Administrative Assistant – Dairy Farm
Localisation : Dairy Farm, Lusaka West, Zambia
Type de contrat : Full-time, On-site
Rattaché(e) à : Director
**
** Fournir un soutien administratif, financier et opérationnel à la ferme laitière afin d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, la tenue précise des registres de production de lait et la gestion appropriée des ressources de la ferme.
Responsabilités principales :
1. Enregistrement de la production et des ventes de lait
- Enregistrer quotidiennement les rendements laitiers par vache/enclos dans le registre du lait.
- Émettre des reçus et enregistrer toutes les ventes de lait.
- Réconcilier quotidiennement les espèces, l'argent mobile et les ventes à crédit.
- Préparer des rapports quotidiens/hebdomadaires sur la production et les ventes de lait.
2. Administration générale et de bureau
- Répondre aux appels, e-mails et recevoir les fournisseurs, vétérinaires et clients.
- Maintenir un système de classement : dossiers des travailleurs, dossiers des animaux, factures des fournisseurs.
- Saisir des lettres, notes de service et rapports pour le Directeur.
3. Gestion financière et des stocks
- Suivre les dépenses de la ferme : aliments, médicaments vétérinaires, carburant, emballage, main-d'œuvre.
- Tenir un livre de caisse et les registres des dépôts bancaires.
- Émettre des bons de commande et réceptionner les stocks : alimentation laitière, foin, pierre à lécher, médicaments, emballage.
- Effectuer des inventaires hebdomadaires des aliments et consommables.
4. Soutien à l'élevage et aux ressources humaines
- Tenir à jour les registres des animaux : naissances, décès, inséminations, vaccinations, traitements.
- Suivre la présence des travailleurs, les heures supplémentaires, les congés et aider à la préparation de la paie.
- Coordonner avec les bergers les horaires d'alimentation et les heures de traite.
5. Conformité et reporting
- Assurer la tenue des registres de qualité/sécurité du lait pour les inspections ZABS/DAHP.
- Tenir les registres pour la NAPSA et la compensation des travailleurs.
- Préparer des rapports mensuels : production, ventes, dépenses, rentabilité.
**
**
Formation : Diplôme dans un domaine lié aux affaires : Administration des affaires, Comptabilité, Agroalimentaire ou domaine connexe.
Expérience : Minimum 2 ans d'expérience souhaitée. Connaissances en élevage laitier ou en opérations agricoles générales.
Compétences techniques : Maîtrise de l'informatique : MS Excel, Word. QuickBooks/Pastel est un atout.
**
** Solides compétences en calcul et en tenue de registres. Doit résider dans ou autour de Lusaka West.
Qualités et attributs clés :
- Souci du détail : les litres de lait, l'argent liquide et les aliments doivent être équilibrés chaque jour.
- Digne de confiance : vous manipulerez de l'argent liquide et des données sensibles de la ferme.
- Pratique et concret : à l'aise dans un environnement de ferme laitière/salle de traite.
- Bon communicateur : capable de collaborer avec les travailleurs, clients, vétérinaires et fournisseurs.
- Analytique : capable de repérer les tendances dans les rendements laitiers et de signaler les problèmes rapidement.
**
**
- 08h00 à 17h00 (du lundi au vendredi).
- Environnement de ferme : poussière, animaux et chambres froides.
- Peut être sollicité certains week-ends et jours fériés pendant les pics de lactation.
---
**
[Click the Apply button below to apply, and Create my CV to build a CV tailored to this offer, professionally]