Votre sécurité avant tout — lisez avant de vous déplacer. Taf4All se contente de référencer des offres publiées par des tiers. Nous ne sommes pas l'employeur, nous ne menons pas ces recrutements, et nous ne pouvons pas garantir ce qui se passe une fois le contact établi — vous traitez directement avec la personne ou l'entreprise derrière l'offre, à vos propres risques.
Description
Le secrétaire de direction assure des tâches organisationnelles et administratives au service du ou des dirigeants. Il gère l’agenda, les communications, la préparation des réunions et assure un soutien administratif pluridisciplinaire au sein de l’entreprise. Le secrétaire de direction est le plus proche assistant d'un dirigeant d'entreprise ou d'administration. Il facilite le quotidien de ce dernier en se chargeant de diverses tâches administratives et opérationnelles. Avis aux candidats ordonnés et polyvalents, désireux d'occuper des fortes responsabilités dans le domaine du secrétariat. Missions / Responsibilities / Activities Le rôle du secrétaire de direction consiste à faciliter la vie d'un dirigeant d'entreprise ou d'administration. Le périmètre de ses missions varie d'un employeur à l'autre, en fonction des besoins du dirigeant. Véritable bras droit tout-terrain de la direction, le secrétaire de direction peut être amené à mener des missions de différents ordres, telles que : accueillir les visiteurs recevoir et trier les appels , les transférer si nécessaire transférer les mails et parfois rédiger les réponses établir l’ agenda du directeur et lui faire parvenir des rappels préparer les déplacements organiser des événements et réunions internes , prendre des notes pour en proposer un compte-rendu classer, trier, archiver certains documents administratifs. Le secrétaire de direction sert de liaison entre les collaborateurs et la direction, pour le compte de laquelle il assure le suivi de certains dossiers (fournisseurs, clients, etc.). Planifier et coordonner les rendez-vous et déplacements du dirigeant Rédiger et diffuser les courriers, rapports et comptes rendus Préparer les réunions (ordre du jour, documents, réservation de salles) Gérer l’le téléphone et la messagerie, filtrer les informations Coordinateur entre les services et les interlocuteurs externes Gestion d’agenda, organisation des rendez-vous et réunions Gestion des appels téléphoniques, des courriers et des e-mails Préparation des dossiers, comptes-rendus et rapports Organisation des déplacements professionnels Classement et archivage des documents administratifs Coordination entre les différents services de l’entreprise Accueil des visiteurs et relations avec les clients ou prestataires En fonction de la structure, le secrétaire de direction peut également intervenir en support sur des tâches RH, comptables ou budgétaires. Job Requirements Compétences organisationnelles pour gérer les agendas, organiser des réunions, planifier des événements, etc... Maîtrise des outils bureautiques (logiciels de traitement de texte, de tableurs, de présentation et des systèmes de gestion de base de données). Compétences interpersonnelles et de communication : avoir la capacité de travailler en équipe, à gérer les interactions avec les clients et les fournisseurs et potentiellement résoudre les problèmes. Connaissances en gestion et en administration : compréhension des principes de base de la gestion d'entreprise et des compétences administratives. Discrétion et respect de la confidentialité. Adaptabilité et flexibilité. Esprit d'initiative et autonomie. Résistance au stress et sang-froid. Attention aux détails. Rigueur et minutie. S'il est une qualité indispensable pour le secrétaire de direction, c'est la polyvalence . Méthodique, autonome et organisé , il sait jongler avec de nombreuses missions de natures différentes. Sa rigueur , sa discrétion , lui valent la confiance de la direction. En
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