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ASSISTANTE DE DIRECTION – GESTION ADMINISTRATIVE ET ORGANISA...
CDIabout 2 months ago
Job Description
Abidjan
CDI
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Offre d'emploi : Assistante de Direction – Gestion Administrative et Organisationnelle
Entreprise : Voomnet Technology, une entreprise dynamique basée à Abidjan, spécialisée dans l'informatique, l'électricité et le bâtiment, développant également une forte expertise dans le e-commerce à travers ses différentes plateformes spécialisées.
Lieu : Abidjan (Cocody Angré)
Type de contrat : Stage
Durée : 3 à 6 mois
Date de début souhaitée : Immédiat (uniquement les candidats disponibles immédiatement)
Référence : MP-45365
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** Bras droit de la direction, l’assistante de direction optimise l’organisation et l’emploi du temps du dirigeant (ou d’une équipe de direction). Elle assure l'interface entre la direction et ses interlocuteurs internes ou externes, tout en garantissant la fluidité de la communication et la gestion administrative des dossiers stratégiques.
Responsabilités et activités clés :
1. Gestion administrative et organisationnelle :
Gestion d'agendas complexes : Planification des rendez-vous, réunions et déplacements (réservations, visas, logistique).
Organisation d'événements : Coordination de séminaires, conseils d'administration et réunions d'équipe (préparation de l'ordre du jour, logistique, Suivi des dossiers : Centralisation des informations, classement, archivage et mise à jour des bases de données.
2. Communication et interface :
Accueil et filtrage : Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique des visiteurs de haut niveau.
Rédaction et relecture : Production de courriers, rapports, comptes-rendus de réunions et supports de présentation (PowerPoint).
Coordination : Liaison entre les différents services de l'entreprise et les partenaires extérieurs.
3. Support opérationnel et suivi de projets :
Gestion budgétaire : Suivi des notes de frais, facturation et parfois gestion des fournitures de bureau.
Veille : Recherche d'informations spécifiques et préparation de dossiers de synthèse.
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(détail) :**
Rattaché(e) directement à la Direction, vous serez au cœur de nos opérations quotidiennes. Vos missions incluront (liste non exhaustive) :
Gestion administrative : Accueil physique et téléphonique, traitement du courrier et des e-mails, classement et archivage des dossiers.
Assistance à la direction : Tenue de l’agenda, organisation des réunions et des rendez-vous professionnels.
Support opérationnel : Aide à la préparation, à la saisie et à la mise en forme de documents professionnels (comptes rendus, devis, courriers, et dossiers liés à nos secteurs : informatique, bâtiment, etc.).
Suivi relationnel : Faciliter la communication entre la direction, les équipes internes et nos partenaires externes (clients, fournisseurs, prestataires).
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Bac+2 à Bac+4 en Assistanat de Direction, Gestion de PME, Administration ou équivalent.
Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et avez une aisance générale avec les outils numériques.
Vous possédez d'excellentes capacités rédactionnelles et une orthographe irréprochable.
Qualités personnelles : Rigueur, organisation, discrétion absolue concernant les informations traitées, et proactivité. Vous êtes doté(e) d’un bon relationnel et savez vous adapter à un environnement stimulant et en pleine évolution.
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Bonjour, je suis très intéressé(e) par ce poste chez Une société. Mon expérience en administration et ma maîtrise de Excel me permettent d’être immédiatement opérationnel(le). Je serais ravi(e) d’échanger sur ma motivation et mes compétences.
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.