Head of Support Services

Le Danish Refugee Council (DRC), l'une des principales ONG humanitaires mondiales, intervient dans plus de 30 pays pour fournir une assistance et une protection adéquates aux réfugiés, demandeurs d'asile, déplacés internes, rapatriés, personnes en mouvement et populations locales vulnérables. Actuellement, DRC recherche un Head of Support Services hautement qualifié, basé à Caracas, au Venezuela.

DRC gère ses opérations au Venezuela sous la direction du bureau pays à Caracas et de quatre bureaux de terrain situés dans les États de Sucre, Apure et Zulia (Maracaibo et Santa Barbara de Zulia). DRC Venezuela met en œuvre une action intégrée couvrant les secteurs de la protection, de la sécurité alimentaire et des moyens de subsistance, de l'eau, de l'assainissement et de l'hygiène (WASH) et de la préparation aux catastrophes.

L'objectif global du rôle :

Le Head of Support Services (HoSS) assure la direction stratégique et la supervision de toutes les fonctions de soutien, garantissant des opérations efficaces, conformes et responsables à travers le programme pays. En tant que membre clé de l'équipe de direction senior, le HoSS dirige les fonctions de finance, de ressources humaines, de chaîne d'approvisionnement et d'achats, d'administration, de technologies de l'information et de gestion des risques et de la conformité, en veillant à ce que les politiques, procédures et exigences des donateurs de DRC soient systématiquement appliquées et que les capacités opérationnelles soutiennent efficacement la mise en œuvre des programmes.

Le rôle contribue à l'élaboration et à la mise en œuvre des stratégies pays, en traduisant les priorités organisationnelles en plans et systèmes opérationnels efficaces. Le HoSS fournit des conseils techniques et une orientation stratégique aux équipes de soutien à travers l'opération pays, tout en favorisant une coordination étroite avec les autorités nationales sur les questions réglementaires, fiscales, du travail, administratives et douanières.

Opérant au sein de l'un des programmes pays les plus importants et les plus complexes de DRC, le HoSS supervise les fonctions de soutien sur plusieurs sites, gère les diverses exigences de conformité des donateurs et assure la préparation opérationnelle dans les contextes d'urgence et de programmation à long terme. Le poste requiert un leader stratégique et axé sur les solutions, capable de prendre des décisions judicieuses dans des environnements dynamiques, d'anticiper les risques, de stimuler l'amélioration continue et de respecter les normes les plus élevées de responsabilité, de gestion et de transparence.

Responsabilités :

Gestion :

Diriger et gérer les responsables de soutien (y compris la planification des effectifs, la performance, le bien-être et le développement).

Gérer, livrer et rendre compte des opérations de soutien actuelles au Venezuela.

Mettre en place des équipes de soutien performantes en veillant à maintenir des approches de haute qualité.

Développer et améliorer les approches opérationnelles, la conformité et les systèmes, et soutenir le directeur pays pour construire et livrer des interventions efficaces et durables.

Être responsable du développement stratégique, de la gestion et de la mise en œuvre des opérations de soutien.

Garantir une assistance technique appropriée aux programmes, conformément aux priorités organisationnelles.

Assurer le soutien aux processus annuels de planification et de revue.

Assumer la responsabilité directe de veiller à ce que le programme DRC fonctionne conformément aux directives des fonctions de soutien de DRC.

Gestion opérationnelle :

Soutenir le directeur pays et l'équipe de direction senior dans les relations avec les donateurs et les autorités nationales, en particulier sur les questions de conformité, d'enregistrement, de fiscalité, de droit du travail et d'audit.

Superviser les unités de soutien opérationnel du pays en fournissant une direction stratégique et un soutien technique aux domaines sous sa supervision.

Superviser, auditer, contrôler et mettre en œuvre des actions correctives liées aux normes opérationnelles de DRC dans le domaine du soutien.

Veiller à ce que DRC conserve et développe continuellement sa capacité opérationnelle à fournir une réponse d'urgence rapide, en particulier dans ses systèmes d'approvisionnement et de transport.

Développer, maintenir et mettre à jour régulièrement le registre des risques pays et le plan de gestion des risques, en identifiant les principaux risques financiers, opérationnels, juridiques, de fraude et de réputation, et diriger la mise en œuvre et le suivi des mesures d'atténuation avec l'équipe de direction senior.

Veiller à ce que tous les systèmes administratifs et juridiques soient précis et maintenus.

Œuvrer au renforcement des capacités du personnel de soutien opérationnel à travers l'opération grâce à des sessions de formation fréquentes en cours d'emploi et un mentorat.

Contribuer au développement et à la mise en œuvre des initiatives mondiales de développement de DRC.

Gérer les services de soutien dans une opération vaste et exigeante :

Diriger la gestion de la trésorerie, des liquidités et des flux de trésorerie dans un environnement multi-devises : prévisions et planification rigoureuses, conservation et mouvement sécurisés des fonds, et arrangements de paiement et de transfert appropriés, en veillant à tout moment à la pleine conformité avec les réglementations nationales, les procédures de DRC et les exigences des donateurs, ainsi qu'avec les normes d'intégrité financière applicables à l'organisation.

Assurer une conformité systématique avec les exigences réglementaires, de filtrage et de diligence raisonnable applicables à DRC et à ses donateurs, y compris le filtrage des fournisseurs, partenaires et personnel, et l'escalade interne en temps opportun de tout problème identifié.

Maintenir l'enregistrement légal de DRC et sa conformité fiscale, du travail, migratoire et administrative entièrement à jour, en étroite coordination avec les autorités nationales compétentes ; surveiller les évolutions du cadre applicable et conseiller le directeur pays sur leurs implications opérationnelles et financières.

Prendre et assumer des décisions opérationnelles sous pression temporelle et sur la base d'informations incomplètes ou évolutives, en documentant les options envisagées, la justification et le risque résiduel accepté ; et démontrer un jugement clair sur le moment de décider, de consulter et d'escalader au directeur pays ou au siège.

Diriger la planification de la continuité des activités et des contingences pour les services de soutien, couvrant les infrastructures, l'énergie, la connectivité, la logistique, les douanes, le transport et les contingences financières, en veillant à ce que les stocks critiques, les fournisseurs alternatifs et les procédures de secours soient en place, documentés et testés périodiquement.

Veiller à ce que les services de soutien puissent augmenter et réduire rapidement leur capacité en réponse aux urgences soudaines, aux déclencheurs d'actions anticipatoires et aux changements de niveaux de financement, y compris l'utilisation correcte et documentée des modalités d'approvisionnement d'urgence, des dérogations et des renonciations.

Diriger la mise en place et la consolidation des services de soutien de la base de Caracas nouvellement établie couvrant la réponse d'urgence au tremblement de terre, les locaux et l'entreposage, les actifs et la flotte, le recrutement et l'intégration en urgence, les pipelines d'approvisionnement, les arrangements de trésorerie et bancaires, et une délégation d'autorité claire, en veillant à ce que la base devienne pleinement opérationnelle et conforme à la vitesse d'urgence tout en restant colocalisée avec le bureau pays.

Veiller à ce que les fonctions de soutien absorbent et servent la charge de travail de la réponse au tremblement de terre aux côtés du portefeuille de programmes régulier, y compris le déploiement, la contractualisation et l'administration du personnel de renfort et EMPACT, sans dégrader les normes de conformité ou le niveau de soutien fourni aux bases de terrain existantes.

Fournir une gestion à distance efficace et une supervision technique au personnel de soutien dans les bases de terrain situées à une distance considérable du bureau pays, grâce à une délégation d'autorité claire, des procédures simplifiées et adaptées au contexte, et des vérifications et contrôles ponctuels de routine.

Renforcer et surveiller la conformité financière, des achats et des ressources humaines des partenaires nationaux de mise en œuvre, en équilibrant la gestion des risques avec une approche basée sur le partenariat et le renforcement des capacités.

Diriger la préparation, la facilitation et le suivi des audits internes, des donateurs et statutaires à travers un portefeuille multi-donateurs diversifié, en veillant à la clôture en temps opportun des recommandations d'audit et à l'apprentissage organisationnel.

Diriger la prévention, la détection précoce et la réponse à la fraude et aux irrégularités dans les opérations et fonctions de soutien de DRC, en veillant à ce que les canaux de signalement sûrs soient connus et utilisés, et en soutenant les processus du Code de conduite sur demande.

Assumer le devoir de diligence envers le personnel travaillant sous charge de travail soutenue :

sûres, mesures de bien-être, gestion de la charge de travail et communication calme et cohérente pendant les périodes exigeantes.

Participer à l'équipe de gestion de crise du pays, en veillant à ce que les fonctions de soutien continuent de fonctionner pendant les urgences, les incidents opérationnels et les périodes de demande accrue.

Système ERP DRC Dynamics :

Veiller à ce que la fonctionnalité ERP soit correctement utilisée par le personnel concerné.

Appliquer les rapports et l'analyse de données de DRC Dynamics pour améliorer la performance globale.

Agir en tant qu'utilisateur intensif pour la plupart des fonctionnalités de projet et de finance.

Santé et sécurité au travail :

Connaître les progrès, les résultats et l'efficacité des actions entreprises dans la mise en œuvre et l'amélioration du système de gestion de la santé et de la sécurité au travail.

Se conformer aux exigences légales applicables à la santé et à la sécurité au travail dans chacun des processus qui leur correspondent.

Participer activement à la mise en œuvre et à l'amélioration du système de gestion de la santé et de la sécurité au travail.

Se conformer et faire respecter les programmes et plans établis du système de gestion de la santé et de la sécurité au travail.

Maintenir une rétroaction permanente sur les processus, plans et programmes dont ils sont responsables par la mise en œuvre d'actions correctives, préventives et d'amélioration.

Suspendre toute activité lorsqu'il est déterminé qu'elle n'est pas conforme aux réglementations légales actuelles et/ou internes liées à la santé et à la sécurité au travail ou qu'elle met en danger l'intégrité de celle-ci.

Participer activement à l'élaboration des plans d'action de sa compétence en santé et sécurité au travail.

Utiliser correctement les ressources fournies par l'entreprise en conjonction avec l'ARL pour l'éducation et la formation en santé et sécurité au travail.

Utiliser correctement les équipements, outils et éléments de protection personnelle fournis par l'entreprise.

Signaler fidèlement l'état de santé avant, pendant et après l'exécution des tâches pour lesquelles ils ont été embauchés.

Participer activement à l'identification des actions ou conditions dangereuses sur les lieux de travail.

Dans le cadre de son mandat de gestion des lignes, et en alignement avec les normes de leadership et les politiques de DRC, le titulaire du poste est responsable de :

Fournir un leadership et une direction à une équipe, en veillant à la clarté des rôles, des attentes et des normes de performance pour atteindre les buts et objectifs convenus.

Exercer la supervision budgétaire de l'équipe et l'autorité de décision là où elle est assignée.

Diriger ou contribuer aux processus de recrutement du personnel de leur équipe et mettre en œuvre les décisions de licenciement conformément au principe en deux étapes de DRC.

Mener et/ou approuver les évaluations de performance et assurer une rétroaction régulière et constructive pour soutenir l'amélioration continue.

Soutenir le développement professionnel des membres de l'équipe par le coaching, le renforcement des capacités et la planification du développement.

Traiter les problèmes de performance et disciplinaires, y compris la gestion des cas de Code de conduite référés à la direction, conformément aux politiques et procédures de DRC.

Dans le cadre du mandat de supervision technique dans le domaine thématique assigné et la portée géographique, le titulaire du poste est responsable de :

Fournir une direction technique, des conseils et, là où c'est mandaté, des instructions pour assurer la conformité avec les politiques, normes et stratégies de DRC.

Soutenir les gestionnaires et le personnel technique par une communication régulière, le renforcement des capacités et la promotion des meilleures pratiques.

Soutenir les gestionnaires dans l'évaluation des compétences techniques et de la performance du personnel technique le plus senior dans le pays et les bureaux de terrain.

Escalader et, là où c'est autorisé, traiter les problèmes de non-conformité ou de mauvaise performance conformément au mandat de supervision technique.

Participer au recrutement du personnel technique le plus senior dans le pays et les bureaux de terrain.

Expérience et compétences techniques :

Au moins 7 ans d'expérience dans un domaine pertinent.

Au moins 4 ans d'expérience en gestion de personnes.

Expérience dans un rôle similaire dans une ONG internationale.

Master en administration des affaires, finance, gestion de la chaîne d'approvisionnement, développement international, économie ou autre domaine pertinent. Une qualification professionnelle en comptabilité, audit ou chaîne d'approvisionnement (par exemple ACCA, CIMA, CPA, CIPS) est un atout. Une expérience professionnelle équivalente en gestion des services de soutien dans des opérations complexes peut être considérée.

Compétences en leadership prouvées et compétence en gestion de personnes.

Expérience prouvée en gestion opérationnelle et capacité dans des opérations vastes et complexes avec des environnements financiers, logistiques et de conformité exigeants, y compris des contextes multi-devises.

Expérience significative prouvée en gestion financière, de l'information et des systèmes.

Expérience significative en approvisionnement et processus d'appel d'offres.

Compréhension et expérience de la collecte de fonds institutionnelle.

Expérience de travail dans un système ERP, y compris les systèmes de chaîne d'approvisionnement, de finance et de ressources humaines.

Capacité démontrée à prendre des décisions judicieuses et opportunes sous pression, avec des informations incomplètes et des paramètres changeants, et à en être responsable.

Expérience prouvée en gestion de trésorerie et de liquidités dans des environnements multi-devises et dans des opérations avec une composante de trésorerie significative.

Connaissance pratique démontrée des exigences réglementaires, de filtrage et de diligence raisonnable applicables aux organisations humanitaires et à leurs donateurs.

Expérience de la direction d'audits de donateurs, internes et statutaires et de la gestion de la conformité dans un portefeuille multi-donateurs diversifié.

Expérience de travail avec des partenaires nationaux de mise en œuvre et de renforcement de leur capacité de conformité.

Expérience en planification de la continuité des activités, gestion de crise et augmentation ou réduction rapide des fonctions de soutien.

Expérience démontrée dans l'ouverture, la mise en place ou le renforcement rapide de bases de terrain et de systèmes de soutien en réponse à des urgences soudaines (tremblements de terre, inondations, déplacements massifs).

Capacité prouvée à diriger, motiver et tenir responsables des équipes dispersées gérées à distance.

Maîtrise professionnelle complète de l'anglais et de l'espagnol.

Nous offrons :

L'opportunité de faire partie de l'une des meilleures ONG mondiales.

Accès à plus de 1 000 formations en ligne gratuites et certifications.

Durée du contrat : 1 an renouvelable en fonction de la disponibilité du financement et de la performance satisfaisante.

Salaire : Sous la bande E Management, niveau 1. Conditions d'emploi pour le personnel national ou expatrié, selon le cas.

Assurance maladie.

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