Assistant(e) de direction de l'Administrateur Général BILINGUE

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Pourquoi ce poste C'est le poste le plus stratégique auprès de l'Administrateur Général : celui qui lui permet de se concentrer sur l'essentiel pendant que son agenda, ses engagements et son quotidien tournent avec fluidité. L'Administrateur Général recherche une personne de confiance, avec une bonne compréhension business, à la fois très organisée et fine dans le relationnel, capable d'anticiper ses besoins et de tenir le fil de tout ce qui doit avancer. La mission Être le bras droit de l'Administrateur Général au quotidien :

• 1. Piloter la charte des réunions (agendas et comptes rendus),
• 2. Assurer le suivi rigoureux des décisions et des tâches,
• 3. Orchestrer son temps et son environnement de travail, et
• 4. Veiller à son bon fonctionnement personnel comme professionnel.

  Rien d'important ne doit tomber entre les mailles :

• 1. Chaque réunion de la charte a son ordre du jour et son compte rendu,
• 2. Chaque action a un responsable et une échéance, et
• 3. Le scorecard hebdomadaire de l'équipe donne une vision claire de ce qui est fait et de ce qui reste à faire.

Responsabilités

Pilotage de la charte des réunions

• Préparer l'ordre du jour de chaque réunion inscrite à la charte des réunions, en étroite collaboration avec les responsables concernés.
• Assurer la logistique de ces réunions : convocations, planning, supports.
• Rédiger des comptes rendus (CR) clairs et exploitables, et en assurer la diffusion.
• Garantir que chaque décision et chaque action issues des réunions sont consignées, attribuées (responsable + échéance) et suivies jusqu'à clôture. Suivi des tâches et scorecard de l'équipe
• Tenir un tableau de bord des tâches ouvertes et des décisions : qui fait quoi, pour quand.
• Chaque vendredi, faire le point sur les tâches ouvertes en début de semaine et le nombre de celles qui ont été clôturées, afin d'établir le scorecard de l'équipe.
• Relancer les responsables avec tact jusqu'à la clôture des actions. Gestion du temps et de l'agenda de l'Administrateur Général
• Gérer et arbitrer l'agenda de l'Administrateur Général : prioriser, protéger son temps, anticiper les conflits.
• Suivre les dossiers en cours et lui signaler ce qui demande son attention, avant que cela ne devienne urgent. Bon fonctionnement au quotidien et intendance
• Veiller au confort de travail de l'Administrateur Général : déjeuners, café, organisation matérielle de la journée.

Autres informations

• Prendre en charge divers services personnels et logistiques pour lui libérer du temps utile.
• Tenir sa caisse personnelle.
• Anticiper les besoins récurrents et les régler sans qu'il ait à le demander. Relations et interface
• Être un point de

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