Personal Assistant To The Chief Executive Officer at E-Terra Technologies Limited

E-Terra Technologies Limited recrute un Personal Assistant To The Chief Executive Officer à Surulere, Lagos, au Nigeria.

E-Terra Technologies Limited est une entreprise nigériane pionnière dans la gestion de bout en bout des déchets électroniques (e-waste) et la destruction sécurisée de données, créée en 2013 et dont le siège se trouve à Surulere, Lagos.

Intitulé du poste : Personal Assistant To The Chief Executive Officer Lieu : Surulere, Lagos Type d'emploi : Temps plein Département : Bureau du Directeur Général / Administration Rattachement : Directeur Général (Chief Executive Officer)

Résumé du poste

Le titulaire du poste apporte un soutien administratif, secrétarial, organisationnel et exécutif de haut niveau au Directeur Général, en assurant une gestion efficace de son emploi du temps, de sa correspondance, de ses réunions, de ses déplacements et de ses autres responsabilités officielles. Le Personal Assistant constitue le lien administratif clé entre le Directeur Général, la direction, les employés, les partenaires commerciaux, les clients et les autres parties prenantes externes, afin que le bureau du Directeur Général fonctionne de manière efficiente, professionnelle et confidentielle.

Responsabilités principales

Soutien exécutif et administratif : gérer l'emploi du temps quotidien, les rendez-vous et le calendrier du Directeur Général ; coordonner les réunions, conférences et engagements officiels ; préparer, réviser et mettre en forme les rapports, présentations, lettres et correspondances officielles ; tenir un système organisé de classement et de documentation ; suivre les priorités quotidiennes du Directeur Général et veiller à l'exécution en temps voulu des tâches assignées.

Communication et correspondance : filtrer et gérer les appels entrants, les courriels et les communications officielles ; rédiger des réponses professionnelles, des notes et des lettres officielles pour le compte du Directeur Général ; assurer la liaison avec la direction générale, les employés, les clients et les parties prenantes externes ; veiller à ce que les correspondances importantes reçoivent l'attention et le suivi appropriés.

Coordination et gestion des réunions : planifier les réunions de direction et les réunions exécutives ; préparer les ordres du jour et distribuer les documents pertinents ; consigner des procès-verbaux fidèles lorsque cela est requis ; suivre les résolutions, points d'action, responsabilités et échéances ; assurer le suivi auprès des départements concernés pour garantir la mise en œuvre des directives de la direction.

Gestion des déplacements et de la logistique : coordonner les déplacements locaux et internationaux ; organiser les réservations de vols, d'hôtels, le transport et les itinéraires ; traiter les documents liés aux déplacements et les remboursements ; veiller à ce que toutes les dispositions logistiques soient finalisées avant les engagements prévus.

Confidentialité et gestion de l'information : maintenir une stricte confidentialité concernant les informations de l'entreprise et les discussions exécutives ; traiter les documents et communications sensibles avec discrétion ; assurer la garde et la protection adéquates des dossiers confidentiels ; faire preuve de discernement dans le traitement des questions organisationnelles sensibles.

Liaison exécutive et gestion des parties prenantes : servir d'intermédiaire entre le Directeur Général et les parties prenantes internes et externes ; accueillir et orienter les visiteurs de manière appropriée ; transmettre les instructions de la direction aux départements concernés lorsque cela est autorisé ; entretenir des relations professionnelles avec les parties prenantes et les associés commerciaux.

Suivi et contrôle des tâches : tenir un tableau de suivi des missions du Directeur Général et des directives de la direction ; surveiller les demandes en attente et les livrables non finalisés ; fournir des mises à jour régulières sur l'état des responsabilités assignées ; signaler de manière appropriée les questions urgentes et les retards potentiels.

Autres responsabilités : accomplir les tâches administratives et de soutien exécutif supplémentaires assignées par le Directeur Général ; soutenir les projets spéciaux et les initiatives de la direction ; assumer les autres responsabilités raisonnables conformes au poste.

Profil requis

Qualifications académiques : licence ou HND en administration des affaires, Office Technology and Management, études secrétariales, management, administration publique ou discipline connexe. Une certification professionnelle en assistance exécutive, administration de bureau ou management constituera un atout supplémentaire. Une formation pertinente en informatique et en administration est également attendue.

Expérience professionnelle : 5 à 8 ans d'expérience comme Personal Assistant, Executive Assistant, Administrative Officer ou dans un rôle similaire. Une expérience préalable au soutien d'un Directeur Général, d'un Directeur Général Délégué ou d'un cadre supérieur est fortement souhaitable. Une expérience démontrable dans la gestion de calendriers exécutifs, de réunions, de correspondances et de documentation confidentielle est requise. Une expérience dans un environnement d'entreprise, technologique, industriel ou de services professionnels constitue un avantage.

Compétences techniques : excellente maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint ; bonne connaissance de Microsoft Outlook et de la gestion de calendrier ; excellentes compétences en rédaction de rapports et en correspondance commerciale ; capacité à préparer des présentations professionnelles et des procès-verbaux de réunions ; familiarité avec les plateformes de réunion virtuelle telles que Microsoft Teams et Zoom ; solides aptitudes en gestion documentaire et en tenue de dossiers.

Date de clôture des candidatures : 31 décembre 2026.

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