Feasibility Assessment and Development of a Concept Note for a Telemedicine Initiative Supporting Frontline Regions in Ukraine

Contexte

La Croix-Rouge norvégienne (NorCross), dans le cadre du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, œuvre pour protéger la vie et la santé et soutenir les personnes affectées par les conflits, les crises et autres urgences humanitaires. En Ukraine, NorCross soutient la Société ukrainienne de la Croix-Rouge (URCS) dans la fourniture de services essentiels de santé et de protection aux populations vulnérables.

Le conflit en cours continue d'exercer une pression significative sur le système de santé ukrainien, en particulier dans les zones de première ligne, difficiles d'accès et récemment dé-occupées. Les infrastructures endommagées, la pénurie de personnel de santé, les parcours de référencement perturbés, les obstacles à l'accès aux médicaments et la demande accrue ont réduit l'accès aux soins de santé. Ces défis touchent particulièrement les personnes âgées, les personnes handicapées, les personnes déplacées internes, les personnes atteintes de maladies chroniques et les enfants nécessitant des soins de suivi.

Dans de nombreuses communautés de première ligne, l'accès aux soins de santé primaires et spécialisés reste incohérent. L'insécurité, les limitations de transport, les contraintes financières, les restrictions de mobilité et le manque de soutien familial peuvent empêcher les gens d'atteindre les établissements de santé. Par conséquent, les patients nécessitant un suivi régulier ou des conseils spécialisés peuvent subir des retards et des interruptions dans leurs soins.

Avec le soutien de la Croix-Rouge norvégienne, l'URCS a établi une plateforme humanitaire de santé solide grâce à des unités de santé mobiles, des soins à domicile, un soutien en santé mentale et psychosocial, la promotion de la santé et la prévention des maladies, ainsi que des services communautaires. Cependant, des lacunes subsistent dans l'accès aux consultations spécialisées, la continuité des soins pour les maladies chroniques, et le référencement et le suivi entre les services communautaires et les services de santé de niveau supérieur.

La télémédecine pourrait aider à combler ces lacunes en élargissant l'accès à des professionnels de santé qualifiés sans obliger les patients ou les travailleurs de la santé à se déplacer dans des conditions dangereuses ou difficiles. Elle peut soutenir les consultations à distance, le triage, les références, le suivi et l'accès à des conseils spécialisés, tout en complétant les services existants de l'URCS.

Bien que plusieurs acteurs humanitaires aient mis en œuvre ou exploré des initiatives de télémédecine, l'URCS n'a pas identifié de service de télémédecine accessible et fonctionnel au niveau communautaire dans les zones ciblées. L'initiative proposée vise donc à évaluer le besoin et la faisabilité d'établir un système de télémédecine sûr, structuré et évolutif pour les populations vulnérables dans les zones de première ligne, difficiles d'accès et mal desservies. Sur la base de l'évaluation, un concept serait développé pour un service gratuit fournissant des soins de santé primaires et des consultations spécialisées sélectionnées, intégré aux services de santé existants de l'URCS et permettant une transition transparente entre les soins à distance et en personne.

Objectif et portée de l'évaluation

L'objectif de l'évaluation est de développer un concept pour un futur projet potentiel de télémédecine. Étant donné le nombre énorme d'activités de réponse humanitaire mises en œuvre par de multiples acteurs et l'environnement opérationnel complexe dans lequel un tel projet fonctionnerait, une évaluation approfondie de la situation actuelle et future sur le terrain est requise comme condition préalable.

L'évaluation déterminera la faisabilité, la pertinence, les exigences opérationnelles et la valeur ajoutée potentielle d'une initiative de télémédecine conçue pour soutenir les postes de santé de première ligne et les cliniques de soins primaires dans les zones touchées par le conflit en Ukraine. Elle générera des preuves pour éclairer le développement d'un futur projet de télémédecine et soutenir la prise de décision sur la question de savoir si et comment une telle intervention – dans une phase suivante – devrait être conçue et mise en œuvre par la Société ukrainienne de la Croix-Rouge (URCS) et d'autres partenaires le cas échéant.

De plus, l'évaluation évaluera le potentiel de durabilité et d'évolutivité de l'intervention, identifiera les conditions requises pour une mise en œuvre réussie, et explorera comment l'initiative peut être conçue pour renforcer et compléter le système de santé national tout en répondant aux besoins des populations vivant le long de la ligne de front du conflit et dans les zones difficiles d'accès ou mal desservies.

Objectif général : Évaluer le besoin, la faisabilité et la valeur potentielle de l'introduction d'un système de soutien par télémédecine pour les établissements de santé de première ligne dans les zones touchées par le conflit en Ukraine et développer une note de concept pour un développement et une mise en œuvre potentiels d'une telle intervention de santé numérique.

Objectifs spécifiques :

Évaluer les défis de prestation de services de santé qui pourraient potentiellement être résolus par la télémédecine.

Identifier les cas d'utilisation cliniques et opérationnels prioritaires.

Évaluer la demande, l'acceptabilité et l'utilité perçue parmi les prestataires de soins de santé et les parties prenantes de niveau supérieur.

Évaluer la faisabilité technique, y compris l'électricité et la connectivité Internet, les exigences matérielles et logicielles, l'interopérabilité et les considérations de cybersécurité.

Évaluer les exigences légales, réglementaires, éthiques et de protection des données.

Analyser les exigences opérationnelles et organisationnelles pour la mise en œuvre par la Croix-Rouge ukrainienne.

Examiner les initiatives de télémédecine existantes et identifier les opportunités de collaboration et d'intégration dans les structures de soins de santé existantes.

Élaborer un concept de projet pour le développement et la mise en œuvre.

Critères d'évaluation :

L'évaluation devrait évaluer l'initiative de télémédecine proposée par rapport aux critères suivants :

Pertinence : Mesure dans laquelle l'intervention proposée répond aux lacunes identifiées dans la prestation de services de santé et aux besoins prioritaires dans les zones de première ligne et difficiles d'accès. Alignement avec les priorités de l'URCS, du Ministère de la Santé et les objectifs de la réponse humanitaire en santé.

Valeur ajoutée : Degré auquel la télémédecine apporterait des avantages au-delà des mécanismes existants de prestation de services de santé et des initiatives de télémédecine. Contribution potentielle à l'amélioration de l'accès, de la continuité et de la qualité des soins.

Faisabilité technique : Disponibilité et fiabilité de la connectivité, de l'alimentation électrique, de l'équipement et de l'infrastructure de santé numérique. Compatibilité avec les systèmes nationaux de santé numérique existants et les exigences d'interopérabilité.

Faisabilité opérationnelle : Disponibilité des ressources humaines, des structures de gestion, de la capacité de formation et des systèmes de soutien requis pour la mise en œuvre et la maintenance.

Faisabilité légale et éthique : Conformité avec les réglementations ukrainiennes relatives à la télémédecine, à la protection des données, aux licences professionnelles et à la sécurité des patients.

Durabilité : Probabilité que l'initiative puisse être maintenue au-delà du soutien initial du donateur, y compris la propriété institutionnelle, le financement et l'intégration dans les services de santé existants.

Évolutivité : Potentiel d'expansion à d'autres régions et populations sans augmentation disproportionnée des coûts ou de la complexité.

Rentabilité : Équilibre probable entre l'investissement requis et les avantages sanitaires et opérationnels attendus.

Domaine d'évaluation :

Analyse du système de santé et de la prestation de services : Cartographie des solutions de télémédecine existantes ou des interventions, y compris l'évaluation de la fonctionnalité, de la convivialité, de l'acceptabilité, des types d'établissements de première ligne, des ensembles de services fournis, de la composition de la main-d'œuvre, des voies de référencement et des besoins de soutien spécialisé.

Analyse des cas d'utilisation de la télémédecine : Évaluation des consultations cliniques à distance potentielles, du soutien spécialisé (cardiologie, pédiatrie, médecine familiale), des discussions de cas, du mentorat, du développement professionnel continu, du soutien MHPSS pour les prestataires, et du soutien au triage/référencement.

Évaluation technique : Évaluation de l'électricité, de la connectivité, de l'infrastructure de santé numérique, de la disponibilité du matériel, des plateformes de santé numérique existantes, des exigences d'interopérabilité et de la cybersécurité/gouvernance de l'information.

Évaluation opérationnelle : Évaluation des besoins en ressources humaines, des arrangements de gouvernance, des besoins de formation, des exigences de soutien/maintenance, des considérations d'évolutivité et des estimations de coûts.

Évaluation légale et réglementaire : Examen des réglementations nationales sur la télémédecine, des exigences de protection des données, des considérations de licence professionnelle et des problèmes de responsabilité clinique.

Méthodologie d'évaluation

La proposition technique (voir ci-dessous) devrait inclure un aperçu d'une méthodologie appropriée et des méthodes de collecte de données adaptées à l'objectif de l'évaluation. Il est libre de suggérer toute approche méthodologique supplémentaire et méthodes de collecte de données et questions qui ne sont pas mentionnées dans les TdR.

Le consultant doit adopter une approche méthodologique consultative et participative. L'approche devrait considérer les éléments suivants :

Revue documentaire : Cartographie des solutions de télémédecine existantes (ou en cours de développement), des politiques nationales, des stratégies de santé numérique, des réglementations sur la télémédecine et des rapports d'évaluation existants.

Cartographie des parties prenantes : Identification des acteurs clés de l'écosystème de la santé et de la santé numérique, y compris le Ministère de la Santé et les autorités sanitaires régionales, les experts en e-santé, les fournisseurs de télémédecine, les gestionnaires de soins de santé primaires, les cliniciens de première ligne, le personnel de l'URCS, les spécialistes cliniques, les organisations internationales actives et d'autres acteurs pertinents de la santé numérique/télémédecine.

Visites sur le terrain et entretiens avec des informateurs clés : Mener une série ciblée de visites sur le terrain et d'entretiens avec des informateurs clés (KII) avec un éventail représentatif de parties prenantes pour évaluer les besoins locaux, les solutions existantes, la capacité de mise en œuvre, les obstacles et les cas d'utilisation potentiels. Les KII incluront, le cas échéant, le Ministère de la Santé et les autorités sanitaires régionales, les experts/fournisseurs de e-santé et de télémédecine, les directeurs et gestionnaires de soins de santé primaires, les médecins-chefs, les cliniciens de première ligne, les points focaux informatiques, le personnel de l'URCS et la direction de la branche de l'Oblast. Le nombre de KII sera déterminé en fonction de la disponibilité des parties prenantes et de la complexité de l'évaluation, plutôt que d'être limité à 2-3 entretiens.

Consultations des patients/Utilisateurs finaux : Lorsque cela est possible, des consultations avec les patients et d'autres utilisateurs finaux seront incluses pour évaluer l'acceptabilité et la praticité de la télémédecine du point de vue de l'utilisateur, y compris les niveaux de confiance dans les consultations à distance, la littératie numérique et les obstacles d'accès, les préférences des patients, les avantages et préoccupations perçus, et la volonté globale d'utiliser les services de télémédecine.

Consultations et ateliers des parties prenantes : Sessions collaboratives avec l'URCS et les parties prenantes concernées pour valider les résultats et prioriser les cas d'utilisation potentiels, discuter de la faisabilité et de la valeur ajoutée, identifier les exigences de mise en œuvre et les risques, et explorer conjointement les options de mise en œuvre pratiques.

Le consultant prendra toutes les mesures raisonnables pour garantir que les activités respectent et protègent les droits et le bien-être des communautés, en assurant l'exactitude technique, la transparence et l'impartialité conformément au Cadre d'évaluation de l'IFRC et aux Principes fondamentaux de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.

Livrables

Livrable 1 : Rapport initial (5-10 pages max) décrivant la méthodologie, la cartographie des parties prenantes, les défis anticipés, les mesures d'atténuation, le plan de travail détaillé et les outils de collecte de données développés en étroite collaboration avec l'URCS.

Livrable 2 : Atelier de retour d'information avec NoRC et URCS pour présenter et discuter des résultats préliminaires, des conclusions et des recommandations avant de finaliser le rapport.

Livrable 3 : Rapport d'évaluation de faisabilité (10-20 pages max) résumant le contexte, la méthodologie, les résultats, l'analyse de faisabilité, l'évaluation des risques, les cas d'utilisation, les scénarios, les considérations de coûts et une recommandation claire de Go/No-Go.

Livrable 4 : Note de concept pour un projet de mise en œuvre de télémédecine (note de concept SMART de 2 pages) fournissant la base stratégique pour la mise en œuvre future et le développement d'appels d'offres, sous réserve d'une décision positive de Go.

Calendrier proposé

Semaines 1-2 : Réunions initiales avec URCS et NoRC pour finaliser la portée et la méthodologie. Étude documentaire : examen des documents du projet, des ressources primaires/secondaires. Développement du rapport initial détaillé : concept d'évaluation, composition de l'équipe, calendrier, méthodologie et outils de collecte de données. Livrable : Rapport initial.

Semaines 3-7 : Cartographie des initiatives de santé numérique pertinentes dans la région cible et des parties prenantes. Coordination avec les équipes locales pour l'évaluation sur le terrain et la collecte de données. Mener des entretiens avec des informateurs clés (KII) avec les parties prenantes concernées. Audit des procédures de collecte de données. Livrable : Entretiens réalisés selon le plan de collecte de données.

Semaines 8-10 : Analyse des données collectées. Préparation du projet de rapport d'évaluation. Organisation d'un atelier de retour d'information sur les résultats préliminaires, les conclusions et les recommandations. Livrables : Version préliminaire du rapport d'évaluation et atelier de retour d'information.

Semaine 10 : Intégration des commentaires dans le rapport avec des révisions appropriées. Révision et soumission du rapport d'évaluation final. Livrables : Version finale du rapport d'évaluation et outils de suivi suggérés.

Semaine 11 : Présentation des résultats à la direction de l'URCS et de NoRC. Livrable : Présentation des résultats.

Semaines 11-12 : Préparation de la note de concept sur le projet de télémédecine suivant. Livrable : Version finale de la note de concept du projet.

Normes de qualité et d'éthique de l'évaluation

Les consultants devraient prendre toutes les mesures raisonnables pour garantir que l'évaluation est conçue et menée de manière à respecter et protéger les droits et le bien-être des personnes et des communautés dont elles sont membres, et à garantir que l'évaluation est techniquement précise, fiable et légitime, menée de manière transparente et impartiale, et contribue à l'apprentissage organisationnel et à la responsabilité. Par conséquent, l'équipe d'évaluation devrait adhérer aux normes d'évaluation et au processus spécifique applicable décrits dans le Cadre d'évaluation de l'IFRC. Les normes d'évaluation de l'IFRC sont :

Utilité : Les évaluations doivent être utiles et utilisées.

Faisabilité : Les évaluations doivent être réalistes, diplomatiques et gérées de manière sensée et rentable.

Éthique et légalité : Les évaluations doivent être menées de manière éthique et légale, en accordant une attention particulière au bien-être de ceux qui sont impliqués dans l'évaluation et affectés par celle-ci.

Impartialité et indépendance : Les évaluations doivent être impartiales, fournissant une évaluation complète et sans parti pris qui prend en compte les points de vue de toutes les parties prenantes.

Transparence : Les activités d'évaluation doivent refléter une attitude d'ouverture et de transparence.

Exactitude : Les évaluations doivent être techniquement précises, fournissant suffisamment d'informations sur les méthodes de collecte, d'analyse et d'interprétation des données afin que sa valeur ou son mérite puisse être déterminé.

Participation : Les parties prenantes doivent être consultées et impliquées de manière significative dans le processus d'évaluation lorsque cela est faisable et approprié.

Responsabilité : Les évaluations doivent être menées en assurant la responsabilité en documentant adéquatement le processus et les produits de l'évaluation, en alignant la pratique de l'évaluation avec une approche d'équité, et en mettant en œuvre les recommandations en actions.

Il est également attendu que l'évaluation respecte les sept Principes fondamentaux de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge : 1) humanité, 2) impartialité, 3) neutralité, 4) indépendance, 5) service volontaire, 6) unité, et 7) universalité. De plus amples informations sur ces principes peuvent être obtenues à l'adresse : www.ifrc.org/what/values/principles/index.asp

Qualifications du ou des évaluateurs

L'évaluation devrait être menée par un consultant individuel ou une équipe d'évaluation multidisciplinaire ayant une expérience démontrée en santé numérique, systèmes de santé, télémédecine et secteur de la santé ukrainien.

Compte tenu de la portée technique et stratégique de la mission, l'équipe d'évaluation devrait collectivement posséder les qualifications et compétences minimales suivantes :

Qualifications académiques : Diplôme universitaire supérieur (Master ou équivalent) en santé publique, sciences de la santé, systèmes de santé, santé numérique, informatique de la santé, technologies de l'information, cybersécurité, économie, sciences sociales ou autre domaine pertinent. Un doctorat ou une qualification avancée équivalente serait un avantage.

Expérience en évaluation : Au moins 5 à 7 ans d'expérience professionnelle démontrée en suivi et évaluation, évaluation de systèmes de santé, évaluations de santé numérique, ou missions de recherche et de conseil connexes.

Télémédecine et santé numérique : Expérience démontrée dans l'évaluation, la conception, la mise en œuvre ou l'évaluation de services de télémédecine, de santé numérique, de e-santé, de m-santé ou d'autres services de santé activés par la technologie, de préférence y compris les modèles de consultation à distance et l'intégration avec les soins de santé primaires.

Expertise en systèmes de santé : Connaissance solide et expérience démontrée en analyse des systèmes de santé, y compris les modèles de prestation de services, les soins de santé primaires, la main-d'œuvre de la santé, les voies de référencement, l'accès des patients, la qualité des soins et la capacité institutionnelle.

Conception et modèles opérationnels de télémédecine : Capacité démontrée à évaluer et développer des modèles appropriés de prestation de services et de fonctionnement de la télémédecine, y compris les flux de travail, les rôles et responsabilités, les mécanismes de référencement, la gouvernance clinique, les ressources humaines, l'équipement, la connectivité et les exigences de mise en œuvre.

Expérience dans le secteur de la santé ukrainien : Connaissance démontrée du système de santé ukrainien, y compris les institutions pertinentes du secteur de la santé, les structures de soins de santé primaires, les développements de la santé numérique et l'environnement opérationnel. Une expérience de travail avec les autorités sanitaires ukrainiennes, les prestataires de soins de santé ou d'autres parties prenantes pertinentes serait hautement souhaitable.

Expertise légale et réglementaire : Compréhension démontrée des exigences légales, réglementaires, éthiques et de protection des données pertinentes pour les services de télémédecine et de santé numérique en Ukraine.

Cybersécurité et gouvernance des données : Compétence prouvée dans l'évaluation de la cybersécurité, de la protection des données des patients, de la sécurité de l'information, de la gouvernance des données, de la confidentialité et des risques associés dans les systèmes de santé numérique ou d'information sur la santé.

Systèmes d'information sur la santé et interopérabilité : Expérience dans l'évaluation de l'infrastructure technique, des plateformes numériques, des systèmes d'information sur la santé, de l'interopérabilité, de l'échange de données, de la connectivité, des exigences matérielles/logicielles et de l'intégration avec les systèmes d'information sur la santé existants.

Analyse des coûts et financière : Expérience démontrée en analyse des coûts, exigences en ressources, budgétisation et modélisation financière pour les interventions de santé ou de santé numérique, y compris l'évaluation des coûts de mise en œuvre et récurrents.

Durabilité et évolutivité : Expérience démontrée dans l'évaluation de la durabilité institutionnelle, financière, technique et opérationnelle, ainsi que du potentiel de mise à l'échelle et d'intégration dans les systèmes de santé existants.

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