Officer, Logistics & Procurement

Contexte organisationnel

La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (IFRC) est le plus grand réseau humanitaire au monde, avec 191 Sociétés nationales membres. Elle s'appuie sur le triptyque « réponse, résilience et respect » pour mettre en œuvre sa Stratégie 2030. L'IFRC répond aux catastrophes et aux crises en garantissant une action humanitaire rapide, coordonnée et menée localement. Elle accompagne ses membres dans le renforcement de la résilience des communautés dans les domaines du climat et de l'environnement, de la santé et du bien-être, ainsi que de la migration et des déplacements. L'IFRC promeut le respect de ses principes fondamentaux — humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité — y compris dans son travail sur les valeurs, le pouvoir et l'inclusion. Elle concentre son action sur son mandat central : la coordination stratégique et opérationnelle, la diplomatie humanitaire, le développement des Sociétés nationales et la redevabilité. L'IFRC est dirigée par son Secrétaire général et dispose de son siège à Genève ainsi que de cinq bureaux régionaux : Afrique (Nairobi), Amériques (Panama), Asie-Pacifique (Kuala Lumpur), Europe (Budapest) et MENA (Beyrouth), complétés par des bureaux de représentation, des centres de services et des délégations à travers le monde. L'IFRC applique une politique de tolérance zéro à l'égard de tout comportement incompatible avec les buts et objectifs du Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel et les autres formes de harcèlement, l'abus d'autorité, la discrimination et le manque d'intégrité (y compris, sans s'y limiter, les fautes financières). L'IFRC adhère également à des principes stricts de protection de l'enfance. Le logisticien joue un rôle essentiel dans ce dispositif : il veille à ce que les équipes aient accès, au bon moment et au bon endroit, aux biens, équipements, fournitures, moyens de transport et autres ressources nécessaires à la continuité des opérations. Compte tenu de la nature imprévisible des projets et opérations, le poste exige une forte capacité d'anticipation et de réactivité. Le logisticien doit notamment pouvoir adapter rapidement les approvisionnements et les capacités logistiques en fonction du nombre de personnes à assister et des besoins spécifiques identifiés. Il contribue également à garantir la traçabilité des biens et services, une bonne gestion des stocks, la disponibilité des articles essentiels et le respect des procédures de l'IFRC, des procédures du CRS et des exigences contractuelles des projets.

Objet du poste

Dans le contexte actuel, le logisticien sera intégré au bureau du CRS et supervisera la planification, la coordination et la gestion efficace des opérations logistiques nécessaires au fonctionnement des projets IFRC/CRS, du CPCT-MSM et d'autres projets à Dakar ou dans d'autres localisations définies par l'IFRC, afin de garantir la disponibilité continue des biens, équipements, services et ressources logistiques indispensables à une assistance humanitaire de qualité, rapide et digne, conforme aux procédures de l'IFRC.

Responsabilités

Planification et coordination logistiques. Le titulaire organise les activités logistiques quotidiennes nécessaires au fonctionnement du ou des projets et des sites concernés, sous la coordination du chef de projet. Il analyse régulièrement les besoins logistiques des centres en fonction de leur capacité d'accueil et du nombre de migrants présents. Il élabore et met à jour les plans d'approvisionnement et de réapprovisionnement. Il participe aux réunions de coordination opérationnelle et contribue à l'identification des besoins logistiques. Il anticipe les besoins liés aux fluctuations des arrivées. Il propose des mesures correctives en cas de pénurie ou de risque de pénurie de biens et services essentiels. Il assure une coordination quotidienne avec les équipes opérationnelles, l'administration et les finances, les volontaires et les responsables des centres. Il contribue à la préparation des dispositions logistiques nécessaires en cas d'afflux massif. Il participe à la planification et à l'installation de solutions temporaires, notamment les tentes prévues dans le cadre du projet.

Gestion des stocks et des entrepôts. Le titulaire assure une gestion rigoureuse des stocks de consommables, de kits et d'articles essentiels. Ses principales responsabilités consistent à : réceptionner et inspecter les biens et fournitures livrés ; vérifier les quantités, la qualité et la conformité des articles reçus ; enregistrer les entrées et sorties de stock ; tenir à jour les fiches et registres de stock ; organiser le stockage de manière sécurisée, accessible et adaptée à la nature des articles ; appliquer le principe FIFO/FEFO lorsque pertinent ; assurer la séparation et l'identification claires des différents types de stock ; réaliser des inventaires physiques réguliers ; rapprocher les données physiques et documentaires ; identifier les écarts, pertes, dommages ou anomalies et les signaler immédiatement ; définir et suivre les seuils de stock minimum et maximum ; déclencher les demandes de réapprovisionnement avant d'atteindre le seuil critique ; assurer la traçabilité des distributions auprès des bénéficiaires ; contribuer à la préparation des rapports mensuels de stock.

Achats et acquisitions. Il consolide les demandes d'approvisionnement des différents services. Il vérifie la cohérence des demandes avec les besoins opérationnels et le stock disponible. Il prépare les documents logistiques nécessaires aux acquisitions conformément aux procédures applicables. Il conduit les appels d'offres. Il sélectionne et contracte les fournisseurs. Il établit et gère les accords-cadres. Il participe à la recherche et à l'identification de fournisseurs conformément aux procédures de l'organisation. Il suit les commandes jusqu'à la livraison. Il vérifie les quantités et la conformité des produits livrés. Il documente les réceptions et signale toute non-conformité. Il assure l'archivage des documents logistiques. Il travaille en étroite collaboration avec l'administration et les finances pour faciliter le rapprochement entre commandes, livraisons, réceptions et pièces justificatives. Une attention particulière sera portée aux achats ou approvisionnements liés aux dépenses incidentes remboursables du ou des projets, notamment les repas, kits, vêtements, eau, téléphonie, hébergement, maintenance et assainissement.

Gestion de l'alimentation, de l'eau et des services essentiels. Il planifie les besoins alimentaires en fonction du nombre de bénéficiaires. Il assure le suivi logistique des repas distribués. Il vérifie la cohérence entre les quantités commandées, reçues et distribuées. Il tient une documentation justifiant les distributions. Il suit les besoins en eau potable. Il suit les volumes d'eau mis à disposition. Il contribue au suivi de la consommation d'eau et d'électricité. Il signale rapidement toute interruption ou anomalie affectant les services essentiels. Il suit les fournitures et produits nécessaires au nettoyage et à l'entretien des centres. Il travaille avec les équipes concernées pour maintenir des conditions d'hygiène, de sécurité et de dignité appropriées. Les données relatives aux repas, à l'eau, aux kits et aux autres articles distribués doivent être suffisamment documentées pour permettre le rapprochement avec les statistiques du projet et les rapports mensuels.

Gestion des distributions. Il prépare les articles nécessaires aux distributions. Il vérifie la disponibilité des stocks avant chaque activité. Il prépare les bons de sortie de stock et les documents. Il coordonne avec les volontaires et les équipes opérationnelles. Il assure le rapprochement entre les quantités sorties du stock et les quantités effectivement distribuées. Il garantit la disponibilité de listes ou de matériels de distribution appropriés. Il documente les écarts et les éventuelles pertes. Il met à jour les registres de stock après chaque distribution. Il transmet les données nécessaires au suivi et à l'évaluation / PMER. Une attention particulière sera portée à la dignité, à la confidentialité et à la protection des personnes accueillies. La gestion logistique ne doit pas conduire à une exposition inutile des personnes vulnérables ou de leurs informations personnelles.

Gestion du parc et des transports. Il planifie les besoins de transport des équipes et des biens. Il assure la disponibilité des véhicules nécessaires aux opérations. Il tient à jour les carnets de bord et les documents de suivi. Il suit la consommation de carburant. Il organise et documente les mouvements de véhicules. Il suit la maintenance et les réparations. Il signale les pannes et incidents. Il contribue au respect des règles de sécurité routière. Il planifie les transports liés aux approvisionnements et aux distributions. Il suit les prestataires de services de transport lorsqu'ils sont mobilisés. Il conserve les pièces justificatives liées aux déplacements et aux transports.

Gestion des équipements et des immobilisations. Il tient à jour l'inventaire des équipements. Il identifie et étiquette les équipements conformément aux procédures applicables. Il suit les affectations et attributions. Il documente les mouvements d'équipements entre sites. Il organise les inventaires physiques. Il signale les pertes, dommages ou dysfonctionnements. Il suit les réparations et la maintenance. Il participe à la préparation des opérations de transfert, de restitution ou de clôture de projet.

Préparation et réponse aux afflux massifs. Il maintient un niveau de stock de sécurité approprié. Il identifie les ressources logistiques pouvant être rapidement mobilisées. Il prépare des procédures de réapprovisionnement accélérées. Il établit des listes de fournisseurs et de prestataires mobilisables. Il prépare les besoins en tentes et équipements temporaires. Il anticipe l'augmentation des besoins alimentaires. Il renforce temporairement les capacités de stockage et de distribution. Il coordonne la mobilisation des volontaires sur les aspects logistiques. Il contribue à l'installation de capacités temporaires. Il documente les ressources mobilisées et les consommations exceptionnelles. Il participe aux évaluations opérationnelles après chaque événement majeur.

Suivi logistique, données et reporting. Il assure le suivi des stocks disponibles, des entrées et sorties de stock, des kits, vêtements, chaussures et repas distribués, des quantités d'eau mises à disposition, des besoins d'approvisionnement, des équipements et transports, des dépenses logistiques relevant de son périmètre, des incidents et difficultés logistiques, ainsi que des mesures correctives mises en œuvre. Il contribue aux rapports mensuels, trimestriels et finaux du projet en fournissant des données vérifiées et des informations documentées. Il travaille en étroite collaboration avec le chargé du suivi et de l'évaluation (M&E) pour assurer la cohérence entre les données logistiques, les données opérationnelles et les indicateurs contractuels.

Appui à la Croix-Rouge sénégalaise et renforcement des capacités. Il fournit un accompagnement, des formations et des conseils pratiques au personnel et aux volontaires de la Croix-Rouge sénégalaise sur les politiques et procédures, afin de renforcer les capacités locales en matière de normes de chaîne d'approvisionnement et de redevabilité.

Redevabilité, protection et respect des principes humanitaires. Il respecte la dignité des personnes accueillies. Il garantit un accès équitable aux biens et services. Il évite toute discrimination. Il préserve la confidentialité des informations auxquelles il peut avoir accès. Il respecte les règles de protection des données. Il contribue à la prévention de l'exploitation et des abus sexuels. Il signale toute préoccupation en matière de protection dont il a connaissance conformément aux procédures. Il n'utilise pas les informations logistiques ou individuelles à des fins autres que celles autorisées. Il respecte la séparation entre l'assistance humanitaire et les activités de contrôle des migrations.

Formation et diplômes

Diplôme universitaire ou professionnel en logistique, gestion de la chaîne d'approvisionnement, gestion des achats, transport, gestion des opérations, administration ou domaine connexe. Une formation complémentaire en logistique humanitaire est un atout.

Expérience

Quatre ans d'expérience pertinente dans la gestion d'opérations logistiques humanitaires complexes, dont un an sur le terrain. Expérience avérée dans la conduite de formations et l'élaboration de supports de formation. Expérience pratique en gestion des stocks et des approvisionnements. Expérience en gestion des distributions. Expérience en suivi des transports et/ou du parc automobile. Expérience en gestion documentaire et en reporting. Une expérience au sein d'une Société nationale de la Croix-Rouge/du Croissant-Rouge ou d'une organisation humanitaire internationale est un avantage.

Forte maîtrise de la gestion des stocks. Solides compétences en planification des approvisionnements. Très bonne maîtrise des logiciels bureautiques, en particulier Excel. Capacité à analyser des données logistiques. Forte maîtrise de la tenue de registres et de la documentation de traçabilité. Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Connaissance des principes de contrôle interne. Capacité à travailler dans un environnement à rythme soutenu. Maîtrise démontrée des compétences de base suivantes : (a) communication et collaboration numériques, (b) création de contenu numérique de base,sécurité numérique, (d) littératie des données et (e) résolution de problèmes à l'aide de la technologie (y compris l'usage responsable des assistants d'IA). Compréhension et adhésion à la mission et aux valeurs de l'IFRC. Anglais parlé et écrit courant. Wolof et/ou autres langues nationales. Bonne maîtrise d'une autre langue officielle de l'IFRC (français, espagnol ou arabe).

Compétences, valeurs et commentaires

Valeurs : respect de la diversité, intégrité, professionnalisme, redevabilité. Compétences clés : communication ; collaboration et travail d'équipe ; jugement et prise de décision ; relations avec les Sociétés nationales et les clients ; créativité et innovation ; instauration de la confiance ; sensibilité aux principes humanitaires et aux questions de protection.

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