Assistant(e) Administratif(ve) à Kinshasa – Monusco

Référence de l’avis de vacance: 232188 Réseau d’emplois : Gestion et administration Famille d’emplois : Administration Catégorie et classe : Catégorie des services généraux et catégories apparentées, G-5

Localisation

Département/Bureau : Mission de l’Organisation des Nations Unies en République démocratique du Congo Date de publication : Apr 4, 2024

Cadre organisationnel Ce poste est à pourvoir au sein de la cellule d’analyse conjointe de la mission (JMAC) au sein de la Mission des Nations Unies pour la Stabilisation en République Démocratique du Congo (MONUSCO). L’Assistant(e) Administratif (ve) sera basé(e) à Kinshasa. L’Assistant(e) Administratif(ve) rendra compte au chef du JMAC par l’intermédiaire du chef adjoint du JMAC en poste à Kinshasa.

Responsabilités

Sous la supervision générale du chef de section, le titulaire du poste assume les responsabilités suivantes : Gestion des ressources humaines : – Effectuer diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple le recrutement, l’affectation, la promotion, la réinstallation, l’évaluation des performances, l’examen de la classification des emplois, la cessation d’activité des membres du personnel, la formation, etc. en appliquant systématiquement les règles, règlements, politiques et procédures des Nations unies. – Assurer la liaison avec l’administration centrale et les services exécutifs, le cas échéant ; fournir des conseils et répondre aux questions générales sur les procédures et les processus de classification. – Fournir des informations et des conseils au personnel et aux consultants en ce qui concerne les conditions de service, les fonctions et les responsabilités, ainsi que les privilèges et les droits prévus par le règlement du personnel. – Surveiller les tableaux d’effectifs assignés pour diverses activités liées aux ressources humaines, par exemple les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les déplacements du personnel. Budget et finances: – Aider à la préparation et à l’élaboration du programme de travail et du budget du bureau ; aider au suivi du budget/programme de travail en ce qui concerne les divers budgets, fonds d’affectation spéciale, subventions et autres fonds sur une base régulière, et enregistrer les réaffectations de ressources et mettre en œuvre les réaffectations si nécessaire ; collecter des données à partir des bases de données pertinentes et aider à la préparation des rapports financiers ; aider à l’examen et à la préparation du plan à moyen terme et du programme de travail ; aider à la préparation des rapports financiers ; aider à la préparation des rapports financiers ; aider à la préparation des rapports financiers. – Apporter son assistance à l’examen et à la préparation du plan à moyen terme et de ses révisions ; examine les estimations de coûts et les propositions budgétaires et contribue à leur finalisation, en ce qui concerne les besoins en personnel et en ressources non humaines de la mission, y compris les aspects programmatiques ; contrôle le respect du plan à moyen terme et d’autres mandats législatifs ; peut aider les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires ; contrôle l’exécution du budget/les dépenses et enregistre la réaffectation des fonds, le cas échéant ; Examine les demandes de biens et de services pour confirmer (a) que les codes d’objets de dépenses corrects ont été imputés et (b) la disponibilité des fonds ; contrôle les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de coûts, en accordant une attention particulière aux règlements et aux règles ainsi qu’aux politiques et procédures établies ; aide à la préparation des présentations sur l’exécution du budget ; aide à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en accordant une attention particulière aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses effectives. Administration générale: – Fournir des orientations au personnel de la mission et/ou au personnel subordonné. Assurer une coordination régulière avec les unités de service et, le cas échéant, une liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au sein de la mission que dans les antennes ; effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, voyages, contrats individuels de services, examen des plans des espaces physiques et aide à l’identification des besoins en matière de technologie de bureau, maintenance des équipements, des logiciels et des systèmes, organisation et coordination de séminaires, de conférences et de traductions). Compétences Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; Garder son calme dans les situations de crise ; Souci de la prise en compte du principe de l’égalité des sexes et de la participation sur un pied d’égalité des hommes et des femmes à tous les domaines d’activité. Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs. Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; Prévoir uffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y lieu; Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Formation / Diplômes

Un diplôme de fin d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Job – Specific Qualification Une formation technique en finance, budget, gestion des ressources humaines ou administration est vivement souhaitée.

Expérience

Un minimum de cinq (5) années d’expérience à responsabilité croissante dans l’administration, la finance, le budget, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe est requis. De solides compétences informatiques, notamment en matière de traitement de texte et de feuilles de calcul, sont requises. Une connaissance spécifique des outils électroniques administratifs des Nations unies, tels qu’Umoja ou ERP, est souhaitable. La connaissance des dispositions fonctionnelles des règles, règlements, manuels et politiques des Nations unies est souhaitable. Une expérience à ce titre au sein d’une agence des Nations unies est souhaitable. Connaissances linguistiques L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. La maîtrise de l’anglais et du français (tant à l’oral qu’à l’écrit) est requise. Méthode d’évaluation L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences. Notice spéciale Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la règle 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies dans le lieu d’affectation où se trouve le poste. Les candidats éligibles sélectionnés en dehors du lieu d’affectation sont responsables des dépenses liées à leur réinstallation dans le lieu d’affectation. Les membres du personnel recrutés localement n’ont pas droit aux indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre entre les hommes et les femmes au sein de son personnel. Les femmes sont vivement encouragées à

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