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GiveDirectly, première et plus grande organisation à but non lucratif qui permet aux donateurs d'envoyer de l'argent directement aux personnes les plus pauvres du monde, recrute un Office Assistant pour son bureau de Kilifi, dans le cadre d'un remplacement de congé maternité. GiveDirectly croit que les personnes vivant dans la pauvreté méritent la dignité de choisir elles-mêmes la meilleure façon d'améliorer leur vie, et le transfert direct d'argent rend ce choix possible.
Type de contrat : Temps plein Diplôme requis : Diplôme Lieu : Kilifi Secteur : Administration / Facilities
Présentation du poste
L'Office Assistant apporte un soutien administratif et de bureau afin de garantir le bon fonctionnement de l'office. Ce rôle couvre diverses tâches, notamment la gestion de la correspondance, la tenue des dossiers, la planification des rendez-vous et l'assistance au personnel pour les tâches administratives courantes.
Responsabilités principales
Soutien administratif et gestion de l'office
Veiller à ce que le bureau soit propre, bien organisé et pleinement fonctionnel. Assurer la sécurité du bureau et être le gardien des clés. Apporter un soutien dans l'organisation des événements et activités de l'entreprise. Offrir un service client de qualité au personnel et aux visiteurs. Soutenir la coordination de la logistique de voyage du personnel et des invités, sur instruction de l'OPM, notamment la réservation de vols, de taxis et d'hôtels pour l'hébergement du personnel. Gérer les services de courrier, envoi et réception du courrier et des colis. Assurer un suivi régulier des fournitures pertinentes afin d'éviter toute rupture de stock. Accomplir toute autre tâche administrative confiée par la direction. Veiller à ce que tous les incidents soient signalés.
Gestion de la petite caisse
Mettre à jour quotidiennement le suivi de la petite caisse et classer les reçus, en versions papier et numérique. Veiller à ce que les dépenses de bureau restent dans le budget. S'assurer que toutes les dépenses respectent les politiques de l'organisation. Garantir l'absence d'écart entre les espèces disponibles et les enregistrements. Soumettre chaque semaine les dépenses de petite caisse. Demander en temps utile le réapprovisionnement de la petite caisse.
Achats
Soutenir les achats locaux en coordination avec l'OPM. Apporter un soutien dans la recherche de prestataires potentiels selon les besoins. Soutenir la soumission en temps utile des factures fournisseurs et des paiements aux fournisseurs selon les besoins.
Gestion des stocks
Veiller à ce que les registres d'actifs soient à jour et que tous les actifs soient étiquetés et comptabilisés. Effectuer une vérification mensuelle des actifs par comptage physique. Signaler en temps utile toute perte ou tout dommage touchant les biens de GiveDirectly. Soutenir la remise, le remplacement et la restitution du matériel de terrain et de bureau au personnel.
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Diplôme minimum en gestion des affaires ou dans un domaine connexe. Au moins 1 an d'expérience en gestion de bureau dans un environnement à rythme soutenu.
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Solides compétences en résolution de problèmes et en organisation. Maîtrise de la suite Microsoft Office. Très bonne connaissance de Mombasa et du comté de Kilifi et maîtrise des langues locales. Grande intégrité, empathie et adhésion aux valeurs de GiveDirectly. Excellentes compétences en communication orale et écrite. Faire preuve de normes élevées d'intégrité, notamment une attitude positive, une forte éthique de travail, un esprit de suivi rigoureux et un esprit d'équipe. La maîtrise du giriama est exigée.
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