TE
Gestionnaire de bureau de Cotonou, Cotonou, Littoral, Benin
Freelance11 days ago
Job Description
Cotonou
Freelance
Your safety comes first — read before you go. Taf4All only lists job offers published by third parties. We are not the employer, we do not conduct these recruitments, and we cannot guarantee what happens once you make contact — you deal directly with the person or company behind the offer, at your own risk.
Automatically translated from French. View the original offer
Main duties
Job Title: Office Manager Cotonou Department: Finance Location: Cotonou Supervisor: Financial Controller Technoserve presentation: Everyone deserves the opportunity to build a better future. This simple idea has been at the heart of Techno Serve’s work around the world for more than 50 years. Techno Serve is a pioneer in harnessing the power of businesses and markets to create sustainable ways out of poverty. The low-income communities we work in are full of enterprising people. Their small farms and businesses are the keys to economic development. But they face many challenges: low literacy, lack of access to jobs and markets, unpredictable political dynamics and, increasingly, the effects of climate change. For many women and young people, the challenges are even more daunting. Working with Techno Serve staff, people around the world are lifting themselves out of poverty. The results are amazing... when incomes rise and families’ living conditions improve, they can access health care and education that was previously out of reach. Communities and even entire countries are better off. Job Description: Under the supervision of the Financial Controller, the Cotonou provides administrative management, the office of Cotonou to ensure a working environment that is functional, secure and compliant with the organization’s procedures. He/she coordinates general services, supervises contractors and support staff, manages the physical resources of the office and provides administrative support to project and support functions teams. Main Missions and Responsibilities: The Office Manager Cotonou ensures the day-to-day operation of the office and ensures compliance with administrative procedures. He/she actively contributes to business continuity and improving the employee experience. Its main responsibilities are as follows: Administrative management Reception of visitors, partners, consultants and suppliers Receive and direct phone calls. Prepare and support the drafting and formatting of administrative correspondence and other official documents. Registration of invoices after verification and transmission for payment Collection of supporting documents from staff missions and transmission to the accounts Identification and assessment of the needs of the office Cotonou Ensure the management, recording, filing and archiving of administrative documents. Keep up-to-date records of departure and arrival mail. Manage the keys, access and administrative documentation of the office. Coordinate and prepare meetings and travel of the country’s management team as well as visits by the Headquarters team to Benin Produce required periodic administrative reports. Oversee the preventive and corrective maintenance activities of the office. Follow up on service contracts (maintenance, security, internet, energy, plumbing, air conditioning, etc.). Coordinate the interventions of suppliers and service providers. Ensure the good condition of the office infrastructure and equipment. Identify facility improvement needs and make recommendations. Monitor leases, insurance and other administrative documents related to the premises. Supervision of the maintenance, gardening of the office Daily inspection of the cleanliness of the premises and recommendation if necessary Provide all the necessary elements for the coffee break of the staff TNS of the office of Cotonou Control of the effective presence and well-done work of maintenance agents Watch over all TNS real estate at Cotonou Inventory and Capital Management Identify the needs of the office for supplies, equipment and services. Manage inventory of office supplies and ensure periodic inventories. Monitor assets and capital assets assigned to the office. Contribute to physical asset inventory exercises. Management of the petty cash Cotonou Check invoices and supporting documents before transmission to the accounts. Manage the petty cash in accordance with financial procedures. Submit monthly or reach cash funds at 25%, the Petty cash fund reconciliation with all related coins Prepare vouchers and make authorized payments. Carry out cash reconciliations within the required time frame. Ensure the availability and compliance of supporting documents. Support the preparation of internal audits and controls. Basic Licence Qualifications (BAC)+3) in Administration, Management, Logistics, Management, or related field. Minimum 2 years of experience in office administration, logistics or operations management. Experience in computer science, including Excel and Microsoft Word Excellent communication skills (oral and written) and interpersonal skills Sense of organization and attention to problem-solving details Ability to work autonomously and effectively in a dynamic and high-pressure environment Fluency in French and good level in written or oral English (Minimum B 2) Knowledge, skills and abilities Duty of reserve and discretion Sense of physical welcome and dynamism; Responsiveness to work Instructions to applicants: Qualified and interested candidates will be required to submit their application directly including: 1. a cover letter 2. a detailed curriculum vitae. Only applications that meet the minimum required qualifications will be considered. Only electronic applications will be considered. Techno Serve is committed to creating an environment that promotes diversity and prides itself on being an employer with equal opportunities for all. We encourage all qualified individuals who share Techno Serve’s vision of improving the lives of others through proven business solutions
[Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally]
Ready to apply?
Create a CV tailored to this offer
You are recruiting?
Find candidates on TAF4ALL🚀 Boost your application
Stand out with a professional CV and a personalized cover letter generated by AI in 3 minutes.
🇨🇦
Canadian employers are also recruiting in Africa
Real offers from Canadian employers who are explicitly looking for candidates outside Canada. No agency, no fees — you apply yourself.
Expert Application Advice
Missions principales
Titre du poste: Gestionnaire de bureau de Cotonou Département: Finances Lieu: Cotonou Superviseur: Contrôleur Financier Présentation de Technoserve: Tout le monde mérite l’opportunité de construire un avenir meilleur. Cette idée simple est au cœur du travail de Techno Serve dans le monde entier depuis plus de 50 ans. Techno Serve est un pionnier de l’exploitation du pouvoir des entreprises et des marchés pour créer des voies durables de sortie de la pauvreté. Les communautés à faibles revenus dans lesquelles nous travaillons sont pleines de gens entreprenants. Leurs petites exploitations agricoles et leurs entreprises sont les clés du développement économique. Mais elles sont confrontées à de nombreux défis: faible niveau d’alphabétisation, manque d’accès aux emplois et aux marchés, dynamiques politiques imprévisibles et, de plus en plus, effets du changement climatique. Pour de nombreuses femmes et jeunes gens, les défis sont encore plus redoutables. En travaillant avec le personnel de Techno Serve, des personnes du monde entier se sortent de la pauvreté. Les résultats sont étonnants… lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s’améliorent, celles-ci peuvent accéder à des soins de santé et à une éducation auparavant hors de portée. Les communautés et même des pays entiers s’en portent mieux. Description du poste: Sous la supervision du Contrôleur Financier, le/la Gestionnaire de Bureau de Cotonou assure la gestion administrative, du bureau de Cotonou afin de garantir un environnement de travail fonctionnel, sécurisé et conforme aux procédures de l’organisation. Il/elle coordonne les services généraux, supervise les prestataires et le personnel de soutien, gère les ressources matérielles du bureau et apporte un appui administratif aux équipes projets et fonctions support. Missions et responsabilités principales : Le/la Gestionnaire de Bureau de Cotonou assure le fonctionnement quotidien du bureau et veille au respect des procédures administratives. Il/Elle contribue activement à la continuité des opérations et à l’amélioration de l’expérience des employés. Ses principales responsabilités sont les suivantes : Gestion administrative Accueil des visiteurs, partenaires, consultants et fournisseurs Recevoir et orienter les appels téléphoniques. Préparer, et appuyer la rédaction et la mise en forme des correspondances administratives et autres documents officiels. Enregistrement des factures après vérification et transmission pour paiement Collecte des pièces justificatives des missions du personnel et transmission à la comptabilitéIdentification et évaluation des besoins du bureau de Cotonou Assurer la gestion, l’enregistrement, le classement et l’archivage des documents administratifs. Tenir à jour les registres des courriers départ et arrivée. Assurer la gestion des clés, d’accès et de la documentation administrative du bureau. Coordonner et préparer les réunions et les déplacements de l’équipe de direction du pays ainsi que les visites de l’équipe du Siège au Bénin Produire les rapports administratifs périodiques requis. Coordination des services généraux Superviser les activités de maintenance préventive et corrective du bureau. Assurer le suivi des contrats de prestations de services (entretien, sécurité, internet, énergie, plomberie, climatisation, etc.). Coordonner les interventions des fournisseurs et des prestataires. Veiller au bon état des infrastructures et équipements du bureau. Identifier les besoins d’amélioration des installations et formuler des recommandations. Assurer le suivi des baux, assurances et autres documents administratifs liés aux locaux. Supervision de l’entretien, du jardinage du bureau Contrôle quotidien de la propreté des locaux et recommandation au besoin Fournir tous les éléments nécessaires pour la pause-café du personnel TNS du bureau de Cotonou Contrôle de la présence effective et du travail bien fait des agents d’entretien Veiller sur tous les biens immobiliers de TNS à Cotonou Gestion des stocks et immobilisations Identifier les besoins du bureau en fournitures, équipements et services. Gérer le stock des fournitures de bureau et assurer les inventaires périodiques. Assurer le suivi des biens et immobilisations affectés au bureau. Contribuer aux exercices d’inventaire physique des actifs. Gestion de la petite caisse de Cotonou Vérifier les factures et documents justificatifs avant transmission à la comptabilité. Assurer la gestion de la petite caisse conformément aux procédures financières. Soumettre mensuellement ou à l’atteinte de fonds de caisse à 25%, le Petty cash fund réconciliation avec toutes les pièces y relatives Préparer les vouchers et effectuer les paiements autorisés. Réaliser les rapprochements de caisse dans les délais requis. Garantir la disponibilité et la conformité des pièces justificatives. Appuyer la préparation des audits et contrôles internes. Qualifications De Base Licence (BAC+3) en Administration, Gestion, Logistique, Management, ou domaine connexe. Minimum 2 années d’expérience en administration de bureau, logistique ou gestion des opérations. Expérience en informatique, y compris Excel et Microsoft Word Excellentes compétences en communication (orale et écrite) et en relations interpersonnelles Sens de l’organisation et de l’attention aux détails de résolution de problèmes Capacité à travailler de façon autonome et efficace dans un environnement dynamique et de forte pression Maîtrise du français et bon niveau en anglais écrit ou oral (Minimum B 2)Connaissances, compétences et capacités Devoir de réserve et discrétion Sens de l’accueil physique et dynamisme ; réactivitéAptitude au travail d’équipe, à la communication et à la collaboration avec divers corps de métier et un environnement multiculturel. Instructions aux candidats : Les candidats (es) qualifiés (es) et intéressés (es) devront soumettre directement leur candidature comportant : 1. une lettre de motivation 2. un curriculum vitae détaillé. La 026 à 18 h 00. Seules les candidatures répondant aux qualifications minimales requises seront considérées. Seules les candidatures électroniques seront considérées. Techno Serve s’engage à créer un environnement favorisant la diversité et est fier d’être un employeur offrant à tous les mêmes opportunités. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées qui partagent la vision de Techno Serve d’améliorer la vie des autres grâce à des solutions commerciales éprouvées à postuler. Dans le cadre de notre engagement en faveur de la diversité, nous sommes fiers d’être un employeur offrant l’égalité des chances et une action positive et nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le sexe, la race, la couleur, l’origine ethnique, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle, l’âge, le statut VIH/SIDA, le statut de vétéran protégé, le handicap et toutes les autres classes protégées. Nous sommes également fiers de notre engagement à protéger le personnel, les partenaires et les bénéficiaires contre les abus et l’exploitation et nous examinons minutieusement tous les candidats finaux en vérifiant rigoureusement leurs antécédents et leurs références. Si vous souffrez d’un handicap qui vous empêche d’utiliser notre système en ligne pour postuler à un poste chez Techno Serve, veuillez contacter le service des ressources humaines à l’adresse recruitment@tns. org ou appeler le 5. Secteur : Administrative Pour postuler a cette offre, cliquez sur le bouton "Postuler" afin d'acceder aux coordonnees du recruteur (email et/ou telephone).
Career advice powered by Taf4All
Your safety comes first — read before you go
Taf4All only lists job offers published by third parties. We are not the employer, we do not conduct these recruitments, and we cannot guarantee what happens once you make contact — you deal directly with the person or company behind the offer, at your own risk.
- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.