Oficial de Administração e Finanças

emprego.co.mz Voltar atrás Oficial de Administração e Finanças A Muva está a recrutar um Oficial de Administração e Finanças, para Nampula, em Moçambique. Descrição Propósito do cargo: O Oficial de Administração e Finanças assegura a gestão financeira descentralizada da delegação de Nampula e dos 7 distritos, incluindo a verificação, execução e registo de pagamentos, a tesouraria e o controlo documental, em conformidade com as políticas da MUVA e dos doadores. Assegura igualmente a gestão administrativa corrente da delegação — economato, frota, viagens, instalações, casa de hóspedes e activos —, permitindo que a Direcção de Operações se concentre na coordenação operacional e no procurement. Articulação com o Director de Operações: O Director de Operações é responsável pela coordenação operacional e pelo procurement da delegação. O Oficial de Administração e Finanças assegura a gestão financeira e administrativa, reportando à Direcção Financeira. As duas funções articulam-se sem relação hierárquica entre si, conforme o quadro abaixo Área Director de Operações Oficial de Administração e Finanças

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Coordenação operacional da província e distritos Responsável Apoia com informação administrativa e financeira Procurement (cotações, selecção de fornecedores, contratos, ordens de compra) Responsável Verifica a documentação no momento do pagamento; confirma a recepção de bens/serviços quando designado Pagamentos e tesouraria Submete requisições e confirma a necessidade da despesa Verifica, processa, executa e regista. A aprovação segue a matriz de autoridade da MUVA Economato e stock Conduz as compras através do procurement Gere o stock e submete as necessidades de reposição Frota Planeia a afectação das viaturas às actividades operacionais Controla livros de bordo, combustível, prazos de documentos e manutenção preventiva Instalações e casa de hóspedes Conduz o procurement de intervenções que impliquem contratação Gere o dia-a-dia, as vistorias e a coordenação de pequenas reparações Viagens Planeia as deslocações operacionais Gere o calendário, as reservas e o fecho dos processos. A aprovação segue a política de viagens Funções Responsabilidades financeiras Verificação e processamento de pagamentos Receber, verificar e validar os processos de pagamento, confirmando que a documentação está completa: requisição, cotações ou justificação de fornecedor único, ordem de compra ou contrato, guia de entrega/recepção, factura, recibo e aprovações Verificar se cada despesa está imputada à rubrica orçamental e ao projecto correctos e se existe saldo disponível na linha, comunicando desvios antes do pagamento Confirmar a elegibilidade da despesa face às regras do doador aplicável (período de elegibilidade, natureza da despesa e limites) Devolver os processos incompletos com indicação escrita das falhas, mantendo um registo de processos devolvidos e prazos de regularização Verificar a correcta aplicação de retenções fiscais (IRPS/IRPC) e do IVA, quando aplicável, e reunir os comprovativos para entrega à sede Execução de pagamentos e gestão bancária Efectuar pagamentos administrativos e de projectos através das plataformas bancárias autorizadas, apenas após as aprovações exigidas pela matriz de autoridade Gerir a conta bancária da delegação, acompanhando diariamente entradas e saídas e conservando os comprovativos de cada movimento Preparar a reconciliação bancária mensal e enviá-la à sede, com as diferenças explicadas, até ao prazo definido Garantir que os pagamentos são efectuados dentro dos prazos acordados com fornecedores, colaboradores e participantes Tesouraria e controlo de fundos Preparar e manter actualizado o Cashbook, registando todas as entradas e saídas com referência ao documento de suporte, projecto e rubrica Preparar e submeter o Cash Request mensal (ou sempre que necessário) à sede, com base no plano de actividades da delegação e dos 7 distritos, garantindo a disponibilidade de fundos sem excesso de saldo parado Gerir o Petty Cash dentro do limite aprovado: guarda segura, registo diário, reposição atempada e reconciliação mensal, com contagens surpresa realizadas por um terceiro designado Controlar os adiantamentos a colaboradores, para actividades e viagens: registar, acompanhar os prazos de justificação e promover a regularização dos valores em aberto Gestão financeira dos 7 distritos Fazer a captura mensal dos pagamentos a efectuar nos 7 distritos, conforme o circuito de aprovação Maputo/Nampula, e a respectiva reconciliação Rever mensalmente as pastas financeiras dos distritos quanto a completude, conformidade e assinaturas, e consolidar o envio à sede quando concluídas Prestar apoio e orientação financeira às equipas distritais sobre procedimentos, preenchimento de formulários e requisitos de documentação Realizar visitas periódicas de verificação aos distritos, conforme o plano acordado com a Direcção Financeira Conformidade, arquivo e auditoria Assegurar o cumprimento das políticas financeiras internas e dos requisitos de cada doador Manter o arquivo físico e electrónico da documentação financeira, organizado por projecto, mês e número de processo, com cópias digitalizadas acessíveis à sede Colaborar com a equipa financeira da sede no reporte mensal, no envio de documentação e no esclarecimento de questões relacionadas com os processos financeiros Facilitar auditorias internas e externas, disponibilizando a documentação solicitada nos prazos e acompanhando a implementação das recomendações relativas à delegação Apoio às equipas Prestar apoio financeiro às equipas de programas e operações na preparação de requisições, orçamentos de actividades e justificação de despesas Informar periodicamente os coordenadores sobre o estado dos pagamentos pendentes e dos adiantamentos por justificar Responsabilidades administrativas Economato e stock Gerir o stock de material de escritório, consumíveis e material de programa armazenado na delegação: entradas, saídas com requisição assinada e contagem física mensal Manter o mapa de stock actualizado mensalmente e submeter as necessidades de reposição ao processo de procurement, com cópia à Direcção Financeira Gestão de frota Garantir a recolha e verificação mensal dos livros de bordo de todas as viaturas (excepto motorizadas): quilometragem, destinos, motorista e autorização Controlar o consumo de combustível (vales, cartões ou recibos) face à quilometragem registada e sinalizar consumos anómalos Manter um mapa de prazos da frota (seguros, inspecções, licenças e manutenções preventivas), alertando com antecedência a Direcção Financeira e informando o Director de Operações para planeamento da afectação das viaturas Registar avarias, sinistros e manutenções no histórico de cada viatura Viagens de colaboradores e visitantes Controlar o calendário de viagens da delegação, evitando duplicações e optimizando o uso das viaturas Reservar transporte e alojamento para colaboradores e visitantes, incluindo a gestão da ocupação da casa de hóspedes, com TAFs e processos devidamente organizados Calcular e processar os per diems conforme a política em vigor Receber e verificar o fecho dos processos de viagem de Nampula e dos 7 distritos (relatórios, recibos e devolução de saldos) nos prazos definidos Instalações e casa de hóspedes Realizar vistorias semanais (ou quinzenais) com checklist padronizado ao escritório e à casa de hóspedes, registando as anomalias e acompanhando-as até à resolução Coordenar pequenas reparações e a manutenção corrente; as intervenções que impliquem contratação são encaminhadas para procurement Supervisionar os serviços de limpeza e segurança das instalações quanto a horários, presenças e qualidade do serviço Acompanhar os contratos de serviços recorrentes (renda, água, electricidade, internet, segurança e limpeza), incluindo prazos de pagamento e de renovação Chaves e segurança física Gerir as chaves das instalações e das viaturas, garantindo guarda segura, registo de entrega e devolução e rotação entre os responsáveis designados Activos Manter actualizado o inventário de activos da delegação e dos distritos (equipamento informático, mobiliário e viaturas), com etiquetagem, localização e responsável Realizar a verificação física anual do inventário e registar entradas, transferências, avarias e abates Limites de autoridade Não aprova despesas. Verifica e executa pagamentos apenas após as aprovações previstas na matriz de autoridade Não selecciona fornecedores nem conduz processos de procurement Pode recusar ou suspender um pagamento com documentação incompleta ou irregular, informando por escrito o requisitante e a Direcção Financeira Gere o Petty Cash apenas até ao limite aprovado e para as categorias de despesa autorizadas Não recebe instruções hierárquicas do Director de Operações. Os pedidos de apoio administrativo da área de operações são atendidos conforme as prioridades acordadas com a Direcção Financeira Rotina periódica Diário Verificação de processos, pagamentos, registo no Cashbook, controlo do Petty Cash e acompanhamento bancário Semanal Ponto de situação dos pagamentos pendentes, calendário de viagens e vistoria às instalações Mensal Cash Request, reconciliação bancária e de Petty Cash, captura e reconciliação dos distritos, revisão e envio das pastas financeiras, mapa de stock, livros de bordo, combustível e relatório de adiantamentos em aberto Anual Inventário físico de activos e apoio às auditorias externas Indicadores de desempenho Percentagem de pagamentos efectuados dentro do prazo acordado Reconciliações bancárias e de Petty Cash entregues até ao prazo mensal, com diferenças explicadas Pastas financeiras dos 7 distritos enviadas completas à sede dentro do prazo Número de constatações de auditoria relativas à documentação da delegação Adiantamentos por justificar para além do prazo (valor e número) Mapa de stock, livros de bordo e inventário actualizados na data prevista Requisitos Formação: licenciatura em Contabilidade, Finanças, Gestão ou área afim. Experiência: mínimo de 5 anos em funções administrativo-financeiras, preferencialmente em ONG com financiamento de múltiplos doadores Conhecimentos: procedimentos de pagamento e tesouraria, reconciliações, obrigações fiscais moçambicanas, requisitos de doadores, Excel avançado e plataformas de banca online Competências: rigor e atenção ao detalhe, organização, integridade e confidencialidade, firmeza perante processos irregulares, boa comunicação com as equipas no terreno e disponibilidade para deslocações aos distritos Línguas: português fluente; Emakhuwa e inglês constituem vantagem Apenas candidatos pré-seleccionados serão

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