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Role of the position The Grants & Partnerships Manager – RRM is responsible for all grant and partnership aspects of the ECHO RRM Consortium. Its role includes ensuring the proper management of the contractual cycle, compliance with DG ECHO requirements, monitoring partners, consolidating relationships and coordinating relations with the lessor. He/she works closely with the programme managers and MEALs of the member NGOs, the financial teams, the Coordinator of the RRM Consortium, the Senior Manager Partnerships at IRC Niger and the ECHO focal point.
A. Grant Management (Grants Management) Ensure the complete management of the RRM grant cycle, from contracting to closing. Ensure compliance with DG ECHO reporting, operational monitoring and financial management requirements. Prepare and manage budget amendments, extensions and modifications. Prepare requests addressed to the lessor. Prepare briefings for the lessor. Support the preparation of DG ECHO follow-up visits. Manage grant documentation: contracts, annexes, reports and official correspondence. Regularly update the consortium grant tracker. Identify and report critical grant deadlines. B. Coordination of partnerships Draft and manage partnership agreements, MoUs and their amendments. Ensure the consistency of approaches and tools used by different partners. Harmonize RRM, SOP, formats and quality standards. Organize monthly follow-up meetings of the consortium. Ensure the drafting and follow-up of meeting minutes. Monitor the implementation of the partnership framework based on equality and mutual accountability. Organize and coordinate capacity building sessions of NGO partners. C. Monitoring, reporting and consolidation Collect monthly and quarterly narrative reports from partners. Review the quality and consistency of reports received. Consolidate the various reports of member NGOs. Coordinate with finance teams for consolidation of financial reports. Verify the accuracy and consistency of data submitted by partners. Prepare integrated reports for ECHO. Ensure strict compliance with reporting deadlines. D. Inter-agency coordination and relations with the lessor Serve as a Grants/Partnerships Focal Point to DG ECHO for contractual and administrative matters. Represent the consortium in relevant technical meetings. Participate in RRM clusters and workgroups. Contribute to the capitalization of lessons learned.
Participate in context analysis. Make strategic recommendations to improve the consortium’s interventions. E. Strategic support Contribute to the development of new RRM and multi-donor proposals. Participate in the identification of new national partners. Contribute to strengthening local leadership. Ensure consistency between the consortium’s strategic documents and the national vision of the MPR.
Êhold a Master’s or Bachelor’s degree in international relations, humanitarian action, project management or equivalent field.
Minimum 3 years of experience in humanitarian grant management. At least 1 year of experience in a consortium context. Experience with DG ECHO. Good knowledge of ECHO guidelines and requirements. Experience in coordinating several NGOs. Experience with national partners. Experience in writing and consolidating multi-partner reports. Technical knowledge Good knowledge of rapid response mechanisms (RMM). Control of multi-stakeholder coordination mechanisms. Strong capacity in grant management. Mastery of writing narrative reports. Ability to consolidate reports from multiple partners. Mastery of Word and Excel. Good command of document management systems.
Excellent relational skills. Diplomacy and ability to negotiate. Ability to facilitate exchanges between several actors. Ability to work under pressure. Ability to meet strict deadlines. Ability to manage multiple streams of information simultaneously. Excellent coordination and communication skills. Real interest in humanitarian action and RRM interventions. Languages French: mandatory. English: desired. Appreciated humanitarian areas Good knowledge or interest in the following sectors is sought: Nutrition Reproductive health Protection Food security and livelihoods Water, Hygiene and Sanitation (WASH) Education Mechanisms for rapid response to population movements.
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Rôle du poste Le/la Manager Grants & Partenariats – RRM est responsable de l’ensemble des aspects liés aux subventions et aux partenariats du Consortium RRM ECHO . Son rôle consiste notamment à assurer la bonne gestion du cycle contractuel, la conformité aux exigences de la DG ECHO , le suivi des partenaires, la consolidation des rapports et la coordination des relations avec le bailleur. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les responsables programmes et MEAL des ONG membres, les équipes financières, le Coordinateur du Consortium RRM, la Senior Manager Partenariats d’IRC Niger et le point focal ECHO.
A. Gestion des subventions (Grants Management) Assurer la gestion complète du cycle de subvention RRM, de la contractualisation jusqu’à la clôture. Veiller au respect des exigences de la DG ECHO en matière de reporting, de suivi opérationnel et de gestion financière. Préparer et gérer les amendements, extensions et modifications budgétaires. Préparer les requêtes adressées au bailleur. Préparer les briefings destinés au bailleur. Appuyer la préparation des visites de suivi de la DG ECHO. Gérer la documentation relative aux subventions : contrats, annexes, rapports et correspondances officielles. Mettre régulièrement à jour le grant tracker du consortium. Identifier et signaler les échéances critiques liées aux subventions. B. Coordination des partenariats Rédiger et gérer les accords de partenariat, MoU et leurs amendements. Veiller à la cohérence des approches et outils utilisés par les différents partenaires. Harmoniser les outils RRM, SOP, formats et standards de qualité. Organiser les réunions mensuelles de suivi du consortium. Assurer la rédaction et le suivi des comptes rendus de réunions. Suivre la mise en œuvre du cadre de partenariat fondé sur l’égalité et la redevabilité mutuelle. Organiser et coordonner les sessions de renforcement des capacités des ONG partenaires. C. Suivi, reporting et consolidation Collecter les rapports narratifs mensuels et trimestriels des partenaires. Réviser la qualité et la cohérence des rapports reçus. Consolider les différents rapports des ONG membres. Coordonner avec les équipes financières pour la consolidation des rapports financiers. Vérifier l’exactitude et la cohérence des données transmises par les partenaires. Préparer les rapports intégrés destinés à ECHO. Veiller au respect strict des échéances de reporting. D. Coordination inter-agences et relations avec le bailleur Servir de point focal Grants/Partenariats auprès de la DG ECHO pour les questions contractuelles et administratives. Représenter le consortium dans les réunions techniques pertinentes. Participer aux clusters et groupes de travail RRM. Contribuer à la capitalisation des leçons apprises.
Participer aux analyses de contexte. Formuler des recommandations stratégiques pour améliorer les interventions du consortium. E. Appui stratégique Contribuer au développement de nouvelles propositions RRM et multi-bailleurs. Participer à l’identification de nouveaux partenaires nationaux. Contribuer au renforcement du leadership local. Veiller à la cohérence entre les documents stratégiques du consortium et la vision nationale du RRM.
Être titulaire d’un Master ou d’une Licence en relations internationales, action humanitaire, gestion de projet ou domaine équivalent.
Minimum 3 ans d’expérience en gestion de subventions humanitaires . Au moins 1 an d’expérience dans un contexte de consortium . Expérience avérée avec la DG ECHO . Bonne connaissance des lignes directrices et exigences ECHO. Expérience dans la coordination de plusieurs ONG. Expérience avec des partenaires nationaux. Expérience en rédaction et consolidation de rapports multi-partenaires. Connaissances techniques Bonne connaissance des mécanismes de réponse rapide ( RRM ). Maîtrise des mécanismes de coordination multi-acteurs. Solides capacités en gestion des subventions. Maîtrise de la rédaction de rapports narratifs. Capacité à consolider des rapports provenant de plusieurs partenaires. Maîtrise de Word et Excel. Bonne maîtrise des systèmes de gestion documentaire.
Excellentes capacités relationnelles. Diplomatie et capacité de négociation. Capacité à faciliter les échanges entre plusieurs acteurs. Capacité à travailler sous pression. Aptitude à respecter des délais stricts. Capacité à gérer plusieurs flux d’information simultanément. Excellentes capacités de coordination et de communication. Intérêt réel pour l’action humanitaire et les interventions RRM. Langues Français : obligatoire. Anglais : souhaité. Domaines humanitaires appréciés Une bonne connaissance ou un intérêt pour les secteurs suivants est recherché : Nutrition Santé de la reproduction Protection Sécurité alimentaire et moyens d’existence Eau, hygiène et assainissement (WASH) Éducation Mécanismes de réponse rapide aux mouvements de population.
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