Consultant(e) en Appui Administratif et Financier -réf:FY26-103433-STRIDES-Consultant-RFP-004

Dans le cadre de la mise en œuvre des activités STRIDES Madagascar et de l'appui aux campagnes nationales contre la rougeole et la poliomyélite couvrant 116 districts, un renforcement temporaire de l'équipe Administration et Finance est nécessaire afin d'assurer le traitement rapide et conforme des opérations financières associées.

Formation / Diplômes

Ce besoin concerne notamment la gestion des avances, la liquidation et régularisation des dépenses, le paiement des équipes d'Independent Monitoring (IM), des activités LQAS, des formations, ainsi que l'appui aux opérations de démarrage et de mise en œuvre des activités STRIDES.

• 2. Objectif général Renforcer les capacités opérationnelles de l'équipe Administration et Finance afin d'assurer un traitement efficace, conforme et dans les délais des opérations administratives et financières liées aux activités STRIDES. . Durée et modalités de la consultation
• Nombre de consultants : 02
• Durée de la mission : 3 mois (Début Novembre 2026 à Janvier 2027)
• Type de contrat : Consultant individuel (Firm Fixed Price - FFP)

Localisation

• Lieu d'affectation : Antananarivo avec déplacements ponctuels si nécessaires
• Supervision: Finance Manager, Finance & Administration Director, STRIDES Project Director

Responsabilités

a. Principales responsabilités en Finance et Comptabilité :

• Préparer des rapports financiers périodiques pour FHI 360 - Madagascar ;
• Suivi de toutes les données sur factures liées aux des biens et services, des avances d’activités et voyage et les mettre dans le système GFAS correctement ;
• Initier les journaux de clôtures mensuels (caisse, avances, prépaiements, dépôts...etc)

Autres informations

• Procéder mensuellement à la réconciliation bancaire et autres comptes du bilan (balance Sheets)
• En collaboration avec l’équipe finance, procéder à l’archivage/classement régulier de toutes les pièces justificatives financières et les scanner quotidiennement pour être archivées sur un SharePoint site.
• Fournir une assistance technique aux personnes des finances et des Programmes si nécessaire ;
• En collaboration avec le Finance Manager, assurer le suivi des budgets et donner rapport au personnel des Programmes pour la prise de décision appropriée ;
• Coordonner la gestion et le suivi des avances de Voyage, des frais de déplacement ;
• Procéder à la préparation et suivi des demandes d’avances liées aux activités du projet, du traitement et du suivi des paiements des activités, de la vérification de l’exhaustivité et de la conformité des pièces justificatives, ainsi que de l’appui à la liquidation et à la clôture des avances terrain.
• Coordonner et maintenir des procédures de paiement après avoir vérifié l'exactitude et la conformité de toutes les dépenses ;
• Assurer la fluidité et en temps opportun de toutes les dépenses liées aux rapports et documentations d'audit ;
• Assurer l'exhaustivité des documents justificatifs et l'exactitude des entrées de l'information financière sur les formulaires normalisés ;
• Maintenir le système comptable de FHI 360 Madagascar fournir de la documentation ; pour les transactions comptables, entrer toutes les transactions et résoudre tout problème en apportant des clarifications ou documents comptables ;
• Suivre les comptabilisations des consommations des subawards des projets
• Effectuer d'autres tâches assignées par le superviseur ; b. Assistance administrative et programmatique
• Préparer et classer les dossiers administratifs des activités ;
• Fournir des appuis dans le cadre des processus des passations de marché ;

Missions principales

• Contribuer à la coordination et le suivi administratif des formations et ateliers, tout en apportant un appui logistique à l’organisation des réunions, des missions ainsi que des activités de terrain, dans le respect des procédures internes et des exigences du projet ;
• Mettre à jour les outils de suivi des activités financières, élaborer des tableaux de bord de suivi des paiements et régularisations, et assurer un suivi régulier des dossiers en attente
• Assurer la collecte des pièces justificatives des liquidations venant des programmes participants des ateliers et des formations ;
• Assurer la coordination de la gestion des courriers et des e-mails contenant les pièces justificatives relatives aux avances et aux liquidations, procéder à leur vérification et formuler les retours ainsi que les instructions nécessaires en vue des régularisations, le cas échéant, puis assurer la compilation et la numérisation des documents au format PDF
• Assurer à la compilation et la vérification de l’ensemble des pièces justificatives et documents de support relatifs aux paiements des fournisseurs, en veillant à leur exhaustivité et à leur conformité avant leur traitement Livrables attendus Livrable Échéance Plan de travail détaillé Semaine 1 Base de données de suivi des avances et paiements mise à jour Hebdomadaire Tableau de suivi des liquidations et régularisations Hebdomadaire Rapport mensuel des opérations traitées Fin de chaque mois Classement et archivage des dossiers financiers et administratifs Continu Rapport final de mission avec recommandations Fin de mission . Plan indicatif des activités sur 3 mois Période Activités principales Mois 1 Prise en main des dossiers, traitement des avances en attente, appui aux paiements des activités Rougeole et Polio, mise à jour des outils de suivi ; payement et suivi des arriérés prestataires et fournisseurs Mois 2 Traitement des paiements IM, LQAS et formations, prestataires, fournisseurs, régularisation des activités antérieures, suivi des dossiers en cours Mois 3 Appui aux activités de clôture, finalisation des paiements et régularisations, classement documentaire, reporting et transfert des dossiers

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