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UNFPA recruits a Personal Assistant to the Representative CotonouIn Benin.
Key information
Job reference: 37510. Date of publication: 16 October 2026. Deadline for applications: November 6, 2026 at 1:00 p.m. Type of contract: fixed term. Duration of the contract: 1 year, with possibility of extension. Grade: G6. Working hours: Full-time. Position status: non-rotational.
Education and qualifications
Level of study and experience: Bachelor’s degree with 4 years of experience or high school graduation diploma with 7 years of experience. Mandatory languages: French and English.
Job description
The Personal Assistant provides essential support to the Country Representative in administrative, secretariat and communications areas. He or she reports directly to the Country Representative.
How to Make a Difference
UNFPA is the UN agency charged with promoting a world where every pregnancy is wanted, every birth is safe and every young person can reach their full potential.
UNFPA Strategic Plan for the period 2026-2029 defines the organization’s response to a complex global environment and is a roadmap for resilience and renewal. It aims to accelerate the implementation of the Programme of Action of the International Conference on Population and Development (ICPD) and the achievement of the Sustainable Development Goals by 2030.
The mandate is based on four interrelated objectives: ending unmet family planning needs, eliminating preventable maternal deaths, ending gender-based violence and harmful practices, and adapting to demographic changes through evidence and rights-based policies.
In a world where fundamental human rights are at stake, UNFPA needs ethical and honest staff who embody international norms and standards and defend them with courage and conviction.
Job overview
The organization is looking for candidates who can transform practices, inspire others and achieve long-lasting, high-impact results. These people must contribute to the effectiveness of external relations, communication, partnership development and resource mobilization in an ever-changing context of development and financing.
UNFPA is also looking for transparent collaborators who are able to manage the resources entrusted to them with excellence and are committed to achieving quality results in the implementation of programmes.
Job purpose
As the country representative's main administrative support, the personal assistant ensures strict confidentiality of information, compliance with the protocol, proper flow of information and follow-up on deadlines and commitments.
He or she also contributes to knowledge sharing and management, provides logistical and communication support, and coordinates secretariat services.
Responsibilities
Ensure smooth communication between the country representative, office staff and external interlocutors. In consultation with other team members, respond to requests for information quickly and discreetly.
Prepare documents and presentations, including correspondence, briefing notes and reports. Conduct research and gather documents for travel and official meetings of the Representative.
Support logistical, administrative and financial arrangements for meetings and workshops organized by the Office of the Representative in consultation with the Director of Operations or the Operations Specialist.
Coordinate the secretariat services of the office, including providing information and training to new secretaries, guiding other secretaries on administrative procedures and allocating special administrative tasks.
Manage the Representative’s calendar and agenda, welcome visitors and senior officials, and write minutes when necessary.
Manage all aspects of the Representative’s travel, including maintaining appropriate records and reports as well as monitoring the budget of his office.
Participate in the preparation and finalization of the country office management plan, including preparing translations of documents and ensuring interpretation when necessary.
Candidate profile
Education: Completion of secondary education is mandatory. An undergraduate degree is desirable.
Experience: at least six years of relevant professional experience in administration. Some experience in supporting research. Strong interpersonal and organizational skills.
Other information: a good command of common office software and corporate computerized financial systems. Good written and oral communication skills.
Languages: English proficiency is required. Knowledge of other official languages of the United Nations, preferably French and/or Spanish, is desirable.
Required skills
Values: Demonstrate integrity; demonstrate commitment to UNFPA and the UN system; respect and value cultural diversity; be open to change.
Functional skills: provision of logistical support; data management; document, correspondence and reporting management; information and workflow management; planning, organizing and managing multiple tasks simultaneously.
Key skills: achieve results; assume responsibilities; develop and practice professional expertise and business acumen; think analytically and strategically; work as a team and effectively manage professional relationships; communicate effectively to make an impact.
Management skills: provide strategic direction; collaborate with internal and external partners and stakeholders; lead, develop and empower employees, while fostering a performance-oriented culture; make decisions and exercise professional judgment.
UNFPA's work environment
UNFPA provides a work environment based on gender equality, diversity, integrity and a healthy work-life balance.
The organization is committed to gender equality and strongly encourages female candidates.
People from the LGBTQIA community+minority ethnic groups, indigenous peoples, persons with disabilities and members of other under-represented groups are also strongly encouraged
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L’UNFPA recrute un(e) Assistant(e) personnel(le) du Représentant à Cotonou, au Bénin
Référence du poste : 37510 Date de publication : 16 octobre 2026
Type de contrat : Durée déterminée Durée du contrat : 1 an, avec possibilité de prolongation Grade : G6 Horaire de travail : Temps plein Statut du poste : Non rotationnel
Niveau d’études et expérience : Licence avec 4 ans d’expérience ou diplôme de fin d’études secondaires avec 7 ans d’expérience Langues obligatoires : Français et anglais
DESCRIPTION DU POSTE
Le poste L’assistant(e) personnel(le) assure un soutien essentiel au Représentant pays dans les domaines administratif, du secrétariat et de la communication. Il ou elle relève directement du Représentant pays. Comment faire la différence L’UNFPA est l’agence des Nations Unies chargée de promouvoir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sûr et chaque jeune peut réaliser pleinement son potentiel. Le Plan stratégique de l’UNFPA pour la période 2026-2029 définit la réponse de l’organisation à un environnement mondial complexe et constitue une feuille de route pour la résilience et le renouveau. Il vise à accélérer la mise en œuvre du Programme d’action de la Conférence internationale sur la population et le développement (CIPD) ainsi que la réalisation des Objectifs de développement durable d’ici à 2030. Ce mandat repose sur quatre objectifs interdépendants : mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale, éliminer les décès maternels évitables, mettre fin aux violences basées sur le genre et aux pratiques néfastes, et s’adapter aux changements démographiques grâce à des données probantes et à des politiques fondées sur les droits. Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont en jeu, l’UNFPA a besoin de personnel éthique et intègre, qui incarne les normes et standards internationaux et les défend avec courage et conviction.
L’organisation recherche des candidats capables de transformer les pratiques, d’inspirer les autres et d’obtenir des résultats durables et à fort impact. Ces personnes doivent contribuer à l’efficacité des relations extérieures, de la communication, du développement des partenariats et de la mobilisation des ressources dans un contexte de développement et de financement en constante évolution. L’UNFPA recherche également des collaborateurs transparents, capables de gérer avec excellence les ressources qui leur sont confiées et déterminés à obtenir des résultats de qualité dans la mise en œuvre des programmes. Objectif du poste En tant que principal soutien administratif du Représentant pays, l’assistant(e) personnel(le) veille à la stricte confidentialité des informations, au respect du protocole, à la bonne circulation de l’information ainsi qu’au suivi des échéances et des engagements. Il ou elle contribue également au partage et à la gestion des connaissances, apporte un soutien logistique et communicationnel et coordonne les services de secrétariat.
Assurer une communication fluide entre le Représentant pays, le personnel du bureau et les interlocuteurs externes. En concertation avec les autres membres de l’équipe, répondre aux demandes d’information avec rapidité et discrétion. Préparer les documents et les présentations, notamment la correspondance, les notes d’information et les rapports. Effectuer des recherches et rassembler les documents nécessaires aux déplacements et aux réunions officielles du Représentant. Prendre en charge les dispositions logistiques, administratives et financières relatives aux réunions et ateliers organisés par le bureau du Représentant, en concertation avec le Directeur des opérations ou le Spécialiste des opérations. Coordonner les services de secrétariat du bureau, notamment en assurant l’information et la formation des nouveaux secrétaires, en guidant les autres secrétaires sur les procédures administratives et en répartissant les tâches administratives spéciales. Gérer le calendrier et l’agenda du Représentant, accueillir les visiteurs et les hauts responsables, et rédiger les procès-verbaux lorsque cela est nécessaire. Gérer tous les aspects des déplacements du Représentant, notamment la tenue des dossiers et des rapports appropriés ainsi que le suivi du budget de son bureau. Participer à la préparation et à la finalisation du plan de gestion du bureau pays, notamment en préparant les traductions de documents et en assurant l’interprétation lorsque cela est nécessaire.
Formation Avoir terminé les études secondaires est obligatoire. Un diplôme universitaire de premier cycle est souhaitable.
Au moins six ans d’expérience professionnelle pertinente en administration. Une certaine expérience en appui à la recherche. De solides compétences interpersonnelles et organisationnelles.
Une bonne maîtrise des logiciels bureautiques courants et des systèmes financiers informatisés d’entreprise. De bonnes compétences en communication écrite et orale. Langues La maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’autres langues officielles des Nations Unies, de préférence le français et/ou l’espagnol, est souhaitable.
COMPÉTENCES REQUISES
Valeurs Faire preuve d’intégrité ; Démontrer son engagement envers l’UNFPA et le système des Nations Unies ; Respecter et valoriser la diversité culturelle ; Faire preuve d’ouverture au changement. Compétences fonctionnelles Fourniture d’un soutien logistique ; Gestion des données ; Gestion des documents, de la correspondance et des rapports ; Gestion de l’information et des flux de travail ; Planification, organisation et gestion de plusieurs tâches simultanément. Compétences clés Obtenir des résultats ; Assumer ses responsabilités ; Développer et mettre en pratique son expertise professionnelle ainsi que son sens des affaires ; Penser de manière analytique et stratégique ; Travailler en équipe et gérer efficacement ses relations professionnelles ; Communiquer de manière efficace pour produire un impact. Compétences managériales Fournir une orientation stratégique ; Collaborer avec les partenaires et les parties prenantes internes et externes ; Diriger, développer et responsabiliser les collaborateurs, tout en favorisant une culture axée sur la performance ; Prendre des décisions et exercer son jugement professionnel. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL DE L’UNFPA L’UNFPA offre un environnement de travail fondé sur l’égalité des sexes, la diversité, l’intégrité et un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. L’organisation s’engage à assurer la parité entre les sexes et encourage vivement les candidatures féminines. Les personnes issues de la communauté LGBTQIA+, des groupes ethniques minoritaires, des populations autochtones, les personnes en situation de handicap ainsi que les membres d’autres groupes sous-représentés sont également fortement encouragés à postuler. Des aménagements raisonnables peuvent être accordés aux candidats en situation de handicap, sur demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. L’UNFPA promeut l’égalité des chances en matière de nomination, de formation, de rémunération et de sélection, indépendamment des caractéristiques personnelles et des dimensions de la diversité. La diversité, l’équité et l’inclusion sont au cœur de sa politique de gestion des ressources humaines. Pour en sa La sélection et la nomination peuvent être soumises à des vérifications des antécédents et des références, à une aptitude médicale, à la délivrance d’un visa et à d’autres formalités administratives. L’UNFPA ne facture aucuns frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autres frais liés au processus de candidature ou de recrutement. L’organisation ne demande pas non plus aux candidats de communiquer leurs informations bancaires. Les candidats à des postes relevant des catégories professionnelles internationales et des catégories supérieures qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité peuvent être tenus de renoncer à ce statut lors de leur nomination.
Les candidatures doivent être soumises au plus tard le 6 novembre 2026 à 13 h 00 . <a href="https:
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Instructions générales du recrutement Postulez via le lien 🧠 Profil recherché Profil 1 : Assistant(e) personnel(le) du Représentant pays 💼 Expérience Domaine : Administration et gestion d entreprise Expérience : Expérience exigée Niveau d étude : BAC+2/BTS, BAC+3/Licence, BAC+5 Langue(s) : Français, Anglais Effectifs
📋 Missions principales : Gestion des réseaux sociaux et des plateformes WhatsApp. Suivi des clients et partenaires. Assistance administrative, participation aux webinaires, rédaction de comptes rendus. 🧠 Profil recherché : 🎓 Formation / Diplômes Formation: économie, commerce international, gestion, ou domaine connex
ASSISTANT(E) DE LA PERSONNE RESPONSABLE DES MAR. à Bénin — Définir les objectifs et la feuille de route de l entité sous votre responsabilité
Assistant(e) de la personne responsable des mar. à Bénin — Définir les objectifs et la feuille de route de l entité sous votre responsabilité