Coordinateur Support (Administration, Finance, Logistique et RH), Kinshasa

Coordinateur Support (Administration, Finance, Logistique et RH) – Kinshasa

À propos de BSF

Créée en 2007 par l’historien Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières (BSF) renforce le pouvoir d’agir des populations vulnérables en facilitant leur accès à l’information, l’éducation et la culture. L’association déploie ses projets inclusifs et innovants dans une trentaine de pays à travers le monde afin de permettre aux personnes frappées par les crises et la précarité de s’instruire, se divertir et (re)construire leur avenir. Grâce à ses outils innovants, sa bibliothèque de contenus et son expertise en matière de médiation, BSF et ses partenaires s’emparent des enjeux majeurs du XXIème siècle tels que l’éducation, la lecture et la culture, la citoyenneté et la cohésion sociale, la santé ou encore l’emploi et l’entrepreneuriat.

Présentation du poste

Dans le cadre du développement de ses interventions en RDC, BSF, en partenariat avec le Fonds National de Réparation des Victimes des violences sexuelles liées au conflit et des crimes contre la paix et la sécurité (FONAREV), met en œuvre un projet dans les camps de déplacés de la Tshopo (Kisangani) et du Tanganyika à Kalémie. Ce projet vise à offrir des espaces sûrs et des solutions innovantes pour renforcer la cohésion sociale, l’accès à l’éducation et le bien-être psychosocial des personnes déplacées.

Dans le cadre du développement récent de BSF en RDC, nous recherchons un

• e Coordinateur
• rice support chargé
• e d’accompagner la structuration et le déploiement des fonctions support de la mission, en appui direct au/à la Représentant
• e pays. Le poste requiert une forte capacité à sécuriser le cadre administratif et financier des opérations, ainsi qu’à garantir le bon fonctionnement de la mission, avec des bases opérationnelles en logistique dans un environnement exigeant. La personne recrutée assurera le management, l’accompagnement et le renforcement des capacités de deux chargé
• e
• s support déployé
• e
• s sur le terrain.

Positionnement dans l’organigramme et management

Basé à Kinshasa, le coordinateur support est placé sous la responsabilité hiérarchique du Représentant Pays. Il est également en lien fonctionnel avec les départements Finances, RH, Administratif et Logistique du siège. Il/elle manage directement deux chargé

• e
• s support déployé
• e
• s sur le terrain.

Missions principales

1. Gestion administrative

Dans le cadre du développement récent de BSF en RDC, le soutien administratif au/à la Représentant

• e pays constitue une composante importante du poste. À ce titre, il/elle accompagne la structuration et le déploiement de la mission, notamment en coordonnant et en mobilisant, selon les besoins, des sociétés de conseil, cabinets d’avocats et autres prestataires spécialisés capables d’appuyer une ONG dans son implantation et sa conformité au cadre légal et réglementaire local. Assurer la conformité juridique et administrative des activités de BSF en RDC et piloter les démarches liées à l’implantation et à l’évolution de la mission (enregistrements provinciaux, autorisations, renouvellements, obligations réglementaires), en lien avec les autorités nationales, provinciales et locales. Assurer le lien institutionnel avec les autorités compétentes (administratives, fiscales, du travail, sociales, etc.) et représenter BSF sur les questions administratives lorsque requis. Superviser et sécuriser la gestion administrative des ressources humaines (contrats et documents RH conformes au droit local, suivi des obligations sociales, veille réglementaire en matière de droit du travail et obligations employeur). Assurer la gestion administrative des bureaux et des opérations (baux, assurances, prestataires, conformité documentaire et archivage). Garantir la bonne tenue, la conformité et la sécurisation des archives administratives et légales de la mission. Appuyer la gestion administrative des partenariats (conventions, vérification documentaire, conformité).

2. Gestion financière

Assurer la gestion comptable et budgétaire de l’ensemble des activités de BSF en RDC, conformément aux procédures internes et aux exigences des bailleurs de fonds. Élaborer et suivre les budgets des projets, s’assurer de la justification des dépenses, et produire les rapports financiers mensuels et annuels. Mettre en place des systèmes de contrôle interne pour garantir une utilisation optimale et transparente des ressources financières. Gérer les relations avec les banques, les fournisseurs, et les autorités fiscales locales.

3. Ressources Humaines

Superviser l’ensemble des processus de gestion des ressources humaines : recrutement, contrats, fiches de paie, congés, et suivi des performances. Assurer la conformité des pratiques RH avec la législation locale (droit du travail, sécurité sociale, etc.). Organiser des formations pour le personnel, favoriser le développement des compétences et garantir un climat de travail positif. Gérer les aspects disciplinaires et les conflits au sein de l'équipe locale.

4. Logistique

Coordonner l'approvisionnement en matériel et en équipements nécessaires pour les activités sur le terrain. Assurer la gestion du parc automobile, des locaux, ainsi que des équipements de bureau. Veiller à la gestion et à la sécurité des stocks (livres, matériels pédagogiques, etc.). Gérer les contrats avec les prestataires de services logistiques (transport, maintenance, etc.).

5. Gestion des risques et conformité

Identifier les risques financiers, administratifs et logistiques potentiels et mettre en place des mesures correctives. Garantir la conformité des activités avec les réglementations locales et les normes internes de BSF. Participer aux audits internes et externes, et assurer le suivi des recommandations.

6. Management des équipes support terrain

Assurer le management à distance de deux chargé

• e
• s support terrain (suivi régulier, cadrage des priorités et accompagnement opérationnel) principalement sur les aspects logistiques.

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