Administration & Logistics Manager, Yaounde, Cameroon

Administration & Logistics Manager — Yaoundé, Cameroun

Le International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires mondiales en aidant à restaurer la santé, la sécurité, l'éducation, le bien-être économique et le pouvoir des personnes dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l'appel d'Albert Einstein, l'IRC est l'une des plus grandes organisations non gouvernementales internationales humanitaires au monde, présente dans plus de 40 pays et 29 villes des États-Unis, aidant les populations à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés. Force pour l'humanité, les employés de l'IRC produisent un impact durable en redonnant sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes. Si vous êtes animé par la recherche de solutions et passionné par le changement, rejoignez-nous pour impacter positivement la vie de millions de personnes à travers le monde pour un avenir meilleur.

Aperçu du poste

L'Admin & Logistics Manager joue un rôle clé en supervisant et en gérant l'ensemble des fonctions administratives et logistiques du bureau pays de l'IRC. Ce poste garantit une prestation efficace, efficiente et conforme des services de support aux programmes et au personnel, permettant à l'organisation d'accomplir sa mission. Le manager dirigera une équipe et sera responsable de la gestion des actifs, de la flotte, des installations et de l'administration générale du bureau, en veillant au respect des politiques organisationnelles et des réglementations des bailleurs.

Responsabilités principales

1. Gestion logistique et de la chaîne d'approvisionnement

Gestion de la flotte : gérer la flotte de véhicules de l'organisation, y compris la maintenance, les réparations, le suivi de la consommation de carburant et l'allocation des véhicules. Veiller à ce que tous les chauffeurs et véhicules soient conformes aux réglementations de sécurité et aux politiques de l'organisation.

Gestion de l'entrepôt et des stocks : superviser la bonne gestion de tous les biens et fournitures, ce qui inclut la gestion des installations de stockage, la réalisation de comptages réguliers des stocks et la tenue de registres d'inventaire précis.

Gestion des actifs : maintenir un registre des actifs complet et à jour. Veiller à ce que tous les actifs soient correctement étiquetés, suivis et cédés conformément à la politique.

Transport : planifier et coordonner le transport sûr et ponctuel des biens, du matériel et du personnel vers les différents sites de projet.

2. Administration et gestion des installations

Administration du bureau : assurer le bon fonctionnement quotidien du ou des bureaux, ce qui inclut la gestion des fournitures de bureau, de l'équipement, des services publics et de la maintenance générale. Veiller au paiement dans les délais des factures liées à la gestion administrative.

Gestion des installations : superviser la sécurité, la maintenance et la réparation de tous les locaux de l'organisation, y compris les bureaux et les logements du personnel.

Voyages et hébergement : coordonner et gérer les dispositions de voyage pour le personnel, les consultants et les visiteurs, y compris les vols, les visas et les réservations d'hôtel.

Gestion de l'information : superviser la tenue d'un système de classement et de documentation approprié pour tous les dossiers administratifs et logistiques.

3. Gestion financière, budgétaire et reporting

Budgétisation : contribuer à l'élaboration des budgets annuels et spécifiques aux projets pour les activités administratives et logistiques.

Supervision financière : suivre et gérer les budgets logistiques et administratifs, en veillant à ce que les dépenses soient bien documentées et respectent les limites approuvées.

Reporting : préparer des rapports réguliers sur les activités logistiques et administratives, y compris les tableaux de suivi des achats, les rapports d'actifs et l'analyse de la flotte, pour examen interne et reporting aux bailleurs, à l'attention du superviseur chaque mois.

4. Leadership d'équipe et gestion du personnel

Supervision : superviser directement et encadrer les membres de l'équipe Admin et Logistique, y compris les chauffeurs, les agents d'entretien et les autres membres du personnel de soutien.

Renforcement des capacités : identifier les besoins de formation et fournir un accompagnement au personnel afin d'améliorer ses compétences et sa performance.

Gestion de la performance : mener des évaluations de performance régulières, fixer des objectifs et garantir un environnement de travail positif et efficace.

5. Conformité, sûreté et sécurité

Mise en œuvre des politiques : élaborer, réviser et faire appliquer les politiques administratives et logistiques ainsi que les procédures opérationnelles standard (SOP) conformément aux meilleures pratiques et aux exigences des bailleurs.

Gestion des risques : identifier proactivement et atténuer les risques liés aux opérations administratives et logistiques.

Sûreté et sécurité : veiller à ce que toutes les activités logistiques soient menées avec une forte priorité accordée à la sûreté et à la sécurité du personnel. Cela peut inclure la coordination avec les points focaux de sécurité et la mise en œuvre des protocoles de sécurité.

6. Suivi de la conformité réglementaire

Suivre et garantir le respect des exigences réglementaires établies en vertu de l'accord ou de la convention avec le gouvernement (Host Country Agreement), y compris le suivi des échéances et des obligations liées aux déclarations fiscales, aux exonérations et aux paiements (par exemple, droits de douane, TVA et autres taxes applicables). Assurer la liaison avec les autorités gouvernementales concernées et les équipes internes Finance/Compliance pour garantir des rapports et paiements en temps opportun, tenir des registres à jour de toute correspondance et de tout dépôt réglementaire, et signaler rapidement tout risque de non-conformité à la direction.

Exigences du poste

Formation (connaissances)

Licence en administration des affaires, logistique, gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans un domaine connexe. Un master est un plus.

Minimum de 5 à 7 ans d'expérience pertinente dans un rôle similaire, dont au moins 2 à 3 ans dans un poste de management ou de supervision, de préférence dans le secteur des ONG ou humanitaire.

Expérience avérée dans la gestion de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, y compris les achats, l'entreposage et le transport.

Une solide connaissance des réglementations des bailleurs est hautement souhaitable.

Excellentes compétences organisationnelles, de planification et de résolution de problèmes.

Solides capacités de leadership et de gestion d'équipe.

Maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels de gestion logistique.

Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité de travailler efficacement dans un environnement multiculturel.

Maîtrise de l'anglais ; le français est requis.

Compétences et aptitudes

Fort sens de l'intégrité personnelle. Souci du détail. Solides compétences de supervision. Capacité à gérer plusieurs tâches. Esprit d'équipe et capacités de résolution de problèmes. Capacité à travailler sous pression.

L'IRC et les employés de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans le IRC Way - Standards for Professional Conduct. Ces valeurs sont l'Intégrité, le Service et la Responsabilité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et fait respecter des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection de l'enfant, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité financière et la protection contre les représailles.

IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l'Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection de l'enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l'intégrité financière, et les représailles.

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Normes professionnelles

Tous les travailleurs du International Rescue Committee doivent adhérer aux valeurs et principes fondamentaux énoncés dans le IRC Way - Standards for Professional Conduct. Nos normes sont l'Intégrité, le Service, l'Égalité et la Responsabilité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et fait respecter des politiques sur la sauvegarde, les conflits d'intérêts, l'intégrité financière, ainsi que le signalement des manquements et la protection contre les représailles. L'IRC s'engage à prendre toutes les mesures préventives nécessaires et à créer un environnement où les personnes se sentent en sécurité, et à prendre toutes les mesures correctives nécessaires lorsqu'un préjudice survient. L'IRC constitue des équipes de professionnels qui promeuvent la réflexion critique, le partage du pouvoir, le débat et l'objectivité afin de fournir les meilleurs services possibles à nos clients.

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