Event Management Services for Two High-Level Events in the Kurdistan Region – Erbil

Contexte et objectif

L'Organisation internationale du Travail (OIT) met en œuvre le programme conjoint UE-ONU sur la protection sociale en Irak, financé par l'Union européenne. Dans ce cadre, l'OIT soutient depuis 2021 le gouvernement régional du Kurdistan pour moderniser et étendre le régime de sécurité sociale du secteur privé pour les travailleurs, renforcer les institutions qui le gèrent et étendre la couverture aux personnes non encore protégées.

Depuis 2021, la réforme a produit des résultats mesurables. Le nombre de travailleurs assurés a plus que doublé, passant de 120 026 à 303 619, et le nombre d'employeurs enregistrés est passé de 37 664 à 62 748. Le nombre de femmes assurées a plus que triplé, le régime couvre désormais plus de 45 000 travailleurs migrants, et le fonds de sécurité sociale a progressé en parallèle. L'administration a entamé sa transformation numérique, la première évaluation actuarielle du régime est en cours et la base de données probantes a été renforcée, notamment grâce à l'enquête sur la population active de 2026.

Alors que le programme conjoint UE-ONU entre dans sa phase finale, qui s'étend jusqu'en octobre 2027, le gouvernement régional du Kurdistan, l'Union européenne et l'OIT marqueront cinq ans de ce partenariat lors d'un événement de haut niveau, reconnaissant le leadership de la région dans la réforme et définissant l'agenda commun pour la période à venir.

Un événement de haut niveau en présentiel est requis. Les participants sont issus des hauts responsables gouvernementaux de la région, de la communauté diplomatique et des dirigeants régionaux de l'OIT ; les résultats de cinq ans et l'agenda à venir doivent être présentés et discutés dans la salle ; et le niveau de prestation attendu est celui d'un événement national réunissant des hauts fonctionnaires.

L'OIT organisera donc cet événement, en coordination avec le gouvernement régional du Kurdistan, à Erbil le lundi 31 août 2026, de 09h00 à 13h00, pour 40 à 60 participants, avec interprétation simultanée en anglais et en kurde (sorani) et une connexion hybride pour les participants à distance.

Le projet Building Equitable and Inclusive Transformation (BEIT), financé par l'Union européenne et mis en œuvre par l'Organisation internationale du Travail (OIT) en partenariat avec le Programme des Nations Unies pour les établissements humains (ONU-Habitat) et le Centre du commerce international (ITC), soutient l'institutionnalisation et l'intégration du dialogue social par la création et l'opérationnalisation du Forum de dialogue social pour la région du Kurdistan d'Irak (KRI). Dans le cadre du même contrat de gestion d'événements, l'OIT organisera également le lancement de haut niveau du Forum de dialogue social du Kurdistan à Erbil le mardi 1er septembre 2026, de 09h00 à 11h00, pour un maximum de 80 participants. Le lancement est soutenu dans le cadre du programme Building Equitable and Inclusive Transformation (BEIT) : Towards Decent Work and Affordable Housing in Iraq et fournira une plateforme formelle pour valider et adopter les termes de référence du Forum, présenter les membres du Forum et les modalités de travail, et renforcer la coordination avec le Forum de dialogue social d'Irak à Bagdad.

Objectifs de la réunion du 31 août 2026

• Marquer cinq ans de réforme de la protection sociale dans la région du Kurdistan, en reconnaissant la propriété et le leadership du gouvernement régional du Kurdistan dans la réforme et les résultats obtenus pour les travailleurs et les employeurs.
• Présenter les résultats de cinq ans de la région en matière de couverture, de fonds de sécurité sociale, de transformation numérique de l'administration et de renforcement de la base de données probantes.
• Réaffirmer le partenariat entre le gouvernement régional du Kurdistan, l'Union européenne et l'OIT dans le cadre du programme conjoint, et la valeur d'un soutien continu.

Objectifs de la réunion du 1er septembre 2026

• Lancer officiellement le Forum de dialogue social du Kurdistan en tant que plateforme tripartite réunissant des représentants du gouvernement, des travailleurs et des employeurs de toute la région du Kurdistan.
• Valider et adopter formellement les termes de référence du Forum de dialogue social du Kurdistan lors de l'événement de lancement.
• Présenter les membres du Forum et convenir des modalités de travail initiales, des rôles, des mécanismes de coordination et des prochaines étapes.
• Renforcer la coordination et les échanges entre le Forum de dialogue social du Kurdistan et le Forum de dialogue social d'Irak, y compris la participation d'une délégation tripartite de Bagdad.
• Définir l'agenda à venir pour la prochaine phase : étendre la couverture aux travailleurs non encore protégés, gérer le fonds de sécurité sociale, achever les systèmes numériques et de données probantes, et explorer la protection sociale de santé.

**

**

Le contrat couvre donc deux événements distincts de haut niveau : (i) l'événement « Cinq ans de réforme de la protection sociale » le 31 août 2026 ; et (ii) le lancement du Forum de dialogue social du Kurdistan le 1er septembre 2026. Le prestataire de services devra fournir les exigences logistiques, techniques, d'interprétation, de voyage, d'hébergement, de restauration, médiatiques, de visibilité, d'impression et hybrides spécifiées pour chaque événement.

Objet de ce service :

L'OIT recherche un prestataire de services de gestion d'événements qualifié pour fournir le lieu, l'interprétation, la restauration, l'impression, les médias, la visibilité et les services logistiques requis pour les 2 événements à Erbil.

Événement de haut niveau : Cinq ans de réforme de la protection sociale dans la région du Kurdistan – lundi 31 août 2026, de 09h00 à 13h00.

L'événement marque cinq ans de soutien du programme conjoint UE-ONU à la réforme de la protection sociale dans la région du Kurdistan. Le niveau de prestation attendu est celui d'un événement national réunissant de hauts responsables gouvernementaux, la communauté diplomatique et de hauts représentants de l'OIT.

Le prestataire de services sera responsable d'assurer la bonne organisation de l'événement, y compris les arrangements du lieu, les services d'interprétation, la restauration, les documents de réunion, les exigences médiatiques et de visibilité, le soutien aux participants et toute la coordination logistique connexe conformément aux normes de l'OIT.

L'inscription ouvre à 08h30. La date est indicative et peut être déplacée pendant la période du contrat sur instruction écrite de l'OIT.

• Faciliter un événement de lancement de haut niveau bien organisé le 1er septembre 2026, de 09h00 à 13h00, pour un maximum de 80 participants dans un hôtel quatre ou cinq étoiles approuvé par le UNDSS.
• Fournir une interprétation simultanée en kurde (sorani), en arabe et en anglais, avec des interprètes professionnels suffisants, des cabines/équipements et des casques pour un maximum de 80 participants, y compris l'accès aux canaux d'interprétation pour les participants à distance.
• Organiser 2 nuits d'hébergement et l'ADS pour les participants éligibles venant de Duhok, Sulaymaniyah, Halabja et Bagdad, et organiser des billets d'avion aller-retour Bagdad-Erbil-Bagdad pour neuf participants de Bagdad.
• Fournir les documents et l'installation nécessaires à la validation et à l'adoption formelles des termes de référence du Forum, y compris des copies imprimées des ToR, une table d'adoption/signature et un fond/zone photo de marque approuvé.

Événement de haut niveau : Lancement du Forum de dialogue social du KRI – mardi 1er septembre 2026, de 09h00 à 11h00

L'événement de lancement vise à établir un arrangement institutionnel et formel pour le dialogue social dans la région du Kurdistan d'Irak (KRI).

Le prestataire de services sera responsable d'assurer la bonne organisation de l'événement, y compris les arrangements du lieu, les services d'interprétation, la restauration, les documents de réunion, les exigences médiatiques et de visibilité, le soutien aux participants et toute la coordination logistique connexe conformément aux normes de l'OIT.

• Faciliter un événement de haut niveau d'une demi-journée bien organisé à Erbil pour un maximum de 60 participants, dans un hôtel quatre ou cinq étoiles approuvé par le Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies.
• Soutenir tous les arrangements pour l'interprétation simultanée en anglais et en kurde (sorani), la connexion hybride, la restauration, l'impression, la couverture médiatique, les documents de visibilité et l'hébergement des participants venant de l'extérieur d'Erbil.
• Veiller à ce que les arrangements logistiques et techniques pour un événement d'une demi-journée soient complets, testés et en place avant la séance d'ouverture, conformément aux exigences de marque et opérationnelles de l'OIT.

Dates de l'événement :

Événement de haut niveau : Cinq ans de réforme de la protection sociale dans la région du Kurdistan – lundi 31 août 2026, de 09h00 à 13h00. L'inscription ouvre à 08h30. La date est indicative et peut être déplacée pendant la période du contrat sur instruction écrite de l'OIT.

Événement de haut niveau : Lancement du Forum de dialogue social du KRI – mardi 1er septembre 2026, de 09h00 à 11h00.

Lieu : Erbil, région du Kurdistan d'Irak.

Nombre de participants :

Événement de haut niveau : Cinq ans de réforme de la protection sociale dans la région du Kurdistan

Nombre total de participants attendus : 40 à 60, budgétisé sur un plafond de 60, y compris :

Gouvernement régional du Kurdistan, ministère du Travail et des Affaires sociales :

• Le vice-ministre, la direction générale du travail et de la sécurité sociale et les directions de la sécurité sociale (jusqu'à 20)

Ministère du Plan et cabinet du Premier ministre :

• Le ministère du Plan, y compris l'Office des statistiques de la région du Kurdistan et le département de la coopération internationale, et le cabinet du Premier ministre (jusqu'à 15)

Organisations de travailleurs et d'employeurs :

• (jusqu'à 8)

Organisation internationale du Travail :

• Directeur régional adjoint, Bureau régional de l'OIT pour les États arabes, spécialiste de la protection sociale et équipe de projet (jusqu'à 6)

Délégation de l'Union européenne en Irak, agences des Nations Unies et autres partenaires de développement :

• (jusqu'à 6)

Lancement du Forum de dialogue social du Kurdistan - 1er septembre 2026 :

Nombre total de participants attendus jusqu'à 80, budgétisé sur un plafond de 80, y compris :

• Représentants des quatre gouvernorats de la région du Kurdistan (Duhok, Sulaymaniyah et Halabja), y compris les représentants du MoLSA, des travailleurs et des employeurs (jusqu'à 18)
• Participants supplémentaires basés à Erbil et invités de haut niveau (environ 30).
• Délégation du Forum de dialogue social d'Irak de Bagdad : représentants du gouvernement, des travailleurs et des employeurs, y compris le vice-ministre du Travail et des Affaires sociales (9).
• OIT et autres participants de haut niveau invités dans le plafond global de 80.

Agenda indicatif

Conditions à remplir dans la salle :

1. Les salles doivent avoir suffisamment d'espace pour s'asseoir, y compris une table d'inscription à l'entrée, pour chaque jour.
2. La salle doit être suffisamment lumineuse avec de bonnes conditions de lumière et d'air.
3. L'hôtel doit prendre pleinement en compte l'accès aux personnes handicapées.
4. L'hôtel doit organiser des équipements électroniques et audiovisuels entièrement fonctionnels et des documents d'événement (tels que des bannières et/ou des drapeaux, des projecteurs, des microphones sans fil, des systèmes audio, des équipements de téléconférence et des articles similaires).
5. Liaison fibre avec une vitesse minimale de 32 Mbps.
6. Tableaux à feuilles avec supports, tableau blanc avec papier et marqueurs.

Pour l'événement du 1er septembre, le prestataire de services organisera des billets d'avion aller-retour Bagdad-Erbil-Bagdad pour neuf participants du Forum de dialogue social d'Irak.

8. Tous les documents de visibilité suivent les exigences de visibilité et de marque applicables de l'OIT et spécifiques au programme. Les conceptions sont fournies ou approuvées par l'OIT. Aucune photographie, film ou autre document produit dans le cadre de ce contrat ne peut être publié ou diffusé par le prestataire de services sans l'approbation écrite préalable de l'OIT.
9. Le prestataire de services désigne un point focal nommé qui est présent sur le lieu avant le début de l'inscription chaque jour d'événement et reste jusqu'à ce que le lieu soit libéré, et qui est joignable par téléphone à partir de la date de signature.
10. Salle au rez-de-chaussée ou plus (pas au sous-sol). Une photo de la salle de réunion doit être jointe.
11. Connexion Wi-Fi gratuite dans la salle de formation.
12. Un minimum de 5 adaptateurs universels.
13. Ligne Internet de secours.
14. Stylos et blocs-notes par participant par jour.

Coordination

L'entreprise communiquera et fera rapport à Mme Gashaw Shareef, [Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally] , M. Miran Bakragha à [Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally] , et Marina Rai à [Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally] .

Paiement

Conformément à la politique de l'OIT, les paiements des services sont effectués 30 jours après réception du service.

Le calendrier de paiement consistera en un paiement unique, émis après l'achèvement du service et sur réception de la facture et des documents requis du fournisseur, conformément à la satisfaction de l'OIT à l'égard du service.

Moyen de paiement : le paiement sera effectué par virement bancaire sur le compte bancaire désigné du fournisseur.

Le fournisseur sera facturé à l'OIT sur la base du nombre réel de participants et du service.

Notes importantes :

L'hôtel sera facturé à l'OIT sur la base du nombre réel de participants et du service.

1. Ces termes de référence servent également de demande de devis. Les soumissionnaires remplissent les colonnes Prix unitaire et Prix total dans le tableau ci-dessus et renvoient ce document, signé et daté, comme leur devis. Les prix sont indiqués en dollars des États-Unis ou en dinars irakiens avec le taux de change appliqué indiqué sur le devis, et incluent toutes les taxes et charges. Les prix indiqués restent valables pour toute la période du contrat indiquée ci-dessus.

2. Les quantités dans le tableau ci-dessus sont des plafonds et non des engagements. L'OIT est facturée sur le nombre réel de participants et sur les services réellement fournis.

3. Les dates de ces termes de référence sont indicatives. L'OIT peut déplacer la date de l'événement à toute autre date pendant la période du contrat par instruction écrite au prestataire de services. Un tel changement ne nécessite pas d'amendement à ce contrat et n'entraîne aucun coût, frais, pénalité ou frais de re-réservation supplémentaire.

4. L'OIT peut reporter ou annuler l'événement pour quelque raison que ce soit, y compris mais sans s'y limiter, la situation sécuritaire, la disponibilité des participants et les instructions de l'institution co-organisatrice. Le report ou l'annulation notifié au moins 72 heures avant le début de l'événement est gratuit, et aucun frais, pénalité ou frais de re-réservation n'est payable. Lorsque les propres conditions du lieu ne permettent pas l'annulation ou le report sur préavis de 72 heures sans frais, le prestataire de services l'indique dans son devis, identifie les lignes concernées, indique le préavis requis par le lieu et indique le montant maximal qui serait dû. Un devis qui n'indique aucune telle limitation est considéré comme offrant une annulation et un report gratuits sur préavis de 72 heures pour chaque ligne, et des frais d'annulation non divulgués dans le devis ne sont pas payables.

5. Le prestataire de services ne peut pas supposer qu'une exigence énoncée dans ces termes de référence est satisfaite dans le cadre d'un contrat séparé de l'OIT. Le prestataire de services ne peut pas utiliser un autre accord-cadre ou contrat de commande de l'OIT pour l'interprétation, la traduction, la gestion d'événements ou les services de voyage afin de répondre à ces exigences. Chaque article énuméré ci-dessus est fourni dans le cadre de ce contrat.

6. Pour l'événement du 31 août, le devis indiquera séparément, en prix unitaires, le coût supplémentaire de l'extension de la location de la salle et de l'interprétation d'une demi-journée (jusqu'à quatre heures) à une journée complète (jusqu'à huit heures), et le coût supplémentaire de l'ajout de l'arabe comme troisième langue d'interprétation. Pour l'événement du 1er septembre, une interprétation simultanée en kurde (sorani), en arabe et en anglais est requise dans le cadre du service indiqué.

7. L'allocation journalière de subsistance des participants et le remboursement des frais de voyage sont administrés par le prestataire de services sous les instructions de l'OIT, lorsqu'une quantité est saisie contre la ligne pertinente dans le tableau ci-dessus. Le participant signe un reçu ainsi qu'une déclaration qu'aucun paiement de subsistance n'est reçu de sa propre institution pour les mêmes jours.

8. Tous les documents de visibilité suivent les directives de marque de l'OIT et les exigences de visibilité de l'Union européenne. Les conceptions sont fournies par l'OIT. Aucune photographie, film ou autre document produit dans le cadre de ce contrat ne peut être publié ou diffusé par le prestataire de services sans l'approbation écrite préalable de l'OIT.

9. Le prestataire de services désigne un point focal nommé qui est présent sur le lieu de 07h00 le jour de l'événement jusqu'à ce que le lieu soit libéré, et qui est joignable par téléphone à partir de la date de signature.

10. Les interprètes, techniciens, photographes et autres membres du personnel fournis par le prestataire de services sont supplémentaires aux nombres de participants indiqués ci-dessus et ne sont pas facturés comme participants.

Agenda indicatif

Événement de haut niveau : Cinq ans de réforme de la protection sociale dans la région du Kurdistan - 31 août 2026, Erbil, 09h00 à 13h00

09h00 Inscription et café de bienvenue, et distribution du kit de l'événement 09h00 à 10h05 Séance d'ouverture : gouvernement régional du Kurdistan, Organisation internationale du Travail et délégation de l'Union européenne en Irak 10h05 à 10h15 Photo de groupe et médias 10h15 à 10h30 Pause café 10h30 à 11h00 Séance 1 : Cinq ans de réforme, l'histoire de la sécurité sociale de la région du Kurdistan 11h00 à 11h40 Séance 2 : Une administration de sécurité sociale moderne, numérique et fondée sur des données probantes 11h40 à 12h20 Séance 3 : Protéger le fonds, durabilité financière et meilleures pratiques internationales 12h20 à 12h50 Séance 4 : La voie à suivre, étendre la couverture et la protection sociale de santé 12h50 à 13h00 Conclusions et prochaines étapes

L'agenda est indicatif. Les heures des séances et le contenu peuvent être ajustés par le gouvernement régional du Kurdistan et l'OIT sans aucun changement aux services requis dans le cadre de ce contrat.

Événement de haut niveau : Lancement du Forum de dialogue social du Kurdistan 1er septembre 2026, Erbil, 09h00 à 11h00

08h30 à 09h00 Inscription, café/thé de bienvenue et distribution des documents de l'événement 09h00 à 09h45 Séance d'ouverture : ministère du Travail et des Affaires sociales du KRG ; ministère fédéral du Travail et des Affaires sociales/vice-ministre ; OIT ; représentant des travailleurs ; représentant des employeurs 09h45 à 10h15 Présentation du document fondateur du Forum de dialogue social du Kurdistan 10h15 à 10h30 Signature du document fondateur 10h30 à 11h00 Clôture

[Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally]