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TechnoServe Bénin recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Senior pour son projet BeniPoule à Cotonou.
TechnoServe est une organisation internationale qui œuvre depuis plus de cinquante ans à créer des voies durables de sortie de la pauvreté en exploitant le pouvoir des entreprises et des marchés. Les communautés à faibles revenus avec lesquelles elle travaille regorgent de personnes entreprenantes dont les petites exploitations agricoles et les entreprises constituent les clés du développement économique. Ces acteurs font toutefois face à de nombreux défis : faible niveau d'alphabétisation, manque d'accès aux emplois et aux marchés, dynamiques politiques imprévisibles et, de plus en plus, effets du changement climatique. Pour de nombreuses femmes et de nombreux jeunes, ces obstacles sont encore plus redoutables. En collaborant avec le personnel de TechnoServe, des personnes du monde entier parviennent à sortir de la pauvreté, et les résultats sont remarquables : lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s'améliorent, celles-ci accèdent à des soins de santé et à une éducation auparavant hors de portée, et les communautés, voire des pays entiers, s'en portent mieux.
BeniPoule est une initiative de transformation systémique de la filière avicole au Bénin, financée par l'Ambassade du Royaume des Pays-Bas. Mise en œuvre par TechnoServe Bénin, elle vise à améliorer durablement la compétitivité, la structuration et l'inclusivité du secteur avicole au bénéfice des acteurs de la chaîne de valeur, des producteurs aux transformateurs en passant par les prestataires de services.
Présentation du poste
L'Assistant(e) Administratif(ve) Senior a pour rôle d'assister le Chef Projet et le Chef Projet Adjoint et de participer aux initiatives de mise en œuvre des activités retenues ainsi qu'à l'administration du projet. Il/Elle est responsable de la mise en place de la logistique nécessaire à l'exécution efficace du projet BeniPoule, du suivi des systèmes administratifs et opérationnels devant faciliter la réussite du projet et la réalisation des objectifs.
Responsabilités administratives générales
L'Assistant(e) appuie la préparation et la transmission des dossiers de paiement, factures et pièces justificatives en lien avec le service Finances. Il/Elle contribue à la mise à jour du système de suivi des engagements financiers du programme.
Responsabilités logistiques
Il/Elle planifie et coordonne la logistique des ateliers, formations, réunions institutionnelles et événements programmatiques (réservations de salles, catering, transport, hébergement) de concert avec le département des opérations. Il/Elle assure le suivi des invitations et confirmations pour les activités impliquant des acteurs institutionnels, en coordination avec le chargé de la composante concernée, et coordonne la réception du matériel et des équipements ainsi que leur distribution aux équipes terrain. L'Assistant(e) suit et appuie au besoin la mise à disposition des moyens logistiques (véhicules, matériels de bureau, équipements de terrain), en coordination avec le Responsable des Opérations. Il/Elle consolide et transmet les besoins logistiques du personnel de terrain et en assure le suivi auprès de l'équipe des Opérations, puis formule et suit l'évolution des demandes d'achat ainsi que le traitement des factures, en collaboration avec le département des Opérations.
Documentation
L'Assistant(e) assiste occasionnellement le Chef Projet et le Chef Projet Adjoint dans la préparation de documents supports pour des réunions et ateliers. Sous le contrôle du Chef de Projet Adjoint, il/elle veille à la tenue à jour de la bibliothèque documentaire du programme (Shared Drive) : standardisation des titres des fichiers, archivage et contrôle d'accès.
Autres responsabilités
Il/Elle assure toutes autres tâches en lien avec les missions du poste et à la demande du/de la superviseur(e), et respecte scrupuleusement les politiques, procédures et valeurs de TechnoServe, notamment en matière de protection et de sauvegarde.
Qualifications requises
Le poste exige un Bac+3 minimum en Gestion de Projets, Administration, Planification, Économie, Sciences Sociales ou domaine équivalent, ainsi qu'au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire combinant administration, logistique et appui technique dans un contexte de projet ou d'ONG. Une expérience antérieure avec TechnoServe ou une ONG de développement est fortement appréciée. Une expérience en rédaction de rapports d'activités, comptes rendus et documents programmatiques constitue un atout, tout comme une expérience en gestion de la relation avec des parties prenantes institutionnelles publiques et privées.
Aptitudes personnelles et organisationnelles
Le candidat retenu devra faire preuve d'un sens aigu de l'organisation, de rigueur et de priorisation, avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément dans des délais contraints. Il/Elle doit pouvoir travailler en équipe pluridisciplinaire et multiculturelle, disposer d'une excellente capacité relationnelle et de communication orale ainsi que d'une excellente capacité de rédaction. La discrétion, l'honnêteté et le sens des responsabilités sont attendus, de même qu'une capacité d'adaptation et d'initiative dans un environnement programmatique dynamique.
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