Responsable Finances, Administration, et Ressources Humaines

Responsable Finances, Administration, et Ressources Humaines

Mines Advisory Group (MAG) recrute un(e) Responsable Finances, Administration, et Ressources Humaines pour son bureau de Cotonou, Bénin. Ce poste est placé sous la gestion hiérarchique du Responsable de Programmes / Représentant.e Pays et encadre une équipe de 1 à 3 employés.

Contexte du poste

MAG est une organisation humanitaire internationale qui œuvre pour un avenir sûr pour les femmes, les hommes et les enfants touchés par la violence, les conflits et l'insécurité. Sa mission est de sauver des vies et de construire un avenir plus sûr en éliminant les mines et les restes explosifs de guerre, et en réduisant l'impact des armes légères et de petit calibre et des munitions sur les personnes et les communautés. MAG travaille principalement avec et pour les communautés, car « tout est question de personnes ».

Les valeurs de MAG guident chaque action : déterminés, experts, intègres, compassionnés et inclusifs. Chaque membre de l'équipe contribue à une culture positive en incarnant ces valeurs au quotidien.

Objectif du poste

Le/la Responsable Finances, Administration, et Ressources Humaines dirige et supervise les fonctions financières, administratives et de gestion des ressources humaines du programme de MAG au Bénin. Il/elle garantit la conformité, l'efficacité opérationnelle, une gestion financière rigoureuse et une gestion efficace du personnel afin de soutenir la mise en œuvre des programmes et les objectifs organisationnels. Il/elle contribue également à la gestion stratégique du programme en tant que membre de l'équipe de management, notamment en matière de gestion des risques, de prise de décision et de planification organisationnelle.

Missions principales

1. Finances

a. Gestion financière :

• Assurer la supervision globale de la fonction Finance de MAG Bénin.

• Superviser et revoir le travail du/de la Finance Officer afin de garantir l'exactitude, l'exhaustivité et la conformité des opérations financières.

• Effectuer des contrôles réguliers des écritures comptables, rapprochements bancaires, journaux de caisse et pièces justificatives, et des prévisions de trésorerie.

• S'assurer de la qualité et de la ponctualité des clôtures mensuelles et annuelles.

• Assurer la revue et la validation des prévisions de trésorerie, des demandes de fonds et des clôtures comptables préparées par le/la Chargé.e des Finances.

• Examiner et valider les paiements conformément à la matrice de délégation d'autorité de MAG.

• Coordonner l'élaboration des budgets annuels, des prévisions budgétaires et des propositions de projets.

• Assurer le suivi financier mensuel des subventions et veiller au respect des exigences des bailleurs.

• Produire et analyser les rapports financiers réguliers afin d'appuyer la prise de décision et le pilotage du programme.

• Analyser les écarts budgétaires et les performances financières du programme et recommander les mesures correctives nécessaires.

• Soutenir la revue des rapports financiers des partenaires et les documents justificatifs afin d'assurer leur conformité avec les accords de partenariat et les obligations du contrat principal.

b. Contrôles financiers, conformité et gouvernance :

• Assister le/la Responsable de Programme dans le maintien de contrôles financiers solides au sein des bureaux et activités de MAG, conformément aux exigences organisationnelles, légales, des bailleurs, du pays hôte et du siège.

• Veiller au développement et à la bonne application des politiques financières et des procédures internes de MAG.

• Veiller au respect des réglementations fiscales locales et régionales applicables dans le cadre de la mise en œuvre des programmes et du reporting financier, notamment l'impôt sur le revenu, les cotisations sociales, l’AIB, l’IRF, etc.

• Coordonner et appuyer la préparation des états financiers annuels statutaires.

• Appuyer la préparation du rapport financier annuel du programme.

• Coordonner et appuyer les audits internes et externes et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations.

• Assurer la représentation institutionnelle de MAG auprès des banques, auditeurs externes, autorités fiscales et autres partenaires financiers.

• Identifier, analyser et signaler les risques financiers susceptibles d'affecter le programme et recommander des mesures d'atténuation appropriées.

• Contribuer au suivi du registre des risques du programme.

2. Administration et Ressources Humaines

• Assurer le leadership de la fonction Ressources Humaines de MAG Bénin et conseiller le/la Responsable de Programme sur toutes les questions liées au personnel.

• Leader le développement et l’adaptation des politiques RH et administratives de MAG.

• Veiller à la conformité des politiques, pratiques et procédures RH avec la législation béninoise et les politiques institutionnelles de MAG.

• Veiller à la bonne application des politiques RH, du Manuel du personnel, du règlement intérieur et des procédures internes de MAG.

• Superviser et valider le processus de paie et garantir son exactitude, sa conformité et son traitement dans les délais.

• Veiller à la conformité des déclarations administratives, sociales et réglementaires requises par la législation béninoise.

• Superviser la bonne gestion administrative du personnel, y compris les congés, les dossiers du personnel et les documents contractuels, ainsi qu’à l’archivage de tous les documents RH.

• Gérer les processus de recrutement, d'intégration, de mobilité et de départ du personnel.

Profil recherché

Le texte source ne précise pas de diplôme ou d'expérience spécifique. Cependant, une copie des diplômes, du casier judiciaire et les

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