Responsable administratif et financier

Le/La Responsable administratif et financier assure la gestion globale des finances, de l’administration, des services généraux, des ressources humaines, des approvisionnements et de la logistique de la représentation de Coginta au Niger, dans le cadre de la mise en œuvre du projet CIVICAP.

Formation / Diplômes

Rattaché(e) directement au Chef de projet , il/elle veille à la bonne utilisation des ressources financières et matérielles, au respect des procédures de Coginta, des exigences des bailleurs ainsi que des obligations légales nigériennes. Il/Elle fournit au Chef de projet des informations financières et administratives fiables afin de soutenir la prise de décision. Le poste comprend également la supervision d’un assistant logistique/administratif , avec un rôle de coordination des fonctions de soutien au projet.

Responsabilités

• 1. Gestion financière Assurer la tenue d’une comptabilité générale et analytique rigoureuse conformément à la norme SYCEBNL OHADA . Effectuer régulièrement les rapprochements nécessaires et assurer les clôtures mensuelles des comptes. Préparer, consolider et transmettre les rapports financiers conformément aux exigences de Coginta et des bailleurs.

Localisation

Élaborer les budgets des activités et assurer leur suivi afin de garantir une allocation appropriée des ressources. Contrôler l’exécution budgétaire et veiller à l’utilisation conforme des fonds disponibles. Vérifier et autoriser les paiements après contrôle de leur exhaustivité et de la conformité des pièces justificatives. Mettre en œuvre des contrôles internes portant notamment sur la paie, la petite caisse et les déboursements. Identifier les éventuelles insuffisances des dispositifs de contrôle et proposer des améliorations. Préparer et organiser la documentation financière nécessaire aux audits externes, aux vérifications des bailleurs et aux contrôles internes du siège.

• 2. Administration et ressources humaines Assurer la gestion des contrats et des dossiers administratifs du personnel national. Veiller à la conformité des pratiques RH avec le droit du travail nigérien, les procédures de Coginta et les exigences des bailleurs. Contrôler les présences, les congés, les feuilles de temps et les éléments nécessaires à l’établissement des fiches de paie. Appuyer les processus de recrutement et contribuer à la mise en œuvre de pratiques RH transparentes. Veiller au respect des obligations fiscales et sociales liées au personnel. Tenir à jour les dossiers administratifs et les archives des ressources humaines. Assurer une conservation organisée et accessible des documents administratifs et RH.
• 3. Approvisionnement et logistique Organiser et superviser les processus d’approvisionnement conformément aux règles de Coginta et des bailleurs. Examiner et valider les demandes d’achat. Assurer la gestion des relations avec les fournisseurs. Superviser les procédures d’appel d’offres lorsque celles-ci sont nécessaires. Encadrer l’assistant logistique/administratif dans la gestion des fournitures, du matériel et de l’espace de bureau. Maintenir un inventaire fiable des biens et équipements. Assurer le codage, le suivi et, lorsque nécessaire, la mise au rebut des actifs conformément aux procédures.

Organiser la logistique des ateliers, missions et visites des bailleurs et partenaires. Superviser l’utilisation des véhicules, notamment les carnets de bord, la consommation de carburant et les programmes d’entretien. Veiller au respect des règles de sécurité par les conducteurs.

• 4. Rapports et conformité Fournir régulièrement au Chef de projet des informations et mises à jour sur les aspects financiers et administratifs. Appuyer la préparation des rapports destinés aux bailleurs. Contribuer, lorsque nécessaire, aux sections financières et administratives des rapports narratifs. Contrôler le respect des politiques et procédures de Coginta et des bailleurs dans les domaines financier, administratif, RH et des approvisionnements. Identifier les risques, difficultés ou blocages susceptibles d’affecter la mise en œuvre du projet. Proposer des solutions pratiques pour prévenir ou résoudre les problèmes identifiés.
• 5. Leadership et coordination Superviser, encadrer et évaluer l’assistant logistique/administratif. Assurer une coordination efficace entre les fonctions financières, administratives et les équipes de programme. Maintenir une communication transparente avec le département des finances et de l’administration du siège de Coginta à Genève. Participer aux réunions d’équipe. Contribuer à la résolution des problèmes administratifs et financiers ainsi qu’à la planification des activités. Accomplir toute autre tâche compatible avec les responsabilités du poste et nécessaire à la bonne mise en œuvre du projet. Exigences du poste Formation Être titulaire d’une Licence ou d’un Master en finance, comptabilité, administration des affaires ou dans un domaine connexe . Les certifications professionnelles telles que ACCA, CIMA ou CPA constituent un atout.

Expérience

Justifier de 3 à 5 années d’expérience dans les domaines de la finance et de l’administration. Une expérience au sein d’une ONG ou d’une organisation internationale est particulièrement souhaitée. Une expérience dans la gestion de contrats de subventions et de micro-subventions constitue un atout important. Disposer d’une expérience en supervision de petites équipes administratives et financières. Une connaissance des procédures applicables aux projets financés par des bailleurs constitue un avantage majeur, notamment celles de l’ Union européenne , du Département d’État américain ou de la Banque mondiale . Compétences techniques Maîtrise des processus de gestion financière et administrative. Bonne connaissance de la comptabilité générale et analytique. Maîtrise des procédures d’approvisionnement et de logistique. Bonne connaissance des mécanismes de suivi budgétaire et de contrôle interne. Maîtrise de la suite Microsoft Office , particulièrement Excel . Maîtrise des logiciels comptables, notamment ODOO . Excellentes capacités d’organisation et de tenue des dossiers. Aptitude à préparer et analyser des rapports financiers et administratifs. Solides capacités de communication et de rédaction de rapports. Maîtrise du français . Qualités personnelles et interpersonnelles Rigueur et sens de l’organisation. Autonomie dans l’exécution des responsabilités. Courtoisie et sens du service. Leadership et capacité à encadrer une équipe. Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais. Intégrité et conduite éthique conformes aux normes professionnelles et organisationnelles. Esprit d’initiative et capacité à résoudre les problèmes.

Présentation du poste

Aptitude à proposer des solutions pratiques. Diplomatie et capacité à développer de bonnes relations avec les partenaires et collègues.

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