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La Congolaise des Routes recrute un Responsable administrative en CDD.
Description du poste
Sous l'autorité du Directeur Administratif, la Responsable Administrative assure la gestion et le suivi des dossiers administratifs de LCR. À ce titre, elle veille au traitement des courriers, au suivi des bons de commande et à la bonne tenue des documents administratifs. Elle assure également le suivi administratif des dossiers du personnel, participe à la préparation des éléments de paie et veille au suivi des contrats de travail et de leurs échéances. Elle contribue à la gestion des moyens généraux et assure le suivi administratif des factures fournisseurs ainsi que la préparation et le suivi des dossiers de paiement, conformément aux procédures internes de LCR. Elle veille à la bonne tenue, à la mise à jour et à l'archivage des dossiers qui lui sont confiés, et rend compte à sa hiérarchie des difficultés ou anomalies constatées.
Missions principales
A. Gestion et suivi des dossiers administratifs
Réceptionner, enregistrer, classer et archiver les courriers et documents administratifs. Assurer le suivi des courriers entrants et sortants et leur transmission aux personnes concernées. Préparer et assurer le suivi des bons de commande. Vérifier la présence des pièces nécessaires au traitement des dossiers administratifs. Mettre à jour les tableaux de suivi et assurer le classement physique et numérique des documents.
B. Suivi administratif RH et participation à la gestion de la paie
Collecter et mettre à jour les documents administratifs des salariés. Recueillir les éléments nécessaires à la préparation de la paie, notamment les absences, les congés et les heures supplémentaires. Assurer le suivi administratif des absences et des congés du personnel. Préparer les dossiers administratifs des nouveaux collaborateurs. Participer à la collecte des documents nécessaires à l'établissement des contrats de travail. Préparer et classer les documents relatifs aux entrées et aux sorties du personnel. Veiller au classement et à la confidentialité des dossiers du personnel.
Formation et expérience
Être titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 en gestion administrative, gestion des entreprises, comptabilité, ressources humaines ou dans un domaine équivalent. Justifier d'une expérience professionnelle de 2 à 3 ans dans un poste administratif ou dans un domaine similaire. Une expérience en gestion de la paie, suivi des contrats de travail, gestion des fournisseurs ou suivi des factures constitue un atout.
Compétences techniques
Bonne maîtrise du classement, du suivi et de l'archivage des dossiers administratifs. Connaissances en gestion administrative des ressources humaines. Capacité à assurer le suivi des contrats de travail et de leurs échéances. Connaissances en préparation des éléments variables de paie et en suivi des dossiers de paie. Capacité à rédiger des courriers et documents administratifs simples. Capacité à préparer des rapports, des notes et des comptes rendus. Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel. Capacité à assurer le suivi des commandes, des factures et des dossiers fournisseurs. Capacité à tenir à jour des tableaux de suivi administratif et à vérifier la présence des pièces justificatives. Connaissance des procédures administratives internes et respect des règles de confidentialité.
Compétences managériales
Capacité à organiser et à planifier les tâches administratives. Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais. Capacité à coordonner les activités administratives relevant de son périmètre. Capacité à assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément. Capacité à anticiper les échéances et à signaler les retards ou difficultés. Capacité à rendre compte régulièrement à sa hiérarchie de l'état d'avancement des dossiers. Capacité à solliciter l'avis ou l'arbitrage de la hiérarchie en cas de difficulté ou de décision dépassant ses attributions.
Compétences comportementales
Rigueur et attention portée aux détails. Sens de l'organisation et méthode dans le travail. Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
Responsabilités
Sens des responsabilités et respect des procédures internes. Esprit d'analyse et capacité à synthétiser les informations. Réactivité face aux demandes et aux imprévus. Bon relationnel et qualité des échanges avec les interlocuteurs internes et externes. Esprit d'équipe et capacité à travailler en collaboration avec les différents services. Capacité d'adaptation aux priorités et aux évolutions des besoins de l'entreprise. Sens du service et disponibilité dans le traitement des demandes. Capacité à communiquer clairement, à l'écrit comme à l'oral.
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