Associé (e) Administratif (ve)

Associé(e) Administratif(ve) – PNUD

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies. Il relie les pays au savoir, à l’expérience et aux ressources afin d’aider les populations à construire une vie meilleure. Présent dans plus de 170 pays et territoires, le PNUD accompagne les pays dans l’atteinte de leurs propres objectifs de développement et des objectifs convenus au niveau international. Il crée et partage des solutions dans les domaines du Développement Durable, de la Gouvernance Démocratique et de la Consolidation de la Paix, ainsi que de la Résilience face au Climat et aux Catastrophes. Le PNUD soutient l’Agenda 2030 pour le Développement Durable et les 17 Objectifs de Développement Durable (ODD), qui contribuent à façonner le développement durable mondial pour la prochaine décennie. Le Bureau Régional pour l’Afrique (BRA) du PNUD est son plus grand bureau régional : il couvre 46 pays, allant des économies à revenu moyen élevé aux pays les moins avancés, ainsi que des pays en crise et en situation post-crise.

Dans la région LCB, des progrès significatifs ont été réalisés pour faire face aux crises multidimensionnelles, y compris la lutte contre les factions de Boko Haram. La situation sécuritaire demeure toutefois volatile, laissant 2,8 millions de personnes déplacées à l’intérieur du pays et 257 100 réfugiés dans la région en mars 2024. Les causes structurelles des crises persistent : faible présence des autorités locales, tensions communautaires et marginalisation de longue date. Ces facteurs ont entraîné un déficit de confiance entre les États et les communautés. Les impacts du changement climatique représentent par ailleurs un facteur de risque majeur dans une région marquée par la fragilité. Les défis complexes auxquels la région LCB est confrontée nécessitent des interventions civiles limitées dans le temps, locales et intégrées. Actif de septembre 2019 à août 2024, le Dispositif Régional de Stabilisation (DRS) s’est concentré sur la construction de la confiance entre les communautés et les autorités légitimes, ainsi que sur la mise en place des bases pour la reprise, la consolidation de la paix et le développement dans la région LCB.

Responsabilités

Sous la direction générale du Team Leader de la SMDF-RSF et la supervision directe du Spécialiste des Opérations, l’Associé à l’Administration assure les responsabilités suivantes.

Appui administratif à la facilité, axé sur la réalisation des résultats suivants :

Rédiger l’ordre du jour, assurer le suivi logistique des réunions et informer les participants ; assister à ces réunions lorsque cela est nécessaire. Tenir à jour et assurer le suivi des décisions et des actions convenues. Préparer les pièces justificatives non-PO et PO. Maintenir le système de contrôle des dépenses internes, y compris les actions correctives opportunes sur les pièces justificatives non comptabilisées, notamment celles comportant des erreurs de contrôle budgétaire, des exceptions de correspondance ou des pièces justificatives non approuvées. Organiser les réservations de voyage, traiter les demandes de visas, cartes diplomatiques, permis de conduire et autres documents administratifs, y compris le suivi des travel claims (TC). Gérer les fournitures de bureau, notamment la maintenance de la liste des stocks, la distribution des fournitures selon les besoins du personnel et la tenue d’un journal de distribution. Aider à faciliter la livraison, la collecte, la reproduction et la transmission des courriers. Tenir à jour le système d’archivage électronique afin d’assurer l’organisation thématique et la disponibilité des documents, de la correspondance et du matériel de référence, ainsi que toutes autres tâches connexes qui pourraient être requises ou assignées par le superviseur. Apporter un soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites. Coordonner avec l’unité des Achats pour la demande sur le marché local et international de biens et services. Maintenir un système de classement des dossiers administratifs tout en assurant la confidentialité.

Soutien à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, axé sur l’atteinte des résultats suivants :

Assurer la conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD. Contribuer à la gestion des documents de garantie de soumission et de garantie de bonne exécution, ainsi qu’à la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes connexes. Donner des inputs aux processus administratifs du Programme. Fournir un soutien administratif et logistique. Accomplir des tâches supplémentaires, au besoin.

Appui à la planification du projet et à l’élaboration du plan de travail annuel :

Contribuer à l’élaboration des plans de travail annuels, à la planification et au séquençage des activités, ainsi qu’aux plans de mise en œuvre détaillés. Appuyer l’élaboration des budgets. Soutenir la révision périodique des plans de travail annuels et des plans d’achat en coopération avec le responsable des achats. Accomplir des tâches supplémentaires, au besoin.

Soutien au développement et au partage des connaissances, des meilleures pratiques et des leçons apprises :

Contribuer à la collecte et à la diffusion des leçons apprises et des bonnes pratiques dans la gestion de l’environnement et des risques de catastrophes. Organiser des sessions de capitalisation et de formation interne pour renforcer les compétences de l’équipe. Aider à l’élaboration de guides et d’outils méthodologiques pour la gestion durable et résiliente.

Profil recherché

Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Arrangement institutionnel : l’Associé Administratif du SMDF-RSF travaillera sous la supervision directe du Spécialiste des opérations.

Compétences

Obtenir des résultats – Niveau 1 : planifie et contrôle son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis. Penser de manière innovante – Niveau 1 : ouvert aux idées créatives et aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique et apporte des améliorations. Apprendre en permanence – Niveau 1 : ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d’information. S’adapter avec agilité – Niveau 1 : s’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, est flexible. Agir avec détermination – Niveau 1 : fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l’adversité, est confiant. Engagement et partenariat – Niveau 1 : fait preuve de compassion et de compréhension à l’égard des autres, noue des relations positives. Favoriser la diversité et l’inclusion – Niveau 1 : apprécie et respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, fait face à la discrimination.

Compétences transversales et techniques

Gestion de l’organisation – Gestion de projet : être en mesure de planifier, d’organiser, de hiérarchiser et de contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs précis. Gestion axée sur les résultats : être en mesure de gérer la mise en œuvre de stratégies, de programmes et de projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et l’obtention de résultats démontrables, connaître et comprendre les théories, les concepts, les méthodologies, les instruments et les outils pertinents. Gestion de projet : capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs spécifiques. Gestion des partenariats : construire et maintenir des partenariats avec de vastes réseaux de parties prenantes, de gouvernements, de partenaires de la société civile et du secteur privé, d’experts et autres, conformément à la stratégie et aux politiques du PNUD. Gestion des partenariats – Mobilisation des ressources : savoir identifier les sources de financement, aligner les besoins de financement (programmes, projets, initiatives) sur les possibilités de financement et établir un plan pour répondre aux besoins de financement. Programme 2030 : engagement et efficacité. Assurance qualité des projets. Rapport annuel axé sur les résultats.

Compétences et expérience requises

Formation : le diplôme de fin d’études secondaires est requis. Un diplôme universitaire (Licence) en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais n’est pas un requis.

Expérience : un minimum de six (6) années avec le diplôme de fin d’études secondaires, ou trois (3) années avec un diplôme de Licence, d’expérience professionnelle à responsabilités progressives dans le domaine administratif ou dans la gestion de projets est requis. Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de progiciels de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que les ERP est requise. Une expérience démontrée en matière de reporting et de rédaction de comptes rendus de réunions de coordination est attendue. Une expérience avérée dans l’organisation d’événements et de réunions, y compris leurs aspects logistiques, est également requise. Une expérience avérée en administration de bureau et dans l’application de procédures administratives et/ou comptables est nécessaire. Une expérience préalable avec le PNUD, le système des Nations Unies, des institutions internationales ou des projets de développement constitue un atout. Des expériences professionnelles pertinentes dans la mise en œuvre, la coordination et la gestion des projets, y compris de l’expérience dans la gestion administrative et financière, sont souhaitables.

Langues : la maîtrise du français est requise. La connaissance de l’anglais est souhaitable, tout comme celle du wolof.

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