Accounts Payable Manager

La Mission des États-Unis à Bamako, au Mali, recherche un candidat qualifié pour le poste de responsable des comptes fournisseurs (Accounts Payable Manager) au sein de sa section des finances. Ce poste à temps plein est ouvert aux candidats éligibles et qualifiés.

Le salaire annuel est de [Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally] francs CFA. Le poste relève de la catégorie LE-0420-9 et est rattaché à l'ambassade de Bamako. La .

Le responsable des comptes fournisseurs supervise et exécute l'ensemble des services de comptabilité fournisseurs et clients pour toutes les agences ICASS abonnées à la mission. Il agit en tant que conseiller technique auprès de la haute direction et dirige les opérations financières de la mission afin de garantir un traitement rapide et précis des décaissements et des encaissements. Il est le superviseur principal du personnel LE Staff de l'unité des comptes fournisseurs (APU) et un mentor pour les fournisseurs de la mission et les clients du centre de gestion financière (FMC).

Le responsable est chargé de la planification, de la gestion et de l'exécution de tous les décaissements pour les agences d'État, desservies et non desservies. Il supervise des décaissements et des encaissements annuels respectifs de 25 millions et 5 millions de dollars, soit un total de 30 millions de dollars.

Il répartit la charge de travail entre le personnel de l'APU et veille à ce que tous les paiements soient traités dans le respect des délais de paiement rapides. Il audite le rapprochement et les pièces justificatives de tous les types de bons, y compris les bons d'achat et les bons non liés aux achats. Il analyse le cycle de traitement des paiements, la vérification des paiements, les rapports du système de paiement FMC, les transactions rejetées et la coordination des factures invalides.

Il supervise l'analyse des factures d'achat, le rapprochement et la détermination des paiements pour toutes les factures associées aux bons de commande et aux contrats. Il gère le rapprochement de contrats complexes, notamment les contrats de garde locale, l'assurance du personnel LE Staff et les télécommunications. Cela implique une collaboration avec le service des achats (GSO Procurement), les représentants des agents contractants (COR) et les clients ICASS de la mission pour garantir que le FMC soutient l'exécution des paiements conformément aux directives contractuelles ou d'achat, le rapprochement des comptes fournisseurs et des notes de crédit, et la facilitation des clôtures de contrats.

Il examine les dossiers de bons compilés par l'équipe de traitement des comptes fournisseurs (APT) pour s'assurer que toutes les pièces justificatives pertinentes sont disponibles pour vérifier que les paiements sont légaux, appropriés et corrects.

L'APT supervise l'analyse, le rapprochement et la détermination des paiements pour toutes les demandes de paiement non liées aux achats, telles que les services publics, les indemnités, les remboursements d'employés et les avantages. D'autres demandes de paiement non liées aux achats comprennent les paiements de bail électronique (eML), les allocations d'éducation et les subventions scolaires, où les pièces justificatives peuvent provenir de différentes sections, ce qui exige une collaboration avec les sections de la mission, notamment : GSO Procurement, GSO Travel, GSO Housing, le centre de services d'information, le service de courrier, GSO Customs and Shipping, l'unité médicale.

L'APT certifie le dossier de paiement dans l'application financière RFMS.

Le responsable gère les paiements par carte d'achat et de voyage, en s'assurant que les relevés mensuels sont analysés, rapprochés et approuvés correctement pour respecter les délais de paiement. Il est le responsable désigné de la facturation pour les programmes de cartes d'achat et de voyage GSA, avec la responsabilité de vérifier que tous les relevés sont entièrement payés pour éviter toute interruption des services critiques de la mission.

Il vérifie que tous les paiements de subventions sont conformes aux termes du programme fédéral d'aide aux subventions. En collaboration avec les représentants des agents de subventions, il s'assure que tous les paiements de subventions traités par l'APU respectent les programmes fédéraux d'aide, en aidant aux exigences de rapport et à la facilitation des clôtures de subventions. La valeur annuelle totale du programme fédéral d'aide dépasse 50 millions de dollars.

Comptabilité clients : Le responsable gère le programme de comptabilité clients de la mission, ce qui comprend la génération de factures, le rapprochement des paiements et l'émission d'avis de retard conformément à la section 4 FAM 490. Il assure la liaison avec les caissiers du FMC concernant les paiements des caissiers et les encaissements. Il transmet les créances en souffrance au bureau du contrôleur et au centre de services financiers mondiaux (CGFS) pour des actions de recouvrement supplémentaires.

Les créances comprennent : les contributions aux frais de résidence officielle (ORE), l'utilisation personnelle des services de télécommunication, les frais de transport domicile-travail, les biens endommagés ou perdus, les avances de voyage, les avances de salaire, les frais de surpoids pour les effets ménagers expédiés.

Le responsable s'assure que les paiements anticipés aux fournisseurs sont suivis afin que les fonds du gouvernement américain soient entièrement remboursés.

Gestion des remboursements de TVA : Le responsable supervise le processus officiel de remboursement de TVA pour la mission et les remboursements personnels de TVA USDH, le cas échéant. Il est responsable de vérifier que toutes les dépenses de TVA éligibles sont réclamées pour remboursement et collectées auprès de la source de financement appropriée. Il conseille les parties prenantes concernées sur l'état de leurs remboursements respectifs. Il conseille les bureaux régionaux et fonctionnels sur l'état des remboursements de TVA et les délais applicables. Il assure la liaison avec l'autorité fiscale locale pour résoudre les litiges.

Qualifications et évaluations : Exigences : Tous les candidats sélectionnés doivent être en mesure d'obtenir et de détenir une habilitation de sécurité. Ils seront soumis à une enquête de sécurité et pourront être soumis à un examen médical préalable à l'emploi. Le candidat sélectionné doit être en mesure de commencer à travailler dans un délai raisonnable après réception de l'autorisation de l'agence et/ou des habilitations/certifications, sinon sa candidature peut être annulée.

Exigences en matière d'éducation : Diplôme de baccalauréat (ou équivalent local) d'une université en finance, comptabilité, administration des affaires ou domaine connexe.

Évaluations : Vous serez évalué par rapport aux qualifications et exigences de cet avis de vacance.

Vous pourriez être invité à passer un test de langue ou de compétences préalable à l'emploi. Vous devez remplir le formulaire de candidature et fournir les documents requis. Votre candidature doit répondre à toutes les qualifications et exigences du poste, y compris l'éducation, l'expérience, la langue et toutes les connaissances/compétences/aptitudes énumérées. Si vous ne soumettez pas une candidature complète, votre candidature peut être disqualifiée pour ce poste.

Expérience : Cinq ans d'expérience dans un ou plusieurs aspects de la gestion financière ou dans un environnement de travail qui comprend une aptitude pour les chiffres et/ou des tâches liées aux détails, telles que la comptabilité, le décaissement, la tenue de livres, les finances ou l'administration des affaires. Au moins un an d'expérience dans un poste de supervision est requis.

Langue : Niveau d'anglais courant (ceci peut être testé).

Connaissances professionnelles : Doit démontrer de solides compétences en leadership, être capable de penser, d'agir, de planifier, de communiquer et d'écrire conformément aux exigences de gestion américaines. Doit avoir la capacité d'identifier les tendances financières, d'analyser l'impact opérationnel et de proposer des solutions. Possède un haut niveau de compétences interpersonnelles afin de pouvoir faire accepter des recommandations relatives aux questions financières. Doit servir le public avec courtoisie. Doit être habile à traiter avec tact avec tous les niveaux du personnel du gouvernement américain et les

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