Logistics & Admin Assistant (Maternity Cover)

Logistics & Admin Assistant (Maternity Cover)

Type de contrat : Temps plein

Qualification : Diplôme

Lieu : Administration / Facilities, Logistique

Contexte : Oxfam travaille au Kenya avec d'autres acteurs pour réduire la pauvreté et les inégalités. Nous intervenons auprès des communautés les plus vulnérables dans les régions sèches et reculées du nord, ainsi que dans les bidonvilles pauvres de la capitale, Nairobi. Au Kenya, les niveaux de pauvreté les plus élevés se trouvent dans les districts pastoraux du nord – dans certaines zones, 95% de la population vit sous le seuil de pauvreté.

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** L'assistant(e) logistique et administratif(ve) joue un rôle clé dans l'exécution de tâches administratives pour soutenir la réalisation d'un domaine de travail clairement défini au sein d'une unité, permettant à ceux qu'il/elle soutient d'être plus efficaces.

Responsabilités clés (techniques, leadership, gestion des personnes et des ressources) :

Stockage des marchandises :

• Organiser la livraison et l'expédition de toutes les fournitures selon les demandes, de manière rapide et rentable, conformément à la politique d'Oxfam en matière d'approvisionnement et en tenant compte des exigences des donateurs.

• Coordonner avec l'équipe des achats les livraisons à effectuer et assurer le suivi des livraisons en souffrance auprès des fournisseurs.

• Assurer la liaison avec le responsable d'entrepôt dans l'entrepôt externe pour les livraisons effectuées et les inventaires mensuels.

• Traiter toutes les livraisons dans le système Helios/D365, en veillant à ce que les documents appropriés accompagnent les livraisons.

• Coordonner et communiquer avec les bureaux de terrain/de plaidoyer lors des expéditions et des demandes de renseignements.

• Traiter le paiement en temps voulu de toutes les marchandises livrées, en coordination avec les responsables budgétaires, l'équipe des achats et le service financier.

• Assurer la liaison avec l'équipe des achats pour réceptionner le fret international le cas échéant.

• Effectuer des inventaires mensuels des articles stockés et préparer des rapports de rapprochement des stocks.

• Préparer des rapports mensuels sur les stocks et les partager avec le responsable hiérarchique et les responsables budgétaires.

• Classement systématique de toute la documentation de l'entrepôt, rapports périodiques.

• Superviser le personnel temporaire/occasionnel appelé à aider dans les activités de l'entrepôt.Actifs et équipements :

• Veiller à ce que tous les actifs acquis soient enregistrés dans le système Helios/D365 et suivis.

• Mettre à jour le registre des actifs mensuellement pour refléter les changements de mouvement des actifs.

• Organiser et suivre les réparations et la maintenance des actifs et équipements.

• Effectuer un inventaire physique trimestriel et de fin d'année (avec l'équipe financière) et vérifier les actifs.

• Assurer la cession physique des actifs après approbation, en collaboration avec le responsable hiérarchique et l'équipe des achats/logistique.Responsabilités supplémentaires :

• Toute autre tâche pouvant être assignée par le responsable hiérarchique.**

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• Diplôme en études commerciales ou en secrétariat.
• Expérience prouvée dans le service client.
• Maîtrise du kiswahili et de l'anglais écrit et parlé, essentielle.
• Maîtrise de l'informatique et compétences en traitement de texte essentielles.
• Excellente capacité d'organisation et souci du détail.
• Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles, y compris la capacité à gérer des demandes multiples.

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