Administrative & Financial Assistant
Référence : JKMLUNDP/2907/202631
Lieu : Bamako (Mali)
Contexte
Dans le cadre de ses opérations de sécurité fournies à tout le personnel et aux opérations des Nations Unies, le Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies (UNDSS) gère un budget partagé de sécurité à coût local (LCSSB) de plus d'un million de dollars, en plus de la gestion d'une équipe de 62 personnes basées à Bamako et dans sept autres bureaux de terrain. UNDSS emploie un personnel administratif et financier pour suivre les dossiers liés à la gestion de ses engagements financiers et administratifs.
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En tant que département des Nations Unies pour la sûreté et la sécurité, UNDSS Mali s'engage à coordonner et mobiliser des ressources pour faciliter les activités et missions de l'ONU. Cette coordination implique les autorités du pays hôte, les organisations nationales et internationales, ainsi que les services de sécurité des corps diplomatiques et partenaires. Des réunions régulières organisées par UNDSS facilitent le partage d'informations de sécurité, permettant la mise à jour des plans de sécurité et la mise en œuvre de mesures de sécurité appropriées selon les besoins.
Responsabilités
Sous l'autorité déléguée et la supervision directe du DSA, l'Assistant est responsable des tâches suivantes :
1. Soutien à la gestion financière
Conseiller le CSA et le DSA sur toutes les questions financières. Préparer les demandes de bons de commande (PO) et les soumettre dans le système Quantum. Suivre le paiement des contributions des agences, fonds et programmes (AFP) au LCSSB et allouer les fonds aux lignes budgétaires. Surveiller les dépenses et les comparer au budget approuvé (à l'aide d'un tableur Excel interne). Assurer la liaison avec le PNUD pour les rapports d'exécution budgétaire et veiller à ce que les chiffres de Quantum reflètent les contraintes et dépenses budgétaires de l'ASL et du LCSSB. Analyser l'écart entre les budgets approuvés et les dépenses réelles. Examiner les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis.
2. Soutien à la gestion des tâches administratives de l'UNDSS
Soutenir le fonctionnement efficace des bureaux (capital et terrain). Fournir un soutien pour l'entretien des bureaux et la gestion des actifs. Assumer la responsabilité de tous les documents officiels (copies électroniques et papier). Assister le soutien administratif pour les formations, réunions, voyages et billets, ainsi que les réservations d'hôtel. Fournir un soutien administratif pour l'expédition et le dédouanement. Tenir des registres quotidiens de l'entretien et de l'assurance des véhicules. Assurer le service et le suivi du carburant des véhicules. Veiller à ce que les achats soient remis au point focal logistique du PNUD. Tenir un registre des protocoles d'accord (MOU) de l'UNDSS avec les agences sœurs de l'ONU.
3. Liaison avec l'administration du PNUD, les services communs et l'UNWTO
Participer aux réunions dédiées au suivi des questions financières et administratives concernant le personnel du Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies (UNDSS). Suivre le paiement des contributions des AFP au LCSSB. Participer aux réunions de l'UNWTO et assurer le suivi des décisions prises pour garantir le respect des procédures établies.
4. Gestion des connaissances et apprentissage
Stimuler un environnement d'apprentissage par le leadership et l'exemple, ainsi que par la gestion des connaissances.
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Le titulaire du poste effectue d'autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Compétences
Obligatoires
Obtenir des résultats : NIVEAU 1 : Planifie et supervise son propre travail, prête attention aux détails et fournit un travail de qualité dans les délais.
Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations.
Apprentissage continu : NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.
S'adapter avec agilité : NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère l'ambiguïté/l'incertitude de manière constructive, fait preuve de flexibilité.
Agir avec détermination : NIVEAU 1 : Fait preuve d'enthousiasme et de motivation, capable de rester calme face à l'adversité, confiant.
S'engager et collaborer : NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives.
Promouvoir la diversité et l'inclusion : NIVEAU 1 : Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, lutte contre la discrimination.
Compétences transversales et techniques
Finance - Gestion budgétaire : Capacité à gérer les aspects budgétaires du processus de planification du travail, et à établir et gérer des budgets d'équipe.
Administration et opérations - Gestion d'événements (y compris retraites, sessions de formation et réunions) : Capacité à gérer des événements, y compris la recherche de lieux, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport, les décaissements, etc.
Finance - Comptabilité (générale) : Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances comptables, et capacité à les appliquer dans des situations stratégiques et/ou pratiques.
Gestion d'entreprise - Gestion de projet : Capacité à planifier, organiser, prioriser et contrôler les ressources, procédures et protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques.
Gestion d'entreprise - Gestion axée sur les résultats : Capacité à gérer des programmes et projets en mettant l'accent sur l'amélioration des performances et la démonstration des résultats.
Gestion d'entreprise - Gestion des documents et archives : Gestion complète des documents (papier ou électronique) ; politique de conservation et d'enregistrement, y compris le stockage et l'archivage.
Audits et enquêtes - Généralités : Concepts clés en comptabilité financière et de gestion et en finance : concepts et principes clés de la comptabilité financière, interprétation de l'analyse financière, comptabilité de gestion, etc.
Formation / Diplômes
Un diplôme d'études secondaires est requis. Un diplôme universitaire (licence) dans l'un des domaines suivants : gestion financière, gestion de projet, comptabilité ou tout autre domaine connexe sera dûment considéré mais n'est pas une exigence.
Expérience
Avoir un minimum de 5 ans d'expérience (avec un diplôme d'études secondaires) ou 2 ans d'expérience (avec une licence) en gestion administrative et financière.
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Expérience pratique du système de gestion financière et administrative ; classement et archivage des dossiers ; maîtrise des outils informatiques (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
Compétences souhaitées en plus des compétences couvertes dans la section Compétences :
L'expérience dans l'utilisation des plateformes de gestion du PNUD est un atout considérable (Atlas, Quantum, etc.). Expérience pratique dans le domaine des achats au sein du système des Nations Unies ; expérience pratique dans les services d'achat et l'allocation des fonds budgétaires ; expérience dans l'utilisation de systèmes de gestion et de bases de données basés sur le Web.
Langues requises :
La maîtrise du français parlé et écrit est requise. La connaissance de l'anglais sera considérée comme un atout.
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