WH

Administrative Assistant

WHIPSMART ADVISORY PARTNERS LIMITED
📍 LusakaCDI🗓️ 3 months ago

Job Description

Lusaka
CDI

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Administrative Assistant – Dairy Farm

Localisation : Dairy Farm, Lusaka West, Zambia

Type de contrat : Full-time, On-site

Rattaché(e) à : Director

Fournir un soutien administratif, financier et opérationnel à la ferme laitière afin d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, la tenue précise des registres de production de lait et la gestion appropriée des ressources de la ferme.

Responsabilités principales :

1. Enregistrement de la production et des ventes de lait

  • Enregistrer quotidiennement les rendements laitiers par vache/enclos dans le registre du lait.
  • Émettre des reçus et enregistrer toutes les ventes de lait.
  • Réconcilier quotidiennement les espèces, l'argent mobile et les ventes à crédit.
  • Préparer des rapports quotidiens/hebdomadaires sur la production et les ventes de lait.

2. Administration générale et de bureau

  • Répondre aux appels, e-mails et recevoir les fournisseurs, vétérinaires et clients.
  • Maintenir un système de classement : dossiers des travailleurs, dossiers des animaux, factures des fournisseurs.
  • Saisir des lettres, notes de service et rapports pour le Directeur.

3. Gestion financière et des stocks

  • Suivre les dépenses de la ferme : aliments, médicaments vétérinaires, carburant, emballage, main-d'œuvre.
  • Tenir un livre de caisse et les registres des dépôts bancaires.
  • Émettre des bons de commande et réceptionner les stocks : alimentation laitière, foin, pierre à lécher, médicaments, emballage.
  • Effectuer des inventaires hebdomadaires des aliments et consommables.

4. Soutien à l'élevage et aux ressources humaines

  • Tenir à jour les registres des animaux : naissances, décès, inséminations, vaccinations, traitements.
  • Suivre la présence des travailleurs, les heures supplémentaires, les congés et aider à la préparation de la paie.
  • Coordonner avec les bergers les horaires d'alimentation et les heures de traite.

5. Conformité et reporting

  • Assurer la tenue des registres de qualité/sécurité du lait pour les inspections ZABS/DAHP.
  • Tenir les registres pour la NAPSA et la compensation des travailleurs.
  • Préparer des rapports mensuels : production, ventes, dépenses, rentabilité.

Formation : Diplôme dans un domaine lié aux affaires : Administration des affaires, Comptabilité, Agroalimentaire ou domaine connexe.

Expérience : Minimum 2 ans d'expérience souhaitée. Connaissances en élevage laitier ou en opérations agricoles générales.

Compétences techniques : Maîtrise de l'informatique : MS Excel, Word. QuickBooks/Pastel est un atout.

Solides compétences en calcul et en tenue de registres. Doit résider dans ou autour de Lusaka West.

Qualités et attributs clés :

  1. Souci du détail : les litres de lait, l'argent liquide et les aliments doivent être équilibrés chaque jour.
  2. Digne de confiance : vous manipulerez de l'argent liquide et des données sensibles de la ferme.
  3. Pratique et concret : à l'aise dans un environnement de ferme laitière/salle de traite.
  4. Bon communicateur : capable de collaborer avec les travailleurs, clients, vétérinaires et fournisseurs.
  5. Analytique : capable de repérer les tendances dans les rendements laitiers et de signaler les problèmes rapidement.

  • 08h00 à 17h00 (du lundi au vendredi).
  • Environnement de ferme : poussière, animaux et chambres froides.
  • Peut être sollicité certains week-ends et jours fériés pendant les pics de lactation.

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Your safety comes first — read before you go

Taf4All only lists job offers published by third parties. We are not the employer, we do not conduct these recruitments, and we cannot guarantee what happens once you make contact — you deal directly with the person or company behind the offer, at your own risk.

  • •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
  • •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
  • •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
  • •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
  • •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
  • •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.

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