Administration & Logistics Manager, Yaounde

Administration & Logistics Manager — Yaoundé

L'International Rescue Committee (IRC) intervient face aux pires crises humanitaires mondiales, en aidant à restaurer la santé, la sécurité, l'éducation, le bien-être économique et le pouvoir d'agir des populations touchées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l'appel d'Albert Einstein, l'IRC est l'une des plus grandes organisations internationales non gouvernementales humanitaires au monde, présente dans plus de 40 pays et 29 villes des États-Unis, où elle aide les personnes à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés. Force au service de l'humanité, les employés de l'IRC produisent un impact durable en redonnant sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes. Si vous êtes animé par la recherche de solutions et par une passion pour le changement, rejoignez-nous pour améliorer concrètement la vie de millions de personnes à travers le monde.

Présentation du poste

Le Manager Administration & Logistique occupe un rôle clé : il supervise et gère l'ensemble des fonctions administratives et logistiques du bureau pays de l'IRC. Il veille à la fourniture efficiente, effective et conforme des services de support aux programmes et au personnel, permettant à l'organisation d'accomplir sa mission. Le titulaire encadre une équipe et est responsable de la gestion des actifs, de la flotte, des installations et de l'administration générale du bureau, dans le respect des politiques organisationnelles et des réglementations des bailleurs.

Responsabilités principales

1. Logistique et gestion de la chaîne d'approvisionnement

Gestion de la flotte : gérer le parc de véhicules de l'organisation, y compris la maintenance, les réparations, le suivi de la consommation de carburant et l'affectation des véhicules. S'assurer que tous les chauffeurs et véhicules respectent les règles de sécurité et les politiques de l'organisation.

Gestion des entrepôts et des stocks : superviser la bonne gestion de tous les biens et fournitures, notamment les installations de stockage, la réalisation de comptages réguliers des stocks et la tenue de registres d'inventaire précis.

Gestion des actifs : tenir un registre des actifs complet et à jour. Veiller à ce que tous les actifs soient correctement étiquetés, suivis et cédés conformément à la politique en vigueur.

Transport : planifier et coordonner le transport sûr et ponctuel des biens, du matériel et du personnel vers les différents sites de projet.

2. Administration et gestion des installations

Administration du bureau : assurer le fonctionnement quotidien fluide du ou des bureaux, ce qui inclut la gestion des fournitures de bureau, de l'équipement, des services publics et de la maintenance générale. Veiller au paiement dans les délais des factures liées à la gestion administrative.

Gestion des installations : superviser la sécurité, la maintenance et la réparation de tous les locaux de l'organisation, y compris les bureaux et les logements du personnel.

Voyages et hébergement : coordonner et gérer les dispositions de voyage du personnel, des consultants et des visiteurs, notamment les vols, les visas et les réservations d'hôtel.

Gestion de l'information : superviser la tenue d'un système de classement et de documentation approprié pour tous les dossiers administratifs et logistiques.

3. Gestion financière, budgétaire et reporting

Budgétisation : contribuer à l'élaboration des budgets annuels et spécifiques aux projets pour les activités administratives et logistiques.

Suivi financier : suivre et gérer les budgets logistiques et administratifs, en veillant à ce que les dépenses soient bien documentées et respectent les limites approuvées.

Reporting : préparer régulièrement des rapports sur les activités logistiques et administratives, notamment les tableaux de suivi des achats, les rapports sur les actifs et les analyses de flotte, à destination de la revue interne et du reporting aux bailleurs, chaque mois, pour le superviseur.

4. Encadrement et gestion du personnel

Supervision : encadrer directement et accompagner les membres de l'équipe Administration et Logistique, y compris les chauffeurs, les agents d'entretien et les autres personnels de soutien.

Renforcement des capacités : identifier les besoins de formation et fournir un accompagnement au personnel afin d'améliorer ses compétences et sa performance.

Gestion de la performance : mener des évaluations de performance régulières, fixer des objectifs et garantir un environnement de travail positif et efficient.

5. Conformité, sûreté et sécurité

Mise en œuvre des politiques : élaborer, réviser et faire appliquer les politiques et procédures opérationnelles standard (SOP) administratives et logistiques, en ligne avec les meilleures pratiques et les exigences des bailleurs.

Gestion des risques : identifier et atténuer de manière proactive les risques liés aux opérations administratives et logistiques.

Sûreté et sécurité : veiller à ce que toutes les activités logistiques soient menées avec une forte priorité accordée à la sûreté et à la sécurité du personnel, ce qui peut inclure la coordination avec les points focaux sécurité et la mise en œuvre des protocoles de sécurité.

6. Suivi de la conformité réglementaire

Suivre et garantir le respect des exigences réglementaires établies dans le cadre de l'accord ou de la convention avec le gouvernement (Host Country Agreement), notamment le suivi des échéances et des obligations liées aux déclarations fiscales, aux exonérations et aux paiements (par exemple les droits de douane, la TVA et les autres taxes applicables). Assurer la liaison avec les autorités gouvernementales compétentes et les équipes internes Finance/Conformité afin de garantir un reporting et un paiement dans les délais, tenir des dossiers à jour de toute la correspondance et de tous les dépôts réglementaires, et signaler rapidement tout risque de non-conformité à la direction.

Formation et connaissances

Licence en administration des affaires, logistique, gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans un domaine connexe. Un master est un plus.

Minimum de 5 à 7 ans d'expérience pertinente dans un rôle similaire, dont au moins 2 à 3 ans à un poste de management ou de supervision, de préférence dans le secteur des ONG ou de l'humanitaire.

Expérience avérée dans la gestion de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, y compris les achats, l'entreposage et le transport.

Une solide connaissance des réglementations des bailleurs est fortement souhaitable.

Excellentes compétences en organisation, en planification et en résolution de problèmes.

Solides capacités de leadership et de gestion d'équipe.

Maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels de gestion logistique.

Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité de travailler efficacement dans un environnement multiculturel.

Maîtrise de l'anglais ; le français est requis.

Compétences et aptitudes

Fort sens de l'intégrité personnelle. Souci du détail. Solides compétences en supervision. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Esprit d'équipe et capacités de résolution de problèmes. Capacité à travailler sous pression.

L'IRC et ses collaborateurs doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans le IRC Way - Standards for Professional Conduct. Ces valeurs sont l'Intégrité, le Service et la Responsabilité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et fait respecter des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection de l'enfance, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité financière et la protection contre les représailles.

IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l'Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection de l'enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l'intégrité financière, et les représailles.

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Normes professionnelles

Tous les collaborateurs de l'International Rescue Committee doivent adhérer aux valeurs et principes fondamentaux énoncés dans le IRC Way - Standards for Professional Conduct. Nos standards sont l'Intégrité, le Service, l'Égalité et la Responsabilité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et fait respecter des politiques sur la sauvegarde, les conflits d'intérêts, l'intégrité financière, ainsi que le signalement des manquements et la protection contre les représailles. L'IRC s'engage à prendre toutes les mesures préventives nécessaires et à créer un environnement où chacun se sent en sécurité, ainsi qu'à prendre toutes les mesures correctives nécessaires lorsqu'un préjudice survient. L'IRC constitue des équipes de professionnels qui promeuvent la réflexion critique, le partage du pouvoir, le débat et l'objectivité afin de fournir les meilleurs services possibles à ses clients.

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