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TRAVEL AND PROTOCOL ASSISTANT
Freelance5 months ago
Job Description
Sénégal
CDI
Your safety comes first — read before you go. Taf4All only lists job offers published by third parties. We are not the employer, we do not conduct these recruitments, and we cannot guarantee what happens once you make contact — you deal directly with the person or company behind the offer, at your own risk.
Assistant Voyages et Protocoles
Nous recrutons un Assistant Voyages et Protocoles pour rejoindre notre équipe à Dakar, Sénégal. Sous la supervision du Chef des Ressources Humaines, vous serez responsable de l'administration des voyages, des services aux clients et du soutien protocolaire.
Responsabilités
Administration des voyages :
Examiner et approuver les autorisations de voyage non commercial, appuyer les transactions de voyage officiel et superviser les expéditions d'effets personnels conformément aux règles applicables.
Examiner les rapports de dépenses via Umoja pour déterminer les montants remboursables avant transmission au Travel Claim Processor.
Coordonner avec les partenaires le remboursement des voyages après clôture financière et préparer les amendements nécessaires.
Résoudre les problèmes liés au module Umoja Travel et assister le personnel dans son utilisation.
Suivre le traitement des demandes auprès du Bureau des voyages du RSCE et auditer les billets fournis.
Agir en tant que point focal voyages et agent de permanence, assurer un suivi continu et réagir aux cas exceptionnels.
Services aux clients :
Fournir un soutien continu aux clients pour les questions de voyages officiels.
Dispenser des formations sur Umoja Travel.
Informer le personnel sur les droits, politiques et procédures en matière de voyages, transport d'effets personnels, passeports et visas.
Services de protocole :
Assurer un appui de remplacement à l'Officier du protocole.
Coordonner l'accès aux salons VIP à l'aéroport pour le RSSG et le RSSG adjoint, faciliter les formalités d'immigration et le traitement des visas.
Traiter les visas d'entrée et prolongations pour le personnel non statutaire.
Appuyer la délivrance et le renouvellement des cartes d'identification diplomatiques.
Fournir un appui administratif pour les véhicules officiels (admission temporaire, dédouanement, plaques diplomatiques).
Faciliter la mise en œuvre des privilèges et immunités de la Mission.
Coordonner les aspects protocolaires liés aux évacuations médicales (MEDEVAC).
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Diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent requis.
Un diplôme technique ou professionnel en gestion des voyages, logistique ou domaine connexe est souhaitable.
Une formation en services de protocole ou domaine connexe est souhaitable.
Expérience professionnelle
- Non précisée dans l'offre.
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Expert Application Advice
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.
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Your safety comes first — read before you go
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.