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Administrative Assistant

WHIPSMART ADVISORY PARTNERS LIMITED
📍 LusakaCDI🗓️ 10 days ago

Job Description

Lusaka
CDI
⚠️

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Administrative Assistant – Dairy Farm

Localisation : Dairy Farm, Lusaka West, Zambia

Type de contrat : Full-time, On-site

Rattaché(e) à : Director

**

** Fournir un soutien administratif, financier et opérationnel à la ferme laitière afin d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, la tenue précise des registres de production de lait et la gestion appropriée des ressources de la ferme.

Responsabilités principales :

1. Enregistrement de la production et des ventes de lait

  • Enregistrer quotidiennement les rendements laitiers par vache/enclos dans le registre du lait.
  • Émettre des reçus et enregistrer toutes les ventes de lait.
  • Réconcilier quotidiennement les espèces, l'argent mobile et les ventes à crédit.
  • Préparer des rapports quotidiens/hebdomadaires sur la production et les ventes de lait.

2. Administration générale et de bureau

  • Répondre aux appels, e-mails et recevoir les fournisseurs, vétérinaires et clients.
  • Maintenir un système de classement : dossiers des travailleurs, dossiers des animaux, factures des fournisseurs.
  • Saisir des lettres, notes de service et rapports pour le Directeur.

3. Gestion financière et des stocks

  • Suivre les dépenses de la ferme : aliments, médicaments vétérinaires, carburant, emballage, main-d'œuvre.
  • Tenir un livre de caisse et les registres des dépôts bancaires.
  • Émettre des bons de commande et réceptionner les stocks : alimentation laitière, foin, pierre à lécher, médicaments, emballage.
  • Effectuer des inventaires hebdomadaires des aliments et consommables.

4. Soutien à l'élevage et aux ressources humaines

  • Tenir à jour les registres des animaux : naissances, décès, inséminations, vaccinations, traitements.
  • Suivre la présence des travailleurs, les heures supplémentaires, les congés et aider à la préparation de la paie.
  • Coordonner avec les bergers les horaires d'alimentation et les heures de traite.

5. Conformité et reporting

  • Assurer la tenue des registres de qualité/sécurité du lait pour les inspections ZABS/DAHP.
  • Tenir les registres pour la NAPSA et la compensation des travailleurs.
  • Préparer des rapports mensuels : production, ventes, dépenses, rentabilité.

**

**

Formation : Diplôme dans un domaine lié aux affaires : Administration des affaires, Comptabilité, Agroalimentaire ou domaine connexe.

Expérience : Minimum 2 ans d'expérience souhaitée. Connaissances en élevage laitier ou en opérations agricoles générales.

Compétences techniques : Maîtrise de l'informatique : MS Excel, Word. QuickBooks/Pastel est un atout.

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** Solides compétences en calcul et en tenue de registres. Doit résider dans ou autour de Lusaka West.

Qualités et attributs clés :

  1. Souci du détail : les litres de lait, l'argent liquide et les aliments doivent être équilibrés chaque jour.
  2. Digne de confiance : vous manipulerez de l'argent liquide et des données sensibles de la ferme.
  3. Pratique et concret : à l'aise dans un environnement de ferme laitière/salle de traite.
  4. Bon communicateur : capable de collaborer avec les travailleurs, clients, vétérinaires et fournisseurs.
  5. Analytique : capable de repérer les tendances dans les rendements laitiers et de signaler les problèmes rapidement.

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  • 08h00 à 17h00 (du lundi au vendredi).
  • Environnement de ferme : poussière, animaux et chambres froides.
  • Peut être sollicité certains week-ends et jours fériés pendant les pics de lactation.

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