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ONG INTERSOS recrute un(e) Responsable Logistique et Approvisionnement
Supérieur hiérarchique : Coordinateur Logistique et Approvisionnement Type de contrat : CDD Disponibilité : Immédiate
Contexte du poste
Placé(e) sous la responsabilité du Coordinateur Logistique et Approvisionnement, le/la Responsable Logistique et Approvisionnement planifie, coordonne et supervise l'ensemble des opérations logistiques du projet ou de la capitale. Il/elle apporte un soutien aux activités conformément aux protocoles et standards d'Intersos, garantissant le bon déroulement des activités logistiques. En l'absence du Coordinateur, il/elle assume provisoirement certaines de ses responsabilités, avec un accent sur la coordination.
Missions principales
Le/la titulaire est chargé(e) de la planification, de la mise en œuvre, du suivi et de la gestion correcte des activités et des sections de la chaîne d'approvisionnement (traitement des commandes, approvisionnement, entreposage, transport et douanes), conformément aux protocoles, normes et procédures d'Intersos.
Responsabilités
Coordination et soutien :
Appuyer le Coordinateur Logistique dans la définition et le suivi des activités logistiques dans les projets ou les immobilisations, afin d'identifier et de répondre aux besoins des populations ciblées.
Servir de référence technique pour toutes les questions logistiques et techniques dans les projets et encadrer le personnel logistique placé sous sa responsabilité.
Contribuer à l'élaboration des rapports mensuels conformément aux directives en vigueur.
Assurer et superviser la mise en œuvre des activités logistiques et techniques dans le projet ou l'immobilisation, y compris : construction, transport de marchandises et de personnel, communications, eau et assainissement, véhicules et moteurs, équipements, installations et infrastructures, installation et entretien d'espaces de bureaux fonctionnels et de logements pour le personnel international, conditions de vie adéquates.
Participer activement à la définition et au suivi de la planification et des budgets annuels du projet et du plan de préparation aux situations d'urgence, en définissant les stratégies et en conseillant le Coordinateur Logistique dans la traduction des besoins identifiés en objectifs, priorités et ressources nécessaires à l'intervention.
Gérer les sections d'approvisionnement au niveau de la coordination : traitement des commandes, approvisionnement, entrepôt (logistique et médical), planification du transport et activités douanières, en coordination avec le Coordinateur Logistique Pays et les Responsables Logistique de Base. Coordonner les lignes de communication et les liens fonctionnels entre les départements de l'approvisionnement, des finances et de la médecine.
En collaboration avec le Coordinateur Logistique, définir les activités de gestion de l'entrepôt et des stocks et planifier le budget annuel afin d'identifier et d'optimiser la réponse aux besoins de la mission et des populations ciblées.Gestion de l'information logistique :
Veiller à ce que les données saisies dans le logiciel Intersos Logistics par les Responsables Logistique de Terrain (Intersos Management Platform - IMP) soient correctement utilisées et exactes. Assurer la formation du personnel de la mission si nécessaire et soutenir la mise en œuvre du logiciel Intersos Logistics dans les missions.
S'assurer que les données déclarées dans le système de gestion des stocks (SGI) d'Intersos sont correctement utilisées et exactes.Gestion de la chaîne d'approvisionnement et de l'approvisionnement :
Définir, superviser, évaluer et assurer la mise en œuvre des stratégies et activités globales d'approvisionnement de la mission, en apportant les ajustements nécessaires, conformément aux normes, protocoles et procédures d'Intersos. Cela inclut de garantir : le respect des politiques et procédures d'achat d'Intersos et des bailleurs de fonds ; l'établissement du plan d'approvisionnement en ligne pour le système de gestion intégré ; le bon déroulement de la gestion des approvisionnements dans IMP (gestion des demandes d'achats) et le respect des procédures d'approvisionnement en vigueur.
Stabiliser les activités d'approvisionnement dans le cadre des interventions régulières et d'urgence des projets et effectuer régulièrement des visites de terrain pour offrir un soutien continu aux acteurs directs et indirects de l'approvisionnement.
Valider l'utilisation des tiers liés à l'approvisionnement (fournisseurs, entreprises de transport, transitaires, etc.) proposés par les Assistants Approvisionnement, ainsi que les référents techniques si nécessaire.
Rédiger les documents d'appel d'offres en coordination avec le Coordinateur Logistique.
Tenir à jour la liste des fournisseurs pré-qualifiés par pays ou par base d'Intersos.
Appliquer les SOP 37, SOP 38 et SOP 39.
Planifier, coordonner et superviser les activités quotidiennes des sections d'approvisionnement et définir leur niveau de priorité. Mettre en place les outils et procédures adéquats.
Planifier et collaborer avec le Bureau de l'approvisionnement mondial sur les processus d'approvisionnement international. Assurer le suivi des paiements aux fournisseurs en coordination avec les coordonnateurs régionaux des finances et l'OSG.
Superviser les activités de gestion de l'entrepôt et des stocks, assurer le suivi des stocks médicaux et logistiques, veiller au respect des normes, protocoles et procédures d'Intersos, et rendre compte au responsable hiérarchique de l'évolution des programmes en cours. Cela inclut : s'assurer que tous les équipements et locaux sont adaptés au bon stockage des marchandises dans le respect des exigences du client et des bonnes pratiques de distribution ; assurer la bonne gestion.
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