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Contexte et justification
L’acquisition des biens inventoriables de l’Organisation mondiale de la Santé implique la gestion et le suivi des « Fixed Assets » (biens immobilisés) du Bureau de la Représentation de l’OMS en RDC. Le Bureau de la Représentation de l’OMS en RDC est responsable de la bonne gestion des biens inventoriables. La raison d’être du poste est d’apporter un soutien au Bureau de la Représentation de l’OMS en RDC dans le domaine de l’inventaire physique des biens inventoriables de l’Organisation. Dans ce cadre, l’OMS recherche en urgence un(e) Assistant(e) Inventaire, sous contrat SSA, chargé(e) de gérer un système de gestion d’inventaire des biens et articles inventoriables de l’OMS et de fournir au Bureau de la Représentation de l’OMS en RDC, à Kinshasa, un appui administratif et technique en termes de suivi des bons de commande établis pour l’acquisition des biens et articles, de contrôle des biens et articles nouvellement reçus et de mise à jour périodique de l’inventaire physique des biens.
Objectif de la mission
Assurer la gestion, le suivi et la mise à jour complète et fiable de l’inventaire des biens immobilisés (Fixed Assets) du Bureau pays et des sous-bureaux de l’OMS en RDC, dans le système GSM, conformément aux règles, politiques et procédures de l’Organisation.
Description des tâches et responsabilités
Sous la supervision hiérarchique de l’Operations Officer (ou du Logistics Officer), le/la titulaire exécute les tâches décrites ci-après :
Enregistrer tous les biens (Fixed Assets) nouvellement acquis dans GSM et faire la mise à jour périodique de l’inventaire dans le système GSM.
Maintenir à jour et faire le suivi de la base de données de l’inventaire ; assurer le contrôle de la qualité et de l’exactitude des informations dans la base de données.
Réceptionner les biens du Bureau de pays (y compris les sous-bureaux).
Faire l’inventaire physique annuel des biens et articles au Bureau pays et dans les sous-bureaux ; faire la saisie ou la création dans la base de données des biens et articles recensés ; suivre le mouvement des biens et articles inventoriables et faire la mise à jour des données ; préparer le rapport d’inventaire global et le soumettre au Bureau régional dans les délais.
Faire le suivi des bons de commande internationaux et locaux avec l’équipe procurement ; vérifier la conformité des articles par rapport aux bons de commande préétablis ; faire la réception, l’enregistrement, le stockage et/ou la livraison des biens inventoriables.
Assurer la livraison des biens et articles aux utilisateurs ; contrôler et suivre tous les mouvements des biens inventoriables au Bureau pays et dans les sous-bureaux ; exécuter une vérification périodique des articles/biens répertoriés sous le nom de l’utilisateur dans la base de données et sur les fiches d’inventaire individuel ; faire signer les fiches d’inventaire individuelles.
Faire l’inventaire physique et la récupération des biens affectés aux membres du personnel lors de leur départ du Bureau pays ou des sous-bureaux.
Participer à la mise à jour de l’inventaire des Fixed Assets en vue du renouvellement périodique de leurs polices d’assurance.
Préparer les listes des biens perdus, obsolètes et/ou endommagés, identifiés pour leur réforme, et les soumettre au Comité de gestion des biens (PSC) pour décision.
S’acquitter de toutes autres tâches du Bureau selon les besoins.
Résultats attendus / Livrables
Livrable Description / indicateur Échéance :
Base de données d’inventaire à jour : Tous les biens nouvellement acquis enregistrés dans GSM ; données vérifiées et exactes. En continu / mensuel.
Rapport d’inventaire physique mensuel : Inventaire physique du Bureau pays et des sous-bureaux réalisé et rapport global soumis au Bureau régional dans les délais. Mensuel.
Fiches d’inventaire individuelles signées : Fiches signées par les détenteurs des biens et archivées. Trimestriel.
Suivi des bons de commande et réceptions : Conformité des articles reçus vérifiée ; réception et enregistrement effectués. En continu.
Liste des biens à réformer : Listes des biens volés/perdus, obsolètes et/ou endommagés soumises au PSC. Mensuel / selon besoin.
Liste des biens pour assurance : Inventaire des Fixed Assets mis à jour pour le renouvellement des polices d’assurance. Mensuel.
Rapport de récupération des biens : Biens récupérés auprès des membres du personnel quittant le Bureau. Selon besoin.
Qualifications et profil requis
Éducation
Essentielle : Diplôme d’études secondaires (Diplôme d’État ou équivalent).
Souhaitable : Une formation en informatique, en gestion des inventaires ou dans un domaine connexe constitue un atout.
Expérience
Essentielle : Au moins Cinq ans (5 ans) d’expérience professionnelle.
Souhaitable : Expérience sur un poste similaire dans une Organisation internationale ou dans le système des Nations Unies.
Compétences fonctionnelles / techniques
Connaissance des procédures et techniques modernes de codification et du matériel d’inventaire.
Connaissance et compréhension approfondie d’une série complexe de directives et de procédures administratives.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à manipuler les bases de données, les logiciels modernes d’inventaire et de statistiques, ainsi que les logiciels standards tels que Word, Excel et Access.
Compétences génériques de l’OMS
Veiller à l’utilisation efficace des ressources
Produire des résultats
Favoriser l’intégration et le travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Montrer l’exemple
Langues
Langue Lu Écrit Parlé :
Français : Avancé, Avancé, Avancé
Anglais : Intermédiaire, Intermédiaire, Intermédiaire
Les exigences linguistiques ne sont pas interchangeables entre le français et l’anglais : la maîtrise avancée du français est exigée.
Information additionnelle
Les candidatures doivent être soumises exclusivement en ligne via la plateforme de recrutement de l’OMS (Stellis) : de candidature requis : Curriculum Vitae (CV) détaillé ; Lettre de motivation à compléter directement en ligne sur le portail des carrières de l’OMS.
Le processus de recrutement de l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) repose sur les principes de transparence, d’équité et de mérite. Seuls les services des ressources humaines de l’OMS sont habilités à
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