Accounts Payable Manager

Accounts Payable Manager

La Mission des États-Unis à Bamako/Mali recherche des candidats éligibles et qualifiés pour le poste de Accounts Payable Manager au sein de la Section des Finances.

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Le/La Accounts Payable Manager (APM) est responsable de superviser et d'exécuter l'ensemble des services de comptabilité fournisseurs et clients pour toutes les agences ICASS abonnées de la Mission. Il/Elle sert de conseiller(ère) technique auprès de la haute direction de la Mission et dirige les opérations financières de la Mission afin de garantir que les décaissements et les encaissements sont traités en temps voulu et avec précision. Il/Elle est le/la superviseur(trice) principal(e) du personnel LE Staff de l'Unité de comptabilité fournisseurs (APU) et un(e) mentor(e) et formateur(trice) pour les fournisseurs de la Mission et les clients du Centre de gestion financière (FMC).

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Le/La Accounts Payable Manager est responsable de la planification, de la gestion et de l'exécution de tous les décaissements pour les agences de l'État, les agences desservies et non desservies. Il/Elle supervise et gère respectivement les décaissements et les encaissements pour 25 et 5 millions de dollars, soit un total de 30 millions de dollars par an.

Le/La APM supervise la répartition de la charge de travail parmi le personnel de l'APU, en veillant à ce que tous les paiements soient traités conformément aux délais de paiement rapides. Il/Elle audite le rapprochement et les documents justificatifs pour tous les types de bons, y compris les bons de procurement et les bons non liés aux achats. Il/Elle effectue l'analyse du cycle de traitement des paiements, la vérification des paiements, les rapports du système de paiement FMC, les transactions rejetées et la coordination des factures invalides.

Le/La APM supervise l'analyse des factures d'achat, le rapprochement et la détermination des paiements pour toutes les factures associées aux bons de commande et aux contrats. Il/Elle gère le rapprochement de contrats complexes, y compris les contrats de la force de garde locale, l'assurance du personnel LE Staff et les télécommunications.

Cela implique de travailler en collaboration avec le service des achats GSO, les représentants des agents contractants (COR) et les clients ICASS de la Mission pour garantir que le Centre de gestion financière (FMC) soutient l'exécution des paiements conformément aux directives contractuelles et/ou d'achat, le rapprochement des comptes fournisseurs et des notes de crédit, et la facilitation de la clôture des contrats.

Le/La APM examine les dossiers de bons compilés par l'APT pour s'assurer que tous les documents justificatifs pertinents sont disponibles pour vérifier que les paiements sont légaux, appropriés et corrects.

Formation et diplômes

L'APT supervise l'analyse, le rapprochement et la détermination des paiements pour toutes les demandes de paiement non liées aux achats, telles que les services publics, les indemnités, les remboursements aux employés et les avantages. Les autres demandes de paiement non liées aux achats comprennent les paiements de bail modèle électronique (eML), les allocations d'éducation et les subventions scolaires, où les documents justificatifs peuvent être reçus de différentes sections, ce qui exige une collaboration avec les sections de la Mission, notamment :

• Medical UnitL'APT certifie le dossier de paiement dans l'application financière RFMS.

Le/La APM gère les paiements par carte d'achat et de voyage, en veillant à ce que les relevés mensuels soient analysés, rapprochés et approuvés correctement pour garantir que les délais de paiement sont respectés. Il/Elle sert d'agent de facturation désigné pour les programmes de carte d'achat et de voyage GSA, avec la responsabilité de vérifier que tous les relevés sont entièrement payés pour éviter toute interruption des services critiques de la Mission.

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Le/La APM vérifie que tous les paiements de subventions sont conformes aux termes du programme d'aide fédérale. En collaboration avec les représentants des agents de subventions, il/elle s'assure que tous les paiements de subventions traités via l'APU sont conformes aux programmes d'aide fédérale, en aidant aux exigences de rapport et à la facilitation de la clôture des subventions. La valeur annuelle totale du programme d'aide fédérale est de plus de 50 millions de dollars.

Gestion des comptes clients

Le/La APM gère le programme de comptes clients de la Mission, ce qui comprend la génération de factures de recouvrement, le rapprochement des paiements et l'émission d'avis de retard conformément à la norme 4 FAM 490. Il/Elle assure la liaison avec les caissiers du FMC concernant les paiements des (sous)caissiers et les recouvrements des comptes clients. Il/Elle transmet les créances en souffrance au Bureau du Contrôleur et au Centre mondial de services financiers (CGFS) pour une action de recouvrement ultérieure.

Les créances comprennent :

• Contributions aux frais de résidence officielle (ORE)
• Utilisation personnelle des services de télécommunication
• Frais de transport domicile-travail
• Biens endommagés ou perdus
• Avances de voyage
• Avances de salaire
• Frais de surpoids pour les effets personnelsLe/La APM s'assure que les prépaiements aux fournisseurs sont suivis afin que les fonds du gouvernement américain soient entièrement remboursés.

Gestion des remboursements de TVA

Le/La APM supervise le processus officiel de remboursement de la TVA pour la Mission et les remboursements personnels de TVA USDH, le cas échéant. Il/Elle est responsable de vérifier que toutes les dépenses officielles éligibles à la TVA sont réclamées pour remboursement et collectées auprès de la source de financement appropriée.

Le/La APM conseille les parties prenantes concernées sur le statut de leur remboursement respectif. Il/Elle conseille les bureaux régionaux et fonctionnels sur le statut des remboursements de TVA et les délais applicables. Il/Elle assure la liaison avec l'autorité fiscale locale pour résoudre les litiges.

Qualifications et évaluations

Exigences :

• Tous les candidats sélectionnés doivent être en mesure d'obtenir et de détenir une habilitation de sécurité.
• Tous les candidats sélectionnés seront soumis à une enquête de sécurité et pourront être soumis à un examen médical préalable à l'emploi.
• Le candidat sélectionné doit être en mesure de commencer à travailler dans un délai raisonnable après réception de l'autorisation de l'agence et/ou des habilitations/certifications, sinon sa candidature peut être rejetée.Exigences en matière d'éducation :

Licence (ou équivalent local) d'une université en finance, comptabilité, administration des affaires ou domaine connexe.

Évaluations :

Vous serez évalué(e) en fonction des qualifications et des exigences de cet avis de vacance.

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Vous pourriez être invité(e) à passer un test de langue ou de compétences préalable à l'emploi.

Vous devez remplir le formulaire de candidature et fournir les documents requis. Votre candidature doit aborder toutes les qualifications et exigences du poste, y compris l'éducation, l'expérience, la langue et toutes les connaissances/compétences/aptitudes énumérées. Si vous ne soumettez pas une candidature complète, votre candidature peut être disqualifiée pour ce poste.

Expérience :

Cinq ans d'expérience dans un ou plusieurs aspects de la gestion financière ou dans un environnement de travail qui comprend une aptitude pour les chiffres et/ou les tâches liées aux détails, telles que la comptabilité, le décaissement, la tenue de livres, les finances ou l'administration des affaires.

Au moins un an d'expérience dans un poste de supervision est requis.

Langue : Niveau d'anglais courant (ceci peut être testé).

Connaissances professionnelles :

Doit démontrer de solides compétences en leadership, être capable de penser, d'agir, de planifier, de communiquer et d'écrire conformément aux exigences de gestion américaines. Doit avoir la capacité d'identifier les tendances financières, d'analyser l'impact opérationnel et de proposer des solutions. Possède un haut niveau de compétences interpersonnelles afin de pouvoir faire accepter des recommandations relatives aux questions financières. Doit servir le public avec courtoisie. Doit être habile à traiter avec tact avec tous les niveaux du personnel du gouvernement américain et les

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