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Madison Life Insurance Zambia recrute un Executive Assistant pour apporter un soutien direct au Managing Director. Ce poste clé, à pourvoir en consultation avec la direction, couvre un large éventail de responsabilités administratives, de communication et de gestion de bureau.
Responsabilités principales
Support administratif : Gérer l'agenda du Managing Director, y compris les réunions, les rendez-vous et la logistique des déplacements. Rédiger, réviser et corriger la correspondance, les rapports, les présentations et les documents connexes. Appuyer les activités de recrutement du personnel administratif junior (par exemple, les embauches temporaires) et participer aux renouvellements de contrats et à la compilation de données. Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques bien organisés pour faciliter la récupération des documents.
Communication : Filtrer et acheminer les appels, courriels et correspondances aux départements appropriés. Communiquer professionnellement avec les départements internes, les parties prenantes et les partenaires externes au nom du Managing Director. Aider à la mise en forme et à la révision des documents du conseil d'administration et assurer un soutien de secrétariat en temps opportun pour les réunions. Préparer et distribuer des procès-verbaux précis et assurer le suivi des actions.
Gestion de bureau : Surveiller et maintenir les fournitures et l'équipement de bureau pour le bureau exécutif. Veiller à ce que le personnel administratif dispose des ressources nécessaires (papeterie, équipement, etc.). Coordonner la logistique des réunions, événements et conférences de la direction. Superviser les évaluations de performance trimestrielles du personnel administratif. Veiller à ce que les dépenses liées aux fournitures et aux besoins du bureau respectent le budget approuvé.
Confidentialité et discrétion : Manipuler et stocker les documents confidentiels en toute sécurité. Maintenir une stricte confidentialité dans toutes les interactions avec les cadres et les informations sensibles de l'entreprise.
Reporting et coordination : Préparer des rapports, présentations, notes de synthèse et documents connexes. Suivre les actions et veiller à leur achèvement en temps opportun. Aider à la compilation des données pour les budgets, prévisions et rapports périodiques. Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur.
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FranklinCovey Zambia recherche un Executive Assistant (EA) dynamique, proactif et hautement organisé pour jouer le rôle de partenaire stratégique de notre Directeur Exécutif. Ce poste ne se limite pas à une fonction de filtrage passif ; il s agit d un véritable partenariat actif. Vous serez le point de contact principa
🛠️ Compétences requises We are seeking a sharp, proactive, and highly organized Executive Assistant (EA) to serve as the strategic right hand to our Executive Director. This is not a passive, gatekeeping role; it is an active partnership. You will be the primary point of contact for internal and external stakeholders,
🎯 Responsabilités In consultation with the Managing Director the role is responsible for but not limited to the following: Administrative Support Manage the Managing Director’s calendar, including meetings, appointments, and travel logistics Draft, edit, and proofread executive correspondence, reports, presentations,
🎯 Responsabilités Job : req38037 Organization: World Bank Sector: Administration/Office Support Grade: GC Term Duration: 3 years 0 months Recruitment Type: Local Recruitment Location: Lusaka,Zambia Required Language(s): English Preferred Language(s): English Closing Date: 8/27/2026 (MM/DD/YYYY) at 11:59pm UTC Descript