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Administrative, Compliance and Procurement Support Officer

Entreprise confidentielle
📍 AntananarivoFreelance🗓️ 3 months ago

Job Description

Antananarivo
Freelance

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Responsibilities

    1. Administrative management of suppliers (via Adfinity)

Education / Qualifications

  • Creation and updating of accounts payable (IBAN, SWIFT, general information, legal data)

  • Systematic verification of bank change requests (with confirmation calls if required)

  • Processing updates once or twice a week

  • Entering information from the supplier data sheets or invoice provided

    1. Compliance, ESG, KYS/KYB

  • ESG data collection and integration into Concept according to the internal matrix defined by the company

  • Updating ESG ratings and tracking at-risk vendors on dashboards

  • Collection and update of KYS/KYB documents: Kbis extracts / international equivalents. Trade Registers. Mandatory sectoral certifications. Social and fiscal attestations. Monitoring deadlines and management of reminders.

    1. Documentary and reputational verifications

  • Systematic verification of the presence and signature of mandatory documents: (Ethics Code, Supplier Code, NDA, Contracts).

  • Reputation verification via: Google, Trustpilot, LinkedIn, press articles.

  • Identification of weak signals that may pose a risk.

    1. Financial audits

  • Collection of financial documents provided by suppliers.

  • Basic analysis: ratios, solvency, debt.

  • Risk classification (low/medium/high)

  • Documentation and update on Notion.

    1. Approval of Purchase Orders (PO) The provider, via the provider, will be responsible for the following controls: Verification of the existence of an active contract. Control of mandatory legal documents: NDA, ethical codes, contract. Control of prices, units, currencies, indexations and discounts. Verification of quantities, durations, perimeters. Audit of purchase categories and accounting accounts. Supplier compliance verification (KYS/KYB, legal documents, valid IBAN). Control of budget limitations if provided by the business. Check for the absence of duplicates. Relaunch of the business via Procurement in case of missing documents. Escalation to Procurement in case of non-compliance. Verification of compliance with the purchasing policy (thresholds, validations, competitive bidding).
    1. Documentation & Organization (Notion) Management of a centralized space by supplier. Systematic updating after each action. Tracking of current tasks: missing documents, reminders, validations, bank changes. Standardization of processes: templates, instructions, procedures.
    1. Tools provided Notion for storage, tracking and documentation. Adfinity for supplier management, IBAN, PO and contracts. A SaaS of supplier risk management (access provided according to the final scope). Slack and email for internal communications. Google for search and reputational verification.
    1. Interactions and communication Regular exchanges with Procurement, Finance, Operations and local teams. Direct

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Responsabilités

    1. Gestion administrative des fournisseurs (via Adfinity)

Formation / DiplĂ´mes

  • CrĂ©ation et mise Ă  jour des comptes fournisseurs (IBAN, SWIFT, informations gĂ©nĂ©rales, donnĂ©es lĂ©gales)

  • VĂ©rification systĂ©matique des demandes de modification bancaire (avec appels de confirmation si requis)

  • Traitement des mises Ă  jour une Ă  deux fois par semaine

  • Saisie des informations Ă  partir des fiches fournisseurs ou facture fournies

    1. Conformité, ESG, KYS/KYB

  • Collecte des donnĂ©es ESG et intĂ©gration dans Notion selon la matrice interne dĂ©finie par l'entreprise

  • Mise Ă  jour des notes ESG et suivi des fournisseurs Ă  risque sur dashboards

  • Collecte et mise Ă  jour des documents KYS/KYB : Extraits Kbis / Ă©quivalents internationaux. Registres du commerce. Certifications sectorielles obligatoires. Attestations sociales et fiscales. Suivi des Ă©chĂ©ances et gestion des rappels.

    1. Vérifications documentaires et réputationnelles

  • VĂ©rification systĂ©matique de la prĂ©sence et de la signature des documents obligatoires : (Code Ă©thique, Code fournisseur, NDA, Contrats).

  • VĂ©rification de la rĂ©putation via : Google, Trustpilot, LinkedIn, articles presse.

  • Identification de signaux faibles Ă©lĂ©ments pouvant reprĂ©senter un risque.

    1. Vérifications financières

  • Collecte des documents financiers fournis par les fournisseurs.

  • Analyse de base : ratios, solvabilitĂ©, endettement.

  • Classification du risque (faible / moyen / Ă©levĂ©)

  • Documentation et mise Ă  jour sur Notion.

    1. Approbation des Purchase Orders (PO) Le prestataire, via le prestataire, sera responsable des contrôles suivants : Vérification de l'existence d'un contrat actif. Contrôle des documents légaux obligatoires : NDA, codes éthiques, contrat. Contrôle des prix, unités, devises, indexations et remises. Vérification des quantités, durées, périmètres. Vérification des catégories d'achat et comptes comptables. Vérification de la conformité fournisseur (KYS/KYB, documents légaux, IBAN valide). Contrôle des limitations budgétaires si fournies par le business. Vérification de l'absence de doublons. Relance du business via Procurement en cas de documents manquants. Escalade à Procurement en cas de non-conformité. Vérification du respect de la politique achats (seuils, validations, competitive bidding).
    1. Documentation & organisation (Notion) Gestion d'un espace centralisé par fournisseur. Mise à jour systématique après chaque action. Suivi des tâches en cours : documents manquants, rappels, validations, changements bancaires. Standardisation des process : templates, instructions, procédures.
    1. Outils fournis Notion pour le stockage, le suivi et la documentation. Adfinity pour la gestion fournisseurs, IBAN, PO et contrats. Un SaaS de gestion des risques fournisseurs (accès fourni en fonction du scope final). Slack et email pour les communications internes. Google pour recherches et vérifications réputationnelles.
    1. Interactions et communication Échanges réguliers avec Procurement, Finance, Opérations et les équipes locales. Contacts directs avec les fournisseurs pour obtenir ou mettre à jour les documents. Compétences requises Techniques et outils

  • Excel avancĂ© (formules, filtres, data quality control)

  • Aisance SaaS et gestion documentaire

  • Analyse financière simple (ratios, solvabilitĂ©, classification risque) Savoir-faire & Savoir-ĂŞtre ĂŠtre rigoureux, structurĂ© et orientĂ© conformitĂ©. ĂŠtre Ă  l'aise avec les outils SaaS et la gestion documentaire. Savoir analyser des documents financiers et lĂ©gaux simples. Pouvoir interagir avec les fournisseurs et les Ă©quipes internes. ĂŠtre capable de travailler avec plusieurs entitĂ©s internationales.

Profil recherché

Idéalement des études dans l'un des domaines suivants : Gestion, Administration, Achats/Procurement, Finance, Droit, Management, Économie, Comptabilité, ou filière équivalente.

Expérience

Avoir idéalement une première expérience professionnelle dans : -un rôle administratif achats/procurement, -un back-office fournisseurs, -ou une fonction finance/contrôle/documentation avec exposition aux processus d'achats. Conditions & avantages , basé dans nos bureaux à Antananarivo. Environnement de travail fiable et moderne : bureaux équipés, fibre pro, Starlink, groupe électrogène. Salaire attractif, évolutif selon votre expérience et vos responsabilités. Avantages : Accompagnement et suivi RH par une équipe européenne et malgache, présente au quotidien Compétences requises : Budget indicatif : 1 Ar

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Your safety comes first — read before you go

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  • •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
  • •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
  • •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
  • •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
  • •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
  • •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.

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