assignée.

Profil recherché

Formation :

• Diplôme de Bachelor en Gestion Administrative / Administration Médicale ou domaine connexe d'une institution accréditée, avec au moins deux ans d'expérience professionnelle pertinente ;
• OU Diplôme d'études secondaires avec au moins quatre ans d'expérience professionnelle pertinente.

Expérience :

• Connaissance et expérience en administration, achats ou comptabilité ;
• Une expérience de travail avec les réfugiés/migrants dans un contexte médical est un atout ;
• Une expérience antérieure au sein d'ONG ou d'organisations internationales est un atout ;
• Précision dans le traitement et la communication des données.

Compétences :

• Maîtrise au moins intermédiaire des outils MS Office ;
• Compétences organisationnelles ;
• Compétences en communication.

Langues :

• Maîtrise de l'anglais et du français (oral et écrit) requise.

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