Programme Policy Officer Assurance Coordinator CST II

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) recrute un(e) Coordinateur(trice) Assurance, Chargé(e) de Programme (Policy Officer) de niveau CST II. Ce poste à temps plein est basé dans un bureau de pays, avec une qualification minimale de licence (BA/BSc/HND).

L'objectif de l'assurance est de fournir à la direction une assurance raisonnable et fondée sur des preuves que les risques matériels liés aux partenaires coopérants (CP) sont identifiés et gérés de manière appropriée ; que les contrôles clés sont conçus et fonctionnent comme prévu ; que les obligations de conformité sont respectées ; que les constatations importantes sont traitées dans les délais convenus ; et que le bureau de pays conserve des preuves adéquates pour démontrer une supervision efficace aux organes de contrôle internes et externes. La mission appliquera une approche fondée sur les risques, avec un effort d'assurance proportionné à l'exposition au risque, au financement et à la matérialité, à la sensibilité des donateurs, à la complexité géographique et opérationnelle, aux constatations antérieures, à la maturité des contrôles et à d'autres indicateurs de risque pertinents.

La portée de l'assurance couvrira la gouvernance, la gestion des risques, la conformité et les contrôles internes liés aux CP tout au long du cycle de vie de la gestion des CP, y compris, le cas échéant : la diligence raisonnable, l'évaluation des capacités et la classification des risques ; la sélection des partenaires et les arrangements de gouvernance ; les contrôles financiers et programmatiques pertinents pour la mise en œuvre des CP ; la séparation des tâches et les contrôles d'approbation ; le suivi, les contrôles ponctuels, la vérification et les preuves à l'appui ; la mise en œuvre des mesures d'atténuation des risques et des actions de gestion convenues ; le suivi des constatations d'audit, d'enquête, d'assurance et de suivi ; la qualité des données, la conservation des dossiers et l'adéquation de la piste d'audit ; la conformité avec les politiques, procédures, exigences de gestion des CP et conditions des donateurs applicables du PAM ; et les risques émergents ou systémiques liés aux CP identifiés par l'analyse des données, le travail sur le terrain, les rapports de gestion ou les activités de surveillance. La portée des examens individuels sera définie dans un plan de travail d'assurance fondé sur les risques approuvé ou des termes de référence d'examen. Le coordinateur ne fournira pas d'assurance sur les questions pour lesquelles le rôle a une responsabilité opérationnelle directe.

Responsabilités et obligations clés :

Gouvernance et contrôles internes des CP : Évaluer la conception et l'efficacité opérationnelle des principaux arrangements de gouvernance et de contrôle interne des CP, en utilisant des critères documentés et des preuves suffisantes et appropriées. Identifier les lacunes de contrôle, les contrôles inefficaces ou appliqués de manière incohérente, les faiblesses de séparation des tâches, les défaillances récurrentes des processus et autres déficiences de contrôle. Évaluer si les contrôles identifiés répondent aux risques pertinents et si les propriétaires de contrôles peuvent démontrer que les contrôles ont fonctionné pendant la période examinée. Recommander des actions correctives pratiques qui s'attaquent aux causes profondes et aux faiblesses de contrôle assignables.

Évaluation des risques et supervision de la diligence raisonnable : Examiner de manière indépendante la diligence raisonnable des CP, les évaluations de capacité, les notations de risque et les mesures d'atténuation pour leur exhaustivité, leur cohérence, leurs preuves et leur alignement sur les exigences applicables. Maintenir une vue consolidée des engagements CP à haut risque dans le portefeuille assigné, y compris les expositions au risque matériel, l'état d'atténuation et les actions en retard. Fournir un défi constructif documenté lorsque les évaluations des risques, les notations ou les plans d'atténuation sont faibles, incomplets, obsolètes ou non étayés par des preuves. Escalader les changements matériels dans l'exposition au risque des CP par les canaux de gouvernance établis.

Planification de l'assurance fondée sur les risques : Développer et maintenir un plan d'assurance CP documenté et fondé sur les risques pour le portefeuille du bureau de zone assigné, sous réserve de l'approbation de la gestion par les arrangements de gouvernance établis. Prioriser l'activité d'assurance en utilisant des facteurs de risque définis, y compris la notation du risque, le financement/la matérialité, la sensibilité des donateurs, la géographie, la complexité opérationnelle, l'historique d'audit ou d'assurance antérieur, la maturité des contrôles et les constatations non résolues. Maintenir une couverture d'assurance suffisante des engagements à haut risque et réévaluer périodiquement le plan en réponse à des changements significatifs dans l'exposition au risque. Aligner les activités d'assurance CP avec le plan d'assurance du bureau de pays, le registre des risques, les priorités de préparation à l'audit et les forums de gouvernance pertinents.

Examens d'assurance, tests et vérification indépendante : Mener des examens d'assurance, des contrôles ponctuels, des parcours, des tests basés sur des échantillons et une vérification indépendante pour les engagements ou emplacements CP à haut risque sélectionnés. Définir l'objectif, la portée, les critères, l'approche d'échantillonnage, les exigences en matière de preuves et la période d'examen pour chaque exercice d'assurance. Évaluer les preuves pour leur pertinence, leur fiabilité, leur exhaustivité et leur traçabilité, et conserver des documents de travail suffisants pour étayer les conclusions. Documenter clairement les exceptions et les déficiences de contrôle, y compris la condition observée, le critère applicable, le risque/impact, la cause profonde lorsqu'elle est établie, les preuves à l'appui et l'action de gestion convenue. Préparer des rapports d'assurance concis avec les constatations, les implications de risque, les recommandations, les propriétaires responsables et les dates cibles convenues.

Préparation à l'audit et suivi de la supervision : Soutenir la préparation aux audits internes, aux audits externes et aux examens de supervision liés aux CP en maintenant une piste de preuves à jour et l'état des constatations matérielles. Maintenir un suivi consolidé des observations d'audit, des constatations d'assurance, des actions liées aux enquêtes le cas échéant, des constatations de contrôles ponctuels et des actions de gestion. Valider, sur une base de risque, les preuves soumises pour clôturer ou remédier aux constatations avant que la clôture ne soit signalée. Surveiller les constatations en retard, récurrentes ou à haut risque et escalader les problèmes importants non résolus par les canaux de gouvernance établis. Coordonner les contributions factuelles et la récupération de preuves pour les réponses de supervision sans assumer la propriété de gestion de la réponse.

Surveillance des risques, analyse des données et rapports : Analyser Partner Connect, le portail des partenaires des Nations Unies, le suivi, l'audit, l'assurance et d'autres données disponibles pour identifier les tendances, les anomalies, les risques de concentration et les indicateurs d'alerte précoce. Maintenir un tableau de bord au niveau du portefeuille couvrant les CP à haut risque, la couverture d'assurance, les constatations matérielles, les actions en retard, les constatations répétées et les indicateurs de préparation à l'audit. Fournir des mises à jour périodiques de l'assurance à la gestion et contribuer des contributions de risque CP fondées sur des preuves au registre des risques du bureau de pays et aux briefings de gestion. Escalader les faiblesses de contrôle systémiques ou transversales lorsque la remédiation nécessite une action de gestion au-delà d'un CP individuel ou d'un bureau de zone.

Amélioration continue : Renforcer les outils d'assurance, les listes de contrôle, les modèles, les approches d'échantillonnage et les méthodologies d'examen en fonction des leçons apprises et des risques émergents. Promouvoir des pratiques de documentation et d'assurance cohérentes dans les bureaux de zone. Soutenir l'apprentissage transversal sur les risques et les contrôles des CP tout en maintenant la distinction entre l'assurance de deuxième ligne et la gestion de première ligne.

Méthodologie et normes minimales de preuve : Tout travail d'assurance doit être documenté suffisamment pour permettre à un examinateur indépendant de comprendre ce qui a été examiné, contre quels critères, en utilisant quelles preuves, avec quelle approche d'échantillonnage ou de test, comment les exceptions ont été évaluées et comment la conclusion a été atteinte. Chaque examen doit avoir un objectif, une portée, des critères, une période sous revue et une justification de risque définis. Les tests doivent être fondés sur les risques et proportionnés à l'importance du contrôle et à l'exposition examinée. Les preuves doivent être suffisamment appropriées, pertinentes, fiables et traçables à la conclusion atteinte. Les documents de travail doivent identifier la population examinée, l'échantillon sélectionné le cas échéant, les tests effectués, les preuves obtenues, les exceptions identifiées et la conclusion atteinte. Les constatations doivent distinguer clairement entre les faits/preuves, l'exigence applicable ou le critère de contrôle, le risque/impact, la cause profonde lorsqu'elle est étayée, et l'action corrective recommandée. Les actions de gestion doivent avoir un propriétaire clairement identifié et une date d'achèvement cible et doivent être suivies jusqu'à leur clôture. Lorsque les preuves sont insuffisantes pour étayer la clôture ou une conclusion d'assurance, la question doit rester ouverte ou être explicitement qualifiée et escaladée comme approprié.

Rapports, escalade et gouvernance : Le coordinateur de l'assurance relève fonctionnellement de l'unité des risques et de la conformité et se coordonne avec la gestion du bureau de zone et les unités techniques pertinentes pour la planification, la collecte de preuves et le suivi. Les déficiences de contrôle significatives, les préoccupations de conformité matérielles, les faiblesses systémiques suspectées et les actions à haut risque en retard doivent être escaladées rapidement par les canaux de gouvernance établis. Les rapports d'assurance doivent être factuels, fondés sur des preuves, équilibrés et suffisamment documentés pour résister à l'examen de la gestion, de l'audit et de la supervision. Le coordinateur doit maintenir l'objectivité professionnelle et ne doit pas approuver, posséder ou mettre en œuvre des contrôles qui sont ensuite soumis à l'évaluation d'assurance du coordinateur. L'accès aux dossiers, systèmes, personnel et emplacements pertinents doit être obtenu par les arrangements établis du bureau de pays et conformément aux exigences applicables en matière de confidentialité, de protection des données et d'accès.

Limites du rôle et indépendance : Le coordinateur de l'assurance ne doit pas : gérer les contrats CP ou administrer les accords de niveau de terrain (FLA) ; diriger l'intégration de routine des CP ou gérer les relations quotidiennes avec les CP ; effectuer des fonctions de première ligne de programme, de finance, de chaîne d'approvisionnement, de suivi ou de gestion des CP ; approuver les notations de risque CP, les actions de gestion ou les décisions de contrôle au nom des propriétaires de première ligne ; assumer la propriété de la mise en œuvre des actions correctives découlant du travail d'assurance ; ou fournir une assurance sur les contrôles pour lesquels le coordinateur a une responsabilité opérationnelle directe. Le rôle fournit une assurance indépendante de deuxième ligne, un défi constructif, une vérification, des rapports et une escalade. La gestion conserve la responsabilité de l'acceptation du risque, de l'exploitation des contrôles, de l'action corrective et de la réalisation des objectifs du programme.

Livrables et résultats minimaux : Plan d'assurance CP fondé sur les risques : couverture d'assurance approuvée et périodiquement actualisée pour le portefeuille assigné, avec justification de risque documentée. Rapports d'examen d'assurance : rapports étayés par des critères documentés, des preuves, des tests, des constatations, une analyse des causes profondes lorsqu'elle est établie, des implications de risque et des actions convenues. Rapports d'assurance CP trimestriels : évaluation au niveau du portefeuille des risques clés, des faiblesses de contrôle, de la couverture d'assurance, des constatations récurrentes, des actions en retard et des tendances émergentes. Tableau de bord des risques et de l'assurance CP : vue actuelle des CP à haut risque, de la couverture d'assurance, des constatations matérielles, des actions en retard et de l'état de préparation à l'audit. Suivi des actions correctives : suivi consolidé des actions d'audit, d'assurance, de suivi et de contrôles ponctuels, y compris la propriété, les dates d'échéance, l'état et les preuves de clôture. Dossier de préparation à l'audit : piste de preuves organisée soutenant les activités d'assurance CP matérielles et le suivi. Opinion annuelle d'assurance CP : déclaration d'assurance de gestion concise et fondée sur des preuves sur l'adéquation de la gouvernance des CP, de la gestion des risques et des contrôles clés dans le portefeuille assigné, y compris les limitations ou qualifications matérielles le cas échéant. Contributions au registre des risques : contributions d'assurance CP documentées et fondées sur des preuves pour les rapports de risque et d'assurance du bureau de pays.

Indicateurs de performance : Pourcentage d'activités d'assurance fondées sur les risques planifiées achevées dans le cycle d'assurance approuvé. Pourcentage d'engagements CP à haut risque couverts par l'assurance conformément au plan approuvé. Pourcentage de constatations matérielles avec des propriétaires documentés, des dates cibles et un état de clôture fondé sur des preuves. Vieillissement et récurrence des constatations matérielles en retard ou répétées. Rapidité et exhaustivité des rapports d'assurance et des mises à jour de gestion. Pourcentage de travaux d'assurance échantillonnés avec des documents de travail complets et des preuves traçables.

Qualifications et expérience : Diplôme universitaire supérieur en gestion des risques, audit interne, conformité, finance, comptabilité, gouvernance, gestion des opérations ou domaine connexe. Une certification professionnelle pertinente est souhaitable. Expérience : 5 à 7 ans d'expérience pertinente en assurance, audit, conformité, gestion des risques, contrôles internes ou supervision. Une expérience avec les ONG, les partenaires de mise en œuvre, les opérations humanitaires ou la préparation à l'audit est souhaitable.

Méthode de candidature : Les candidats intéressés et qualifiés sont invités à

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