SVN/2026/35/Administrative Assistant/G4/YDE & DLA

Contexte du poste

Sous la supervision globale du Chef de l'Unité Santé et Mobilité et la supervision directe du Responsable de la Clinique, le/la candidat(e) retenu(e) sera chargé(e) d'assurer les missions suivantes au sein du Centre d'Évaluation Médicale des Migrants (MHAC) à Yaoundé et Douala, Cameroun.

Missions

Assurer le bon fonctionnement administratif du MHAC en :

• Tenant à jour les procédures de soutien administratif interne (suivi des documents, classement, archivage et rapports mensuels).
• Contribuant à l'ordre du système d'archivage électronique des dossiers médicaux, résultats d'analyses et suivis.
• Préparant les listes d'envoi pour les ambassades ; assurant la liaison avec celles-ci concernant l'état de traitement des dossiers des immigrants et l'expédition des documents.
• Mettant en place et maintenant un système de rangement ordonné des radiographies pulmonaires et des copies papier des documents médicaux (consentement éclairé, rapport du radiologue, résultats de frottis, tests de grossesse, etc.).
• Photocopiant et numérisant les documents médicaux si nécessaire.
• Proposant des améliorations pour renforcer les mécanismes de contrôle interne ; fournissant des contributions pour de nouvelles procédures afin d'améliorer les instructions/procédures opérationnelles standard existantes.
• Recevant tous les reports/demandes de complément médicaux, radiographies et autres documents du Département Santé et Mobilité, mettant à jour leur réception dans la base de données et les transmettant au médecin de santé des migrations pour validation.
• Fournissant un retour sur la répartition du personnel entre les différentes unités du MHAC.
• Gérant l'inventaire et organisant l'approvisionnement en temps utile et à moindre coût de fournitures de bureau, équipements informatiques et consommables, produits d'hygiène, fournitures et équipements médicaux nécessaires au MHAC.
• Coordonnant l'acquisition, la rénovation, le réaménagement et l'entretien régulier des locaux du MHAC avec le Responsable du MHAC et le Superviseur des Assistants Administratifs le cas échéant.
• Administrant la petite caisse du bureau et soumettant les rapports nécessaires au superviseur. Assurant la réconciliation des frais de service et des relevés bancaires.
• Vérifiant l'exactitude des autorisations de voyage et conseillant sur les indemnités pour les membres du personnel en déplacement.
• Effectuant toute autre tâche connexe assignée.

Profil recherché

Formation

• Diplôme de Bachelor en Gestion Administrative/Administration Médicale ou domaine connexe d'une institution académique accréditée, avec au moins deux ans d'expérience professionnelle pertinente.
• OU Diplôme d'études secondaires avec au moins quatre ans d'expérience professionnelle pertinente.

Expérience

• Connaissance et expérience en administration, achats ou comptabilité.
• Une expérience de travail avec les réfugiés/migrants dans un cadre médical est un atout.
• Une expérience antérieure au sein d'ONG ou d'organisations internationales est un atout.
• Précision dans le traitement et la communication des données.

Compétences

• Maîtrise au moins intermédiaire des outils MS Office.
• Compétences organisationnelles.
• Compétences en communication.

Langues

• Maîtrise de l'anglais et du français (oral et écrit) requise.

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