FH

Senior Procurement Officer (SPO)

FHI 360
📍 GuinéeFreelance💰 Salaire : 145 000 000🗓️ 13 days ago

Job Description

Guinée
Freelance
Salaire : 145 000 000

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Senior Procurement Officer (SPO) Company: FHI 360

Education / Qualifications

Contract: Other | Location: Guinea | Experience: 5 years and over | Training: Bachelor (BAC)+3) | Salary Ă  GNF (annual base salary) | Deadline 2026-10-23 Job description Under the supervision of the Operations Manager, the Senior Procurement Manager manages all procurement activities for materials, parts and equipment for FHI 360 in Guinea. He/she submits and processes the purchase orders in strict compliance with the policies and procedures in force, while ensuring control of costs, deadlines and performance of the service in order to guarantee the regularity of validations and payments. In close collaboration with the various departments of the organization, he/she coordinates purchasing activities in order to maintain stock levels in accordance with established objectives.

Main duties

Manage the procurement process on time, ensuring the availability and completeness of necessary information (data collection, compliance with submission deadlines and internal coordination).

  • Develop, implement and monitor the procurement plan.
  • Develop, update and monitor the pricing window and supplier database in accordance with the organization's policies and procedures.
  • Ensure full accountability of the procurement process, from validation of purchase orders to delivery and transmission of payment requests to the finance department.
  • Ensure proactive planning of procurement needs, anticipate risks and propose corrective measures to prevent any impact on project operations.
  • Design and implement processes and tools to enhance the transparency, compliance and efficiency of procurement procedures, based on an ongoing analysis of current practices.
  • Ensure the proper application of organizational policies and procedures, as well as government regulations and funding for procurement, and disseminate them to management, staff and suppliers.
  • Contribute to the development and revision of procurement operational policies and procedures.
  • Interact with internal and external stakeholders to ensure that procurement activities comply with applicable regulations and internal procedures of the organization.
  • Work with bid analysis committee members to collect individual notes, organize the compilation and help draft the selection memo that accurately traces all steps and histories of the procurement process.
  • Compare prices, technical specifications and delivery times to identify the most advantageous offer.
  • Oversee the preparation of orders and ensure follow-up to guarantee their delivery as soon as possible.
  • Work with the regional office and headquarters to ensure proper review and approval of contracts.
  • Ensure regular monitoring updates in the Global Procurement module of FHI 360 projects in Guinea.
  • Work with appropriate personnel on the control of deliveries to ensure compliance of goods received with contractual specifications.
  • Review purchase orders for accuracy, terminology and technical specifications.
  • Verify and approve invoices for orders issued.
  • Oversee the update of the contractual commitments tracker.
  • Ensure the management, filing, backup and archiving of procurement records, in physical and electronic format, ensuring compliance with the requirements of the donors concerned, the government regulations in force and the policies and procedures of the organization.
  • Ensure monthly reconciliations of inventories for review by the Operations Manager.
  • Ensure continuous and rigorous monitoring of inventories.

Candidate profile

Experience

Candidate with at least a Bachelor of Business Administration or related field, with minimum 5 years of experience in purchasing and administrative support, including at least 3 years of team supervision. Prior experience in a preferred NGO. Certification in procurement is an asset. Ability to express themselves clearly and professionally with clients and staff. Required skills Strong knowledge of purchasing methods and procedures Practical knowledge of procurement services policies and standards Excellent oral and written communication skills

Other information

Proficiency in Microsoft Office and computer software Analytical and problem-solving skills Ability to analyze and interpret data, identify errors and prepare reports Ability to work as a team and independently Master Office 365, SharePoint, Zoom/Teams Using the Global Procurement module Languages French English

Job overview

FHI 360 is a non-profit organization dedicated to human development that is committed to sustainably improving living conditions by offering integrated solutions adapted to the local context. Its staff includes experts in the fields of health, education, nutrition, environment, economic development, youth, research, technology, communication and social marketing.

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Responsable Senior des Achats (Senior Procurement Officer) Entreprise : FHI 360

Formation / DiplĂ´mes

Contrat : Autre | Lieu : Guinée | Expérience : 5 ans et plus | Formation : Licence (BAC+3) | Salaire : à GNF (salaire de base annuel) | Description du poste Sous la supervision du Responsable des Operations, le/la responsable senior des achats pilote l'ensemble des activités d'approvisionnement en matériaux, pièces et équipements pour FHI 360 en Guinée. Il/elle soumet et traite les bons de commande dans le strict respect des politiques et procédures en vigueur, tout en assurant le contrôle des coûts, des délais et des performances du service afin de garantir la régularité des validations et des paiements. En étroite collaboration avec les différents services de l'organisation, il/elle coordonne les activités d'achat de manière à maintenir les niveaux de stock conformément aux objectifs fixés.

Missions principales

Piloter le processus d'achats dans les délais impartis, en veillant à la disponibilité et à l'exhaustivité des informations nécessaires (collecte de données, respect des échéances de soumission et coordination interne).

  • Élaborer, mettre en Ĺ“uvre et surveiller le plan d'approvisionnement.
  • Élaborer, mettre Ă  jour et assurer le suivi de la mercuriale des prix ainsi que de la base de donnĂ©es des fournisseurs, conformĂ©ment aux politiques et procĂ©dures de l'organisation.
  • Garantir la redevabilitĂ© intĂ©grale du processus d'approvisionnement, de la validation des commandes d'achat jusqu'Ă  la livraison et Ă  la transmission des demandes de paiement au service des finances.
  • Assurer une planification proactive des besoins en achats, anticiper les risques et proposer des mesures correctives afin de prĂ©venir tout impact sur les opĂ©rations du projet.
  • Concevoir et mettre en Ĺ“uvre des processus et des outils visant Ă  renforcer la transparence, la conformitĂ© et l'efficacitĂ© des procĂ©dures d'achat, sur la base d'une analyse continue des pratiques en vigueur.
  • Veiller Ă  la bonne application des politiques et procĂ©dures organisationnelles ainsi que des rĂ©glementations gouvernementales et du bailleur de fonds applicables aux achats, et en assurer la diffusion auprès de la direction, du personnel et des fournisseurs.
  • Contribuer Ă  l'Ă©laboration et Ă  la rĂ©vision des procĂ©dures et politiques opĂ©rationnelles en matière d'approvisionnement.
  • Interagir avec les parties prenantes internes et externes afin de s'assurer que les activitĂ©s d'achat sont conformes aux rĂ©glementations en vigueur et aux procĂ©dures internes de l'organisation.
  • Travailler avec les membres de comitĂ© d'analyse des offres pour la collecte des notes individuelles, organiser la compilation et aider Ă  rĂ©diger le mĂ©mo de sĂ©lection qui retrace fidèlement toutes les Ă©tapes et historiques du processus d'approvisionnement.
  • Comparer les prix, les spĂ©cifications techniques et les dĂ©lais de livraison afin d'identifier l'offre la plus avantageuse.
  • Superviser la prĂ©paration des commandes et en assurer le suivi pour garantir leur livraison dans les meilleurs dĂ©lais.
  • Collaborer avec le bureau rĂ©gional et le siège afin d'assurer l'examen et l'approbation appropriĂ©s des marchĂ©s.
  • Veiller Ă  la mise Ă  jour rĂ©gulière du suivi dans le module Global Procurement des projets de FHI 360 en GuinĂ©e.
  • Travailler avec le personnel appropriĂ© sur le contrĂ´le des livraisons afin de s'assurer de la conformitĂ© des marchandises reçues aux spĂ©cifications contractuelles.
  • Examiner les bons de commande pour en vĂ©rifier l'exactitude, la terminologie et les spĂ©cifications techniques.
  • VĂ©rifier et approuver les factures relatives aux commandes Ă©mises.
  • Superviser la mise Ă  jour du tracker des engagements contractuels.
  • Assurer la gestion, le classement, la sauvegarde et l'archivage des dossiers d'approvisionnement, sous format physique et Ă©lectronique, en veillant au respect des exigences des bailleurs de fonds concernĂ©s, des rĂ©glementations gouvernementales en vigueur et des politiques et procĂ©dures de l'organisation.
  • Assurer les rapprochements mensuels des inventaires Ă  soumettre Ă  l'examen du Responsable des opĂ©rations.
  • Assurer le suivi continu et rigoureux des inventaires.

Profil recherché

Expérience

Candidat ayant au moins une licence en administration des affaires ou domaine connexe, avec minimum 5 ans d'expérience dans les achats et le soutien administratif, dont au moins 3 ans de supervision d'équipe. Expérience préalable dans une ONG préférée. Certification en Achats est un atout. Capacité à s'exprimer clairement et professionnellement avec les clients et le personnel. Compétences requises Solides connaissances des méthodes et procédures d'achat Connaissance pratique des politiques et normes en matière de services d'achat Excellentes compétences en communication orale et écrite

Autres informations

Maîtrise de Microsoft Office et des logiciels informatiques Compétences en analyse et résolution de problèmes Capacité à analyser et interpréter des données, identifier des erreurs et préparer des rapports Capacité à travailler en équipe et de manière indépendante Maîtrise de Office 365, SharePoint, Zoom/Teams Utilisation du module Global Procurement Langues Français Anglais

Présentation du poste

FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain qui s'engage à améliorer durablement les conditions de vie en proposant des solutions intégrées et adaptées au contexte local. Son personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, de l'éducation, de la nutrition, de l'environnement, du développement économique, de la jeunesse, de la recherche, de la technologie, de la communication et du marketing social. Comment postuler Postuler directement via JobGuinée ou via ce lien : https: Missions Piloter le processus d'achats dans les délais impartis, en veillant à la disponibilité et à l'exhaustivité des informations nécessaires (collecte de données, respect des échéances de soumission et coordination interne).

  • Élaborer, mettre en Ĺ“uvre et surveiller le plan d'approvisionnement.
  • Élaborer, mettre Ă  jour et assurer le suivi de la mercuriale des prix ainsi que de la base de donnĂ©es des fournisseurs, conformĂ©ment aux politiques et procĂ©dures de l'organisation.
  • Garantir la redevabilitĂ© intĂ©grale du processus d'approvisionnement, de la validation des commandes d'achat jusqu'Ă  la livraison et Ă  la transmission des demandes de paiement au service des finances.
  • Assurer une planification proactive des besoins en achats, anticiper les risques et proposer des mesures correctives afin de prĂ©venir tout impact sur les opĂ©rations du projet.
  • Concevoir et mettre en Ĺ“uvre des processus et des outils visant Ă  renforcer la transparence, la conformitĂ© et l'efficacitĂ© des procĂ©dures d'achat, sur la base d'une analyse continue des pratiques en vigueur.
  • Veiller Ă  la bonne application des politiques et procĂ©dures organisationnelles ainsi que des rĂ©glementations gouvernementales et du bailleur de fonds applicables aux achats, et en assurer la diffusion auprès de la direction, du personnel et des fournisseurs.
  • Contribuer Ă  l'Ă©laboration et Ă  la rĂ©vision des procĂ©dures et politiques opĂ©rationnelles en matière d'approvisionnement.
  • Interagir avec les parties prenantes internes et externes afin de s'assurer que les activitĂ©s d'achat sont conformes aux rĂ©glementations en vigueur et aux procĂ©dures internes de l'organisation.
  • Travailler avec les membres de comitĂ© d'analyse des offres pour la collecte des notes individuelles, organiser la compilation et aider Ă  rĂ©diger le mĂ©mo de sĂ©lection qui retrace fidèlement toutes les Ă©tapes et historiques du processus d'approvisionnement.
  • Comparer les prix, les spĂ©cifications techniques et les dĂ©lais de livraison afin d'identifier l'offre la plus avantageuse.
  • Superviser la prĂ©paration des commandes et en assurer le suivi pour garantir leur livraison dans les meilleurs dĂ©lais.
  • Collaborer avec le bureau rĂ©gional et le siège afin d'assurer l'examen et l'approbation appropriĂ©s des marchĂ©s.
  • Veiller Ă  la mise Ă  jour rĂ©gulière du suivi dans le module Global Procurement des projets de FHI 360 en GuinĂ©e.
  • Travailler avec le personnel appropriĂ© sur le contrĂ´le des livraisons afin de s'assurer de la conformitĂ© des marchandises reçues aux spĂ©cifications contractuelles.
  • Examiner les bons de commande pour en vĂ©rifier l'exactitude, la terminologie et les spĂ©cifications techniques.
  • VĂ©rifier et approuver les factures relatives aux commandes Ă©mises.
  • Superviser la mise Ă  jour du tracker des engagements contractuels.
  • Assurer la gestion, le classement, la sauvegarde et l'archivage des dossiers d'approvisionnement, sous format physique et Ă©lectronique, en veillant au respect des exigences des bailleurs de fonds concernĂ©s, des rĂ©glementations gouvernementales en vigueur et des politiques et procĂ©dures de l'organisation.
  • Assurer les rapprochements mensuels des inventaires Ă  soumettre Ă  l'examen du Responsable des opĂ©rations.
  • Assurer le suivi continu et rigoureux des inventaires. Profil recherchĂ© Candidat ayant au moins une licence en administration des affaires ou domaine connexe, avec minimum 5 ans d'expĂ©rience dans les achats et le soutien administratif, dont au moins 3 ans de supervision d'Ă©quipe. ExpĂ©rience prĂ©alable dans une ONG prĂ©fĂ©rĂ©e. Certification en Achats est un atout. CapacitĂ© Ă  s'exprimer clairement et professionnellement avec les clients et le personnel. Avantages Un environnement de travail oĂą la sĂ©curitĂ© est toujours la prioritĂ© absolue, Salaire de base compĂ©titif basĂ© sur les compĂ©tences et l'expĂ©rience, Incitatifs annuels en espèces pour les employĂ©s admissibles, OpportunitĂ©s de dĂ©veloppement de carrière et aide Ă  la formation, Accès Ă  des programmes de santĂ© adaptĂ©s aux familles, RĂ©gimes de retraite et d'Ă©pargne de premier ordre, Plan d'actionnariat salariĂ© de Rio Tinto, Programme d'aide aux employĂ©s, Soutien individuel en matière de bien-ĂŞtre (personnel et professionnel) pour l'employĂ© et sa famille, Politique de congĂ© complète couvrant tous les moments importants de la vie (vacances/annuels, congĂ©s parentaux payĂ©s, etc.) Pour postuler Postuler directement via JobGuinĂ©e ou via ce lien : https:

Pour postuler a cette offre, cliquez sur le bouton "Postuler" afin d'acceder aux coordonnees du recruteur (email et/ou telephone).

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Your safety comes first — read before you go

Taf4All only lists job offers published by third parties. We are not the employer, we do not conduct these recruitments, and we cannot guarantee what happens once you make contact — you deal directly with the person or company behind the offer, at your own risk.

  • •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
  • •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
  • •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
  • •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
  • •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
  • •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.

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