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TRAVEL AND PROTOCOL ASSISTANT
Freelanceil y a 5 mois
Description du poste
Sénégal
CDI
Votre sécurité avant tout — lisez avant de vous déplacer. Taf4All se contente de référencer des offres publiées par des tiers. Nous ne sommes pas l'employeur, nous ne menons pas ces recrutements, et nous ne pouvons pas garantir ce qui se passe une fois le contact établi — vous traitez directement avec la personne ou l'entreprise derrière l'offre, à vos propres risques.
Assistant Voyages et Protocoles
Nous recrutons un Assistant Voyages et Protocoles pour rejoindre notre équipe à Dakar, Sénégal. Sous la supervision du Chef des Ressources Humaines, vous serez responsable de l'administration des voyages, des services aux clients et du soutien protocolaire.
Responsabilités
Administration des voyages :
Examiner et approuver les autorisations de voyage non commercial, appuyer les transactions de voyage officiel et superviser les expéditions d'effets personnels conformément aux règles applicables.
Examiner les rapports de dépenses via Umoja pour déterminer les montants remboursables avant transmission au Travel Claim Processor.
Coordonner avec les partenaires le remboursement des voyages après clôture financière et préparer les amendements nécessaires.
Résoudre les problèmes liés au module Umoja Travel et assister le personnel dans son utilisation.
Suivre le traitement des demandes auprès du Bureau des voyages du RSCE et auditer les billets fournis.
Agir en tant que point focal voyages et agent de permanence, assurer un suivi continu et réagir aux cas exceptionnels.
Services aux clients :
Fournir un soutien continu aux clients pour les questions de voyages officiels.
Dispenser des formations sur Umoja Travel.
Informer le personnel sur les droits, politiques et procédures en matière de voyages, transport d'effets personnels, passeports et visas.
Services de protocole :
Assurer un appui de remplacement à l'Officier du protocole.
Coordonner l'accès aux salons VIP à l'aéroport pour le RSSG et le RSSG adjoint, faciliter les formalités d'immigration et le traitement des visas.
Traiter les visas d'entrée et prolongations pour le personnel non statutaire.
Appuyer la délivrance et le renouvellement des cartes d'identification diplomatiques.
Fournir un appui administratif pour les véhicules officiels (admission temporaire, dédouanement, plaques diplomatiques).
Faciliter la mise en œuvre des privilèges et immunités de la Mission.
Coordonner les aspects protocolaires liés aux évacuations médicales (MEDEVAC).
Profil recherché
Diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent requis.
Un diplôme technique ou professionnel en gestion des voyages, logistique ou domaine connexe est souhaitable.
Une formation en services de protocole ou domaine connexe est souhaitable.
Expérience professionnelle
- Non précisée dans l'offre.
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Conseil Expert Candidature
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.
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Votre sécurité avant tout — lisez avant de vous déplacer
Taf4All se contente de référencer des offres publiées par des tiers. Nous ne sommes pas l'employeur, nous ne menons pas ces recrutements, et nous ne pouvons pas garantir ce qui se passe une fois le contact établi — vous traitez directement avec la personne ou l'entreprise derrière l'offre, à vos propres risques.
- •Ne versez jamais d'argent — pour un dossier, une formation, une tenue ou un entretien. Un vrai employeur ne demande jamais au candidat de payer.
- •N'envoyez jamais de photo de votre pièce d'identité, passeport ou coordonnées bancaires avant d'avoir vérifié physiquement que l'employeur existe.
- •Donnez-vous toujours rendez-vous dans un lieu public, en journée — jamais une adresse isolée, un domicile privé, ou un lieu que vous ne pouvez pas vérifier à l'avance.
- •Dites précisément à un proche où vous allez, avec qui, et à quelle heure — partagez votre position en direct si possible.
- •Recherchez le nom de l'entreprise sur internet avant de vous déplacer : une vraie structure laisse des traces (site, avis, autres employés, adresse officielle).
- •Un salaire très supérieur à la moyenne du poste et de la ville doit vous alerter — redoublez de prudence.