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Gestionnaire de bureau de Cotonou
TechnoServe recrute un Gestionnaire de bureau pour son antenne de Cotonou, au sein du département Finances. Le poste est placé sous la supervision du Contrôleur Financier.
Présentation de TechnoServe
Tout le monde mérite l'opportunité de construire un avenir meilleur. Cette idée simple est au cœur du travail de TechnoServe dans le monde entier depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier de l'exploitation du pouvoir des entreprises et des marchés pour créer des voies durables de sortie de la pauvreté. Les communautés à faibles revenus dans lesquelles nous travaillons sont pleines de gens entreprenants. Leurs petites exploitations agricoles et leurs entreprises sont les clés du développement économique. Mais elles sont confrontées à de nombreux défis : faible niveau d'alphabétisation, manque d'accès aux emplois et aux marchés, dynamiques politiques imprévisibles et, de plus en plus, effets du changement climatique. Pour de nombreuses femmes et jeunes gens, les défis sont encore plus redoutables. En travaillant avec le personnel de TechnoServe, des personnes du monde entier se sortent de la pauvreté. Les résultats sont étonnants : lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s'améliorent, celles-ci peuvent accéder à des soins de santé et à une éducation auparavant hors de portée. Les communautés et même des pays entiers s'en portent mieux.
Description du poste
Sous la supervision du Contrôleur Financier, le/la Gestionnaire de Bureau de Cotonou assure la gestion administrative du bureau de Cotonou afin de garantir un environnement de travail fonctionnel, sécurisé et conforme aux procédures de l'organisation. Il/elle coordonne les services généraux, supervise les prestataires et le personnel de soutien, gère les ressources matérielles du bureau et apporte un appui administratif aux équipes projets et fonctions support.
Missions et responsabilités principales
Le/la Gestionnaire de Bureau de Cotonou assure le fonctionnement quotidien du bureau et veille au respect des procédures administratives. Il/Elle contribue activement à la continuité des opérations et à l'amélioration de l'expérience des employés. Ses principales responsabilités sont les suivantes.
Gestion administrative
Accueil des visiteurs, partenaires, consultants et fournisseurs. Réception et orientation des appels téléphoniques. Préparation et appui à la rédaction et à la mise en forme des correspondances administratives et autres documents officiels. Enregistrement des factures après vérification et transmission pour paiement. Collecte des pièces justificatives des missions du personnel et transmission à la comptabilité. Identification et évaluation des besoins du bureau de Cotonou. Gestion, enregistrement, classement et archivage des documents administratifs. Tenue à jour des registres des courriers départ et arrivée. Gestion des clés, des accès et de la documentation administrative du bureau. Coordination et préparation des réunions et des déplacements de l'équipe de direction du pays ainsi que des visites de l'équipe du Siège au Bénin. Production des rapports administratifs périodiques requis.
Coordination des services généraux
Supervision des activités de maintenance préventive et corrective du bureau. Suivi des contrats de prestations de services (entretien, sécurité, internet, énergie, plomberie, climatisation, etc.). Coordination des interventions des fournisseurs et des prestataires. Veille au bon état des infrastructures et équipements du bureau. Identification des besoins d'amélioration des installations et formulation de recommandations. Suivi des baux, assurances et autres documents administratifs liés aux locaux. Supervision de l'entretien et du jardinage du bureau. Contrôle quotidien de la propreté des locaux et recommandation au besoin. Fourniture de tous les éléments nécessaires pour la pause-café du personnel TNS du bureau de Cotonou. Contrôle de la présence effective et du travail bien fait des agents d'entretien. Veille sur tous les biens immobiliers de TNS à Cotonou.
Gestion des stocks et immobilisations
Identification des besoins du bureau en fournitures, équipements et services. Gestion du stock des fournitures de bureau et réalisation des inventaires périodiques. Suivi des biens et immobilisations affectés au bureau. Contribution aux exercices d'inventaire physique des actifs.
Gestion de la petite caisse de Cotonou
Vérification des factures et documents justificatifs avant transmission à la comptabilité. Gestion de la petite caisse conformément aux procédures financières. Soumission mensuelle, ou à l'atteinte de fonds de caisse à 25 %, du Petty cash fund réconciliation avec toutes les pièces y relatives. Préparation des vouchers et exécution des paiements autorisés. Réalisation des rapprochements de caisse dans les délais requis. Garantie de la disponibilité et de la conformité des pièces justificatives. Appui à la préparation des audits et contrôles internes.
Qualifications de base
Licence (BAC+3) en Administration, Gestion, Logistique, Management ou domaine connexe. Minimum 2 années d'expérience en administration de bureau, logistique ou gestion des opérations. Expérience en informatique, y compris Excel et Microsoft Word. Excellentes compétences en communication (orale et écrite) et en relations interpersonnelles. Sens de l'organisation et de l'attention aux détails, capacité de résolution de problèmes. Capacité à travailler de façon autonome et efficace dans un environnement dynamique et de forte pression. Maîtrise du français et bon niveau en anglais écrit ou oral (minimum B2).
Connaissances, compétences et capacités
Devoir de réserve et discrétion. Sens de l'accueil physique et dynamisme, réactivité. Aptitude au travail d'équipe, à la communication et à la collaboration avec divers corps de métier et dans un environnement multiculturel.
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📋 Missions principales Titre du poste: Gestionnaire de bureau de Cotonou Département: Finances Lieu: Cotonou Superviseur: Contrôleur Financier Présentation de Technoserve: Tout le monde mérite l’opportunité de construire un avenir meilleur. Cette idée simple est au cœur du travail de Techno Serve dans le monde entier
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