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Procurement Senior Associate
CDIil y a 6 jours
Description du poste
Dakar
CDI
Votre sécurité avant tout — lisez avant de vous déplacer. Taf4All se contente de référencer des offres publiées par des tiers. Nous ne sommes pas l'employeur, nous ne menons pas ces recrutements, et nous ne pouvons pas garantir ce qui se passe une fois le contact établi — vous traitez directement avec la personne ou l'entreprise derrière l'offre, à vos propres risques.
But du poste
L'Associé principal en approvisionnement assure le bon déroulement des opérations d'approvisionnement en fournissant un soutien, des conseils et des services fiables en matière de contrats, de processus et de collaboration avec les parties prenantes. Il apporte des services de soutien efficaces et rapides en matière d'approvisionnement et d'administration des contrats aux différents programmes gérés par son bureau. Ce rôle favorise une approche axée sur la qualité, le client et les résultats afin de garantir la conformité aux règles, réglementations, politiques et stratégies d'approvisionnement de l'UNOPS, tout en travaillant et en assurant la liaison avec les autres membres du personnel d'approvisionnement et diverses autres parties prenantes, notamment les chargés d'appui aux programmes, les conseillers techniques principaux, les gestionnaires de portefeuille et les assistants de portefeuille. Dans l'exercice de ses fonctions, l'assistant(e) principal(e) en approvisionnement travaille avec un minimum de supervision.
Soutien aux transactions d'approvisionnement
Il met en œuvre les mesures approuvées pour intégrer le développement durable dans le processus d'approvisionnement et s'assure que les dossiers soumis aux comités des contrats et des biens (CCB) soient complets. Il garantit l'exhaustivité de la documentation pour la préparation ou le traitement des bons de commande (BC), des contrats, des accords à long terme (ALT) ou de leurs modifications. Il effectue des études de marché régulières pour déterminer les sources d'approvisionnement en utilisant le Marché mondial des Nations Unies et d'autres sources externes pertinentes. Il met en place, améliore ou maintient la base de données des fournisseurs locaux, en veillant à la mise à jour régulière des bases de données d'informations et des fichiers et registres d'approvisionnement. Il génère des rapports d'état selon les besoins et s'assure de la disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d'audit et de révision.
Planification des approvisionnements, demandes d'achat et sourcing
Il collabore avec le personnel et les gestionnaires de projet à la préparation de leurs plans d'approvisionnement et d'attribution. Il maintient et met à jour les processus de suivi des approvisionnements pour les projets et fournit des commentaires sur les bons de commande au bureau demandeur. Il fournit aux entités requérantes des propositions sur les modalités de fourniture de biens, de travaux et de services, y compris les délais d'approvisionnement pour chaque étape, et vérifie que les demandes sont complètes. Il prépare des spécifications appropriées et complètes pour l'équipement et les matériaux, les profils de poste et les énoncés de travaux (SoW) en tant qu'éléments d'entrée pour les demandes de propositions (RFP), les demandes de devis (RFQ) et les invitations à soumissionner (ITB), en veillant à l'autorisation ou à l'approbation des unités d'approbation concernées. Il assure une liaison régulière avec les fournisseurs et les destinataires jusqu'à la livraison sécurisée des marchandises, suit l'avancement du processus et assure la liaison avec les fournisseurs tout au long du cycle d'approvisionnement. Il enquête sur les problèmes survenus après la commande, les résout et partage des rapports d'étape sur les questions d'approvisionnement. Il fournit des réponses orales ou écrites aux questions des projets, clients, entreprises et autres concernant les questions liées aux achats, et élabore des rapports mensuels sur les questions d'approvisionnement. Il assure la liaison avec l'unité logistique ou les projets lors de la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir les rapports de livraison appropriés, les rapports de réception et d'inspection (RRI) ou les certificats pertinents, tout en veillant à ce qu'un inventaire approprié soit effectué.
Soutien aux appels d'offres et aux soumissions
Il établit des listes restreintes d'entrepreneurs ou de fournisseurs appropriés pour les achats d'une valeur supérieure aux montants désignés, pour approbation par le ou les responsable(s) désigné(s). Il prépare et publie les manifestations d'intérêt (EOI), les demandes de prix (RFQ), les appels d'offres (ITB), les demandes de propositions (RFP) ou autres documents d'appel d'offres selon les besoins, en veillant à leur conformité avec les modèles approuvés par l'UNOPS et en sollicitant l'autorisation légale en cas d'ajustements nécessaires. Il collabore avec les clients des programmes ou des opérations demandeurs pour examiner et évaluer les offres ou propositions reçues et préparer des analyses pour les attributions de contrats moins complexes en vue de leur soumission au Comité des contrats et des biens (CPC) ou à tout autre organisme désigné par la loi. Il collabore avec les clients des programmes ou des opérations demandeurs pour soumettre des demandes au Comité des contrats et des biens du siège. Il organise les réunions du CPC (ou de l'organisme statutaire désigné) selon les besoins, en faisant circuler les documents à examiner au moins 24 heures à l'avance, et conserve les registres du CPC ou de tout autre organisme statutaire désigné.
Administration des contrats
Il assure le suivi de la signature des contrats par les fournisseurs, engage les fonds dans le système ERP et obtient les signatures nécessaires à l'approbation. Il diffuse les annonces de contrats et les attributions, tient à jour le système de contrats et de classement, ainsi que les bases de données et listes des meilleurs fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services.
Construction et partage des connaissances
Il organise, facilite ou dispense des formations et des initiatives d'apprentissage sur les achats à destination du personnel. Il apporte une contribution pertinente aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement. Il recueille et utilise de manière productive les commentaires, les idées et les connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques.
Compétences
Contract Management, Electronic Procurement, Logistics Management, Market Analysis, Procurement, Regulations, Risk Management.
Formation
Requis : diplôme d'études secondaires (ou équivalent) avec 7 ans d'expérience pertinente, ou un baccalauréat (ou l'équivalent) dans n'importe quelle discipline assorti de 3 ans d'expérience pertinente. Souhaitée : une certification ou une adhésion professionnelle reconnue à l'échelle mondiale ou nationale (par exemple, CIPS).
Expérience
Requise : l'expérience pertinente consiste à travailler dans le domaine des achats ou dans des domaines connexes ; l'expérience de l'utilisation d'outils de collaboration et de productivité (par exemple, MS Office, G-Suite, etc.) et de systèmes de gestion Web est requise. Souhaitée : une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d'organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement, ainsi qu'une expérience dans le domaine du développement ou de l'aide humanitaire.
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Votre sécurité avant tout — lisez avant de vous déplacer
Taf4All se contente de référencer des offres publiées par des tiers. Nous ne sommes pas l'employeur, nous ne menons pas ces recrutements, et nous ne pouvons pas garantir ce qui se passe une fois le contact établi — vous traitez directement avec la personne ou l'entreprise derrière l'offre, à vos propres risques.
- •Ne versez jamais d'argent — pour un dossier, une formation, une tenue ou un entretien. Un vrai employeur ne demande jamais au candidat de payer.
- •N'envoyez jamais de photo de votre pièce d'identité, passeport ou coordonnées bancaires avant d'avoir vérifié physiquement que l'employeur existe.
- •Donnez-vous toujours rendez-vous dans un lieu public, en journée — jamais une adresse isolée, un domicile privé, ou un lieu que vous ne pouvez pas vérifier à l'avance.
- •Dites précisément à un proche où vous allez, avec qui, et à quelle heure — partagez votre position en direct si possible.
- •Recherchez le nom de l'entreprise sur internet avant de vous déplacer : une vraie structure laisse des traces (site, avis, autres employés, adresse officielle).
- •Un salaire très supérieur à la moyenne du poste et de la ville doit vous alerter — redoublez de prudence.