Un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier (ère) Bureau de Kayes

TREE AID MALI recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) pour son bureau de Kayes, au Mali.

Sous l'autorité du Chargé de projet et la supervision technique directe du Chargé des Finances, en collaboration avec tout le personnel de TREE AID MALI, le/la titulaire du poste aura pour principales missions :

Gestion Administration et RH du bureau :

• Surveiller les locaux et s'assurer que tous les aspects logistiques du bureau sont convenablement gérés en vue de son fonctionnement harmonieux ;

• Assurer la gestion des installations et du matériel du bureau ;

• Rédiger les correspondances ;

• Gérer les courriers arrivés et départ du bureau ;

• Gérer le personnel conformément à la politique et aux règles et procédures de Tree Aid.

Gestion financière et comptable :

• Gestion de la petite caisse, et journal de caisse, y compris les rapprochements ponctuels et mensuels ;

• Allocation des transactions dans un code des comptes, et la préparation des rapports pour l'équipe financière TAMa ;

• Traiter toutes les factures et en superviser le paiement y compris la préparation et la signature des chèques ;

• Gérer et réconcilier les avances pour la mise en œuvre des activités du programme et les visites de TAMa ;

• Gérer et faire des rapports sur les dépenses de la petite caisse du bureau ;

• Soutenir les préparations de budgets et prévisions financières du bureau ;

• Appui aux audits du projet et du bureau ;

• Familiarisation et suivi des politiques de groupe et des procédures du manuel financier ;

• Suivre le processus d'achat des fournitures et équipements de bureau et appuyer le personnel dans l'utilisation de l'équipement du bureau ;

• Mettre régulièrement à jour l'inventaire de l'équipement du bureau et mener des vérifications de routine ;

• Mettre en œuvre des systèmes de classement financiers efficaces sur une base régulière tout en mettant l'accent sur la possibilité de retrouver facilement les informations et en cas de nécessité, faire des recommandations pour l'amélioration des systèmes.

Gestion financière projets et partenaires :

• Assister le Projet Officer et le Coordinateur Régional dans l'utilisation du chauffeur et la maintenance régulière des véhicules, y compris l'approvisionnement en carburant ;

• Suivre les paiements des subventions des projets aux partenaires de mise en œuvre ;

• Préparer avec les partenaires les rencontres, ateliers, visites de suivi & évaluations des différents projets ;

• Entreprendre la préparation logistique, y compris l'acquisition d'équipements et services divers pour les rencontres et visites diverses ;

• Assister le Finance Officer et les équipes de projets dans la gestion des contrats avec les tiers ;

• Appuyer l'élaboration des stratégies de soutien aux partenaires en matière de gestion administrative et financière.

Autres :

• Préparer et participer aux rencontres régulières de gestion stratégique du bureau et du programme de Tree Aid au Mali ;

• Préparer et participer à vos évaluations semestrielles et annuelles de performance avec votre supérieur hiérarchique ;

• Organiser et diriger des rencontres périodiques d'appui et de supervision avec le personnel sous votre responsabilité : chauffeurs, stagiaires, volontaires, etc. ;

• Evaluer les performances semestrielles et annuelles du personnel sous votre responsabilité ;

• Superviser la gestion du véhicule du projet ;

• Participer aux rencontres extérieures impliquant le bureau ou les projets, suivant les orientations du supérieur hiérarchique.

Missions principales :

• Préparer les missions d'audits ;

• Effectuer un contrôle financier des documents des projets ;

• Suivre strictement les procédures et directives internes de Tree Aid ;

• Effectuer toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique.

Facteurs clés de réussite au poste (E = indispensable, D = souhaitable) :

• Prompt à communiquer de façon efficace avec les partenaires des projets (E) ;

• Communiquer de façon claire et accessible les informations financières aux parties prenantes des projets (E) ;

• Faire preuve de soutien efficace au Chef d'Équipe Technique et aux autres membres du personnel du programme de Tree Aid (E) ;

• Bonne communication et bonne collaboration avec l'ensemble du personnel aussi bien que les partenaires et autres

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