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Missions principales
1. Gestion administrative générale
Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et prestataires. Gestion du courrier, des e-mails et de la boîte de réception générale. Classement, archivage et suivi des dossiers clients et fournisseurs.
2. Support à l’organisation événementielle
Aide à la constitution des dossiers événements (devis, contrats, plannings). Suivi administratif des prestataires (contrats, assurances, autorisations). Préparation des documents nécessaires aux événements (badges, listes d’invités, feuilles de route). Coordination logistique de premier niveau (réservations, commandes de matériel).
3. Gestion financière et comptable
Suivi et enregistrement des factures clients et fournisseurs. Préparation des éléments pour la comptabilité (rapprochements, relances de paiement). Suivi des notes de frais. Aide à l’élaboration des budgets événementiels.
4. Support aux équipes
Gestion des agendas et organisation des réunions. Suivi des plannings d’équipe et des disponibilités. Commandes de fournitures de bureau et de matériel événementiel.
Profil recherché
Expérience : Une première expérience en agence événementielle, dans l’hôtellerie-restauration ou dans un poste administratif est un plus.
Compétences techniques : Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook). Bonne maîtrise de l’orthographe et de la rédaction. Notions de comptabilité de base.
Qualités personnelles : Sens de l’organisation et rigueur. Réactivité et capacité à gérer les priorités. Bon relationnel et sens du service. Discrétion et respect de la confidentialité. Capacité à travailler dans l’urgence (secteur événementiel = imprévus fréquents). Esprit d’équipe.
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Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.
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À propos de l organisation L UNICEF intervient dans plus de 190 pays et territoires pour sauver la vie des enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l adolescence. Au sein de l UNICEF, les équipes sont engagées, passionnées et fières de leur mission, aussi longtemps q
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