Assistante Administrative - Abidjan

Nous sommes à la recherche d'une  Assistante Administrative.

Missions principales

Assister la direction dans la gestion quotidienne des activités de l’entreprise ; Avoir un compréhension parfaite et transparente de la vision de l’entreprise. Gérer les appels téléphoniques, filtrer et prendre les messages de la Direction. Accueillir et répondre aux demandes des visiteurs, clients et prestataires. Gérer les relations avec les fournisseurs et les partenaires et les clients ; Assurer le suivi administratif (courriers, comptes rendus de réunion...) ; Assurer le suivi administratif et financier : enregistrement des factures, relances clients, préparation des commandes. Gérer des dossiers administratifs, en respectant les échéances. Rédiger un rapport journalier, fiche de présence et base de données des clients à rendre tous les jours à la Direction Générale ; Faire la veille interne et stratégique de tous les outils de fonction (ordinateur, téléphones, fourniture de bureau, anomalies et améliorations du site internet) ; Coordonner et superviser les différentes équipes Suivre les stocks et approvisionnement en matériel et fournitures de bureau. Gérer l'agenda des collaborateurs (déplacements professionnels, planification de réunions / rendez-vous, réservation de salles de réunion…) Compétences requises :

Expérience

Avoir au moins 5 ans d’expérience à un poste similaire. Excellentes compétences organisationnelles et multitâches. Avoir la capacité à travailler sous pression avec des délais courts. Avoir le sens de la communication et capacité à travailler en équipe. Gestion du stress, résolution de problèmes avec efficacité. Avoir la capacité de gérer les priorités et respecter les échéances Courtoisie, professionnalisme, attention aux besoins des clients et partenaires externes. Anticiper les besoins, prendre des décisions de manière autonome, améliorer les processus internes.

Formation / Diplômes

Respect de la confidentialité et des informations sensibles. S’adapter rapidement aux changements et imprévus dans l’environnement de travail. Excellentes qualités en communication écrite et orale, afin de gérer de manière autonome le courrier et les appels téléphoniques Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel). Qualités personnelles : Rigueur, dynamisme et proactivité. Bon relationnel et aptitude à la résolution des problèmes. Capacité à gérer efficacement le temps et les tâches Souci du détail pour éviter les erreurs sur les documents et garantir un travail de qualité Comprendre l’anglais serait un atout.