Supply Chain Officer -Travel and Fleet at Malteser International

Malteser International recrute un Supply Chain Officer – Travel and Fleet pour sa base de Maiduguri, dans l'État de Borno (Nigeria). Le poste est à pourvoir en temps plein, avec une prise de fonction dès que possible.

Malteser International est l'agence internationale d'aide humanitaire de l'Ordre Souverain de Malte. Depuis plus de 60 ans, elle apporte secours et soutien au relèvement des populations touchées par les conflits et les catastrophes à travers le monde. Les valeurs chrétiennes et les principes humanitaires constituent le fondement de son action. Présente dans plus de 30 pays en Afrique, dans les Amériques, en Asie, en Europe et au Moyen-Orient, l'organisation vient en aide aux personnes dans le besoin, sans considération de religion, d'origine ou de convictions politiques.

Malteser International est active au Nigeria depuis 2017. Dans le nord-est du pays, et plus particulièrement dans l'État de Borno, elle intervient dans le secteur WASH afin d'améliorer les conditions de vie des populations déplacées internes comme des communautés hôtes. Ces activités portent sur l'accès à l'eau potable, à l'assainissement et à l'hygiène : distribution de biens non alimentaires, solarisation de forages, réhabilitation de pompes manuelles, construction de latrines et promotion de l'hygiène. L'organisation applique une approche participative, sensible au genre et inclusive, et intervient également dans les domaines de la nutrition, de la sécurité alimentaire et des moyens de subsistance.

Responsabilités

Gestion des voyages

Le titulaire du poste coordonne les déplacements nationaux et internationaux du personnel et des visiteurs. Il gère les réservations de vols, les modifications, les annulations et les exigences liées aux voyages, ainsi que le traitement des visas et des STR pour les expatriés. Il travaille en lien avec les agences de voyage et les compagnies aériennes agréées, veille à ce que les demandes de voyage soient reçues et traitées dans les délais requis et tient à jour un tableau de suivi des voyages.

Il coordonne également les besoins d'hébergement et de transfert aéroportuaire, en collaboration avec l'équipe administrative d'Abuja et les assistants supply chain des bases terrain. Il surveille les coûts de voyage et identifie les possibilités d'économies, tout en s'assurant de la conformité des dispositions prises avec les procédures de l'organisation. Il assure le suivi des vols retardés, annulés ou modifiés et communique les mises à jour aux voyageurs, apporte son appui aux déplacements d'urgence et de dernière minute, et garantit une documentation appropriée des réservations et des dossiers associés. Enfin, il sensibilise régulièrement aux bonnes pratiques en matière de planification des voyages, notamment sur les vols, les risques liés aux déplacements et les mesures d'atténuation.

Gestion de la flotte

Le Supply Chain Officer coordonne la gestion quotidienne et l'utilisation des véhicules de l'organisation et des véhicules loués à MJK. Il prépare et tient à jour les plans d'allocation et de mouvement des véhicules, coordonne les affectations sur la base des plans approuvés et suit l'utilisation, le kilométrage et la disponibilité des véhicules.

Il tient les dossiers des véhicules et veille à la validité et à l'actualité de l'ensemble de leur documentation. Il coordonne la maintenance préventive et les réparations, suit les calendriers d'entretien et assure le suivi des réparations en cours. Il organise les inspections et les contrôles d'aptitude à la circulation, surveille la consommation de carburant et les coûts d'exploitation, et veille à la bonne tenue des carnets de bord.

Il rend compte au responsable des accidents, pannes et problèmes mécaniques majeurs, coordonne les relations avec les ateliers et les prestataires de services, et suit la performance des fournisseurs de véhicules sous contrat. Il apporte son appui aux processus d'achat de la flotte, au renouvellement des contrats et à l'évaluation des fournisseurs, et maintient à jour la base de données de la flotte.

Gestion des chauffeurs

Il coordonne les affectations des chauffeurs et les plannings quotidiens de déplacement à Maiduguri et à MJK, suit leur présence et leur disponibilité, et veille au respect des procédures de conduite et de sécurité de l'organisation. Il surveille la performance et la conduite professionnelle des chauffeurs, s'assure qu'ils tiennent correctement la documentation des véhicules et les carnets de bord, et organise les briefings ainsi que la communication de routine.

Il suit les heures supplémentaires des chauffeurs et les autres coûts de transport approuvés, signale au responsable les problèmes récurrents de performance ou de conformité, et apporte son appui aux évaluations périodiques et aux activités de renforcement des capacités des chauffeurs.

Le candidat doit justifier d'une expérience professionnelle pertinente d'au moins 3 à 5 ans en coordination des voyages et gestion de flotte, incluant la réservation de vols, l'hébergement, les demandes et autorisations de voyage, la planification des mouvements et la coordination, ou dans un rôle similaire. Une expérience préalable au sein d'une ONG, d'une ONGI, d'une agence des Nations Unies ou d'une organisation financée par des bailleurs est fortement souhaitable.

Ce que nous offrons

La rémunération est établie selon la grille salariale de Malteser International. Les autres avantages comprennent la prise en charge de la prime d'assurance vie de groupe, un package d'assurance santé (formule individuelle ou familiale) et un treizième mois. Les congés annuels, congés compensatoires, congés académiques, congés de mariage et congés pour raisons familiales sont applicables.

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