Assistant(e) Administratif(ve) au Bureau de la Représentante, SSA, GS5, Kinshasa

Missions principales

.. Qualifications 1.

OBJECTIF

PRINCIPAL Le/La titulaire du poste fournira un appui administratif, organisationnel, documentaire et logistique de haute qualité au Bureau de la Représentante de l’OMS. Il/Elle veillera à la gestion efficace des correspondances, à la coordination des réunions, des missions et des événements officiels, à la tenue et à l’archivage des documents institutionnels, ainsi qu’au suivi rigoureux des décisions, recommandations et actions stratégiques du Bureau. Advertisement Le/La titulaire contribuera au bon fonctionnement quotidien du Bureau de la Représentante en assurant une coordination administrative efficace entre les programmes techniques, les fonctions d’appui, les sous-bureaux et les partenaires externes. Il/Elle veillera également à la qualité, à la conformité et à la transmission en temps opportun des documents soumis à l’attention de la Représentante, ainsi qu’à la bonne gestion des registres, des archives physiques et électroniques du Bureau de Pays. Sous l’autorité générale de la Représentante de l’OMS en République démocratique du Congo et sous la supervision directe de l’Executive Officer du Bureau de la Représentante, le/la titulaire du poste contribuera au renforcement de l’efficacité opérationnelle, à la fluidité des communications internes et externes et à l’application des procédures administratives de l’Organisation. 2. FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS A. Gestion administrative du Bureau de la Représentante

• Apporter un appui à la gestion quotidienne du secrétariat administratif du Bureau de la Représentante ;
• Maintenir un système de classement physique et électronique conforme aux procédures de l’OMS ;
• Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux réunions, missions officielles et visites de haut niveau ;
• Assurer la gestion et l’archivage des documents sensibles et confidentiels ;
• Veiller au respect des échéances fixées pour les actions requérant l’attention du Bureau de la Représentante ;
• Produire des tableaux de bord de suivi des correspondances, réunions et décisions ; B. Contrôle qualité des documents
• Assurer un contrôle qualité préalable de tous les documents soumis au Bureau de la Représentante avant leur réception officielle ou leur transmission pour examen et signature ;
• Vérifier la conformité des documents aux normes de l’OMS en matière de présentation, format, contenu, références, validation et circuit d’approbation ;
• S’assurer que les documents sont complets, cohérents, correctement rédigés et accompagnés des pièces justificatives requises ; Advertisement C. Gestion de l’agenda et des réunions
• Apporter un appui dans la gestion de l’agenda de la Représentante en coordination avec l’Executive Officer ;
• Tenir à jour un calendrier consolidé des principales activités du Bureau de Pays ; D. Appu à la gestion du registre, archivage et digitalisation
• Contrôler la qualité des opérations d’enregistrement, de classement et d’archivage ;
• Assurer le respect des procédures de gestion documentaire et de confidentialité ;
• Contribuer à la modernisation, à la digitalisation et à l’automatisation progressive du système de gestion documentaire ;
• Participer à la mise en place et à la maintenance d’un système électronique d’archivage ; E. Appui logistique et protocolaire
• Appuyer l’organisation des visites officielles, missions de haut niveau et cérémonies institutionnelles selon les orientations;
• Apporter un appui dans la coordination des aspects logistiques des réunions présidées par la Représentante ;
• Assurer la liaison administrative avec les services de sécurité, de transport et de protocole ;
• Faciliter l’accueil et l’orientation des délégations et partenaires. F. Appui administratif et financier
• Préparer les demandes administratives liées aux activités du Bureau de la Représentante,

Responsabilités

• Appuyer le suivi des dépenses administratives du Bureau. G. Autres responsabilités
• Rédiger des correspondances administratives en français et en anglais lorsque requis ;

Profil recherché

• Exécuter toute autre tâche confiée par la Représentante ou l’Executive Officer dans le cadre des activités du Bureau. 3. QUALIFICATIONS REQUISES Formation Essentielle Être titulaire d’un Diplôme d’État avec une spécialisation en Administration publique, Gestion des entreprises, Gestion administrative, Relations internationales, Sciences sociales ou dans tout autre domaine pertinent. Advertisement Désirable - Diplôme universitaire de premier cycle (Licence/Bachelor) en Administration publique, Gestion des entreprises, Gestion administrative, - Relations internationales, Sciences sociales ou dans un domaine connexe. - Formation complémentaire en gestion de bureau, administration, gestion documentaire ou gestion de projets. - Formation en archivage électronique, gestion de l'information ou gestion des documents. 4.

EXPÉRIENCE

Essentielle - Au moins cinq (5) années d’expérience progressive dans l’administration de bureau, l’assistanat exécutif, la coordination administrative ou la gestion documentaire ; - Expérience avérée dans la gestion de correspondances, de réunions et d’agendas de direction ; - Expérience dans l’archivage, le classement et la gestion de documents administratifs. Désirable

Expérience

• Expérience au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale ;
• Expérience dans un bureau de direction ou auprès d’un cadre supérieur ;
• Expérience dans la supervision de personnel administratif ;
• Expérience dans la digitalisation ou la gestion électronique des documents. 5 COMPÉTENCES
• Excellentes capacités d’organisation et de planification ;
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément ;
• Excellentes compétences rédactionnelles ;
• Sens élevé de la discrétion et de la confidentialité ;
• Aptitude à travailler sous pression et à respecter des délais serrés ;
• Excellentes capacités de contrôle qualité documentaire ;
• Bonne connaissance des principes de gestion documentaire et d’archivage ;
• Très bonne maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) ;

Compétences requises

• Excellentes aptitudes relationnelles et de communication ;
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel. Advertisement Compétences OMS
• Produire des résultats ;
• Communiquer de manière crédible et efficace ;
• Favoriser le travail d’équipe ;
• Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles ;
• Établir et promouvoir des partenariats à l’échelle de l’organisation. 6 LANGUES Essentielles
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit) ;
• Bonne maîtrise de l’anglais (oral et écrit), avec capacité à rédiger des courriels, comptes rendus et correspondances administratives. Désirables

Formation / Diplômes

• Connaissance d’une ou plusieurs langues nationales de la RDC. Information additionnelle Les candidatures doivent être soumises exclusivement en ligne via la plateforme de recrutement de l’OMS (Stellis) : https:

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