Administrative Associate (COM's Office), Kinshasa, Democratic Republic of Congo

Poste : Administrative Associate (COM's Office)

Lieu : Kinshasa, République Démocratique du Congo

Organisation : IOM - International Organization for Migration

Contexte : Sous la supervision générale du Chef de Mission (CoM) en RDC et la supervision directe du Senior Resources Management Officer (SRMO), le/la titulaire du poste assurera les fonctions suivantes :

Responsabilités :

• Examiner les demandes de rendez-vous avec le superviseur ; gérer le calendrier du superviseur ; confirmer les horaires mutuellement convenables et organiser les rendez-vous ; recevoir les visiteurs ; prendre et filtrer les appels téléphoniques ; répondre aux demandes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.

• Coordonner les services de soutien de bureau pour les réunions, formations, séminaires, comités et projets/événements spéciaux ; assister aux réunions, préparer les comptes rendus, suivre les actions de suivi ; organiser les formalités d'édition, traduction, etc., de documents et publications.

• Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier et la correspondance entrants ; suivre les actions en attente ; préparer des projets de réponse à une large gamme de correspondances et autres communications, nécessitant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures de bureau détaillées ; assurer le contrôle qualité des documents sortants ; relire les textes pour vérifier le format, la grammaire, la ponctuation et le style.

• Effectuer diverses tâches administratives, par exemple : prolongations de contrats et demandes de personnel temporaire, enregistrement des congés et de la présence, préparation et suivi budgétaire ; coordonner avec d'autres unités pour assurer le bon déroulement et l'avancement du travail au sein de l'unité.

• Rechercher, compiler et organiser des informations de base et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, notes et discours ; générer divers rapports statistiques et autres à partir de bases de données.

• Suivre et traiter les actions administratives (ressources humaines, contrats, achats, comptabilité, finances, logistique) dans les systèmes informatisés de l'OIM.

• Créer et maintenir les systèmes de classement et de référence de l'unité ; examiner l'efficacité des procédures de bureau et formuler des recommandations d'amélioration ; mettre à jour les sites web du bureau.

• Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.Qualifications requises :

• Diplôme d'études secondaires avec cinq ans d'expérience pertinente ; ou licence en administration des affaires ou domaine connexe d'une institution accréditée avec trois ans d'expérience professionnelle pertinente.

• Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook).

• Souci du détail, capacité à organiser les documents de manière méthodique.

• Discret, orienté client et détails, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses.

• Une expérience de travail préalable avec des organisations humanitaires internationales, des institutions gouvernementales ou non gouvernementales dans un contexte multiculturel est un atout.

• Maîtrise du français (oral et écrit) requise ; la connaissance de l'anglais est un atout.

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