Administrative Assistant, Dakar, Senegal

EBRD - European Bank for Reconstruction and Development recrute un Administrative Assistant pour son bureau de Dakar, au Sénégal.

Identification du poste

Organization: EBRD - European Bank for Reconstruction and Development Country: Senegal City: Dakar Office: EBRD - European Bank for Reconstruction and Development in Dakar Requisition ID: 37044 Office Country: Senegal Office City: Dakar Division: Banking Countries of Operations Contract Type: Regular Posting End Date: 29/09/2026

Ce poste impliquant une collaboration avec des équipes internationales, il est demandé de soumettre votre CV en anglais.

Objet du poste

L'Assistant apporte un soutien administratif au personnel, notamment pour l'organisation des déplacements et une assistance de secrétariat dans la préparation de projets.

Responsabilités et attributions

Filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et les transmettre selon les besoins, en assurant un service d'accueil professionnel. Assurer la distribution du courrier et l'envoi de fax, en veillant à ce que la correspondance parvienne au bon collaborateur de la BERD. Gérer les agendas des banquiers si nécessaire, afin de contribuer au bon fonctionnement du bureau et des plannings des parties prenantes clés. Relire et rédiger la correspondance professionnelle courante pour la signature des banquiers, éditer, photocopier, scanner et relier des documents. Organiser des conférences téléphoniques, des visioconférences ainsi que des réunions externes et internes. Organiser les déplacements professionnels, y compris les démarches de visa, la préparation des ECF et le suivi du processus de remboursement. Apporter un soutien administratif à la préparation de projets, à la due diligence et au suivi : mise à jour des bases de données de projets et classement des documents de projet, préparation des formulaires de demande de contrat, communication avec l'équipe TC. Tenir le système de classement afin de garantir une récupération instantanée d'informations à jour (Project link) et mettre à jour les saisies DTM conformément aux procès-verbaux et notes de l'OPSCOM. Préparer l'OpsCom, notamment l'organisation des liaisons vidéo. Participer à l'organisation d'ateliers et de séminaires et préparer des présentations pour les réunions internes et externes. Travailler avec les missions en visite dans les domaines concernés. Remplacer la réceptionniste en son absence. Assurer d'autres tâches de secrétariat et d'administration ponctuelles selon les besoins. Selon le bureau régional, assister deux à trois juristes et traiter les questions liées à l'OGC, notamment le traitement des POA liés au projet, le traitement de la documentation juridique et sa conservation sécurisée, ainsi que le remplissage des formulaires OGC. Traduire de courts documents (1,5 à 2 pages maximum). Selon le bureau régional, une gestion de la petite caisse peut être requise. Selon le bureau régional, la coordination des questions de visa et d'enregistrement et la liaison avec le ministère des Affaires étrangères peuvent être confiées.

Connaissances, compétences, expérience et qualifications

Formation académique

Enseignement supérieur. Maîtrise de l'anglais, avec d'excellentes compétences de communication écrite et orale.

Expérience et connaissances

Expérience de secrétariat et d'administration indispensable. Bonnes compétences organisationnelles, attitude proactive et flexible au travail indispensable. Capacité à prioriser son propre travail et à agir de sa propre initiative. Bonnes compétences de communication, y compris une manière agréable et efficace de traiter les appels téléphoniques. Souci du détail et de l'exactitude. Capacité à bien gérer la pression. Capacité à établir des relations de travail efficaces avec des clients et des collègues dans un environnement multiculturel. Personne consciencieuse, fiable et flexible, avec une attitude professionnelle et serviable. Fort esprit d'équipe, avec la capacité de travailler de manière très efficace et avec bonne humeur et de gérer des missions simultanées impliquant un large éventail de

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